Ein erfolgreicher Betrieb Ihrer AV-Technologie hängt entscheidend von einer effizienten Serviceorganisation und kompetenten, verlässlichen Servicepartnern ab. Im Rahmen von Neu- oder Umbauprojekten und den daraus resultierenden neuen Anforderungen oder bei einer Neuorganisation Ihrer Betriebsstruktur sollten Sie frühzeitig Maßnahmen treffen, um Ihren AV-Betrieb in sichere Hände zu geben. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Anforderungen und Qualitätsansprüche klar definiert sind. Im besten Fall haben Sie für den Betrieb Ihrer AV-Lösungen bereits ein Servicekonzept erstellt, das als Grundlage dienen kann, um mit potentiellen Anbietern ins Gespräch zu kommen. Doch wie müssen Sie dabei vorgehen? Wie entscheiden Sie sich für die richtigen Partner? Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele in der gewünschten Qualität umgesetzt und eingehalten werden? Und mit welchen Kosten können sie für entsprechende Serviceleistungen rechnen?

Damit Sie den für Sie optimalen Dienstleister finden, unterstützen wir Sie bei der Ausschreibung der Leistungen und der Vergabe und begleiten den Übergang in den Regelbetrieb.

Wir schaffen professionelle Rahmenbedingungen für Ihre Serviceausschreibung

In Abstimmung mit den Verantwortlichen der jeweiligen Fachabteilung und Ihrer Einkaufsabteilung unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung Ihrer Serviceleistungen, die Sie bei einem externen Dienstleister beauftragen wollen.

Dazu ist es wichtig, dass die Anforderungen an die externen Serviceleistungen und die Schnittstellen zu den internen Bereichen genau geklärt und Servicelevels und KPIs (Key Performance Indicator) ausreichend definiert sind. Passend zu Ihrer geplanten Technologie erstellen wir eindeutige Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Serviceleistungen.

So schaffen wir die inhaltlichen und formalen vertraglichen Rahmenbedingungen und Vergabemodalitäten für die externen Dienstleister. Diese führen wir in einem auf Ihren Bedarf abgestimmten Ausschreibungskatalog zusammen, der alle Voraussetzungen beinhaltet und betriebswirtschaftlich die Budgetgrenzen einhält.

Für die Bewertung schlagen wir angemessene Servicegütekriterien vor und beraten Sie bei der Ermittlung geeigneter Anbieter. Unsere umfassende Marktkenntnis und AV-Expertise befähigt uns dazu, Angebote zu prüfen und Servicekapazitäten- und Kompetenzen einzuschätzen. Sie erhalten eine professionelle Empfehlung für die Vergabe. Darüber hinaus können wir Sie bei den Verhandlungen unterstützen. So stellen wir sicher, dass Sie das bestmögliche Ergebnis erzielen und mit Ihrer zukünftigen Servicestruktur optimal aufgestellt sind.

Sobald die Formalitäten geklärt und Ihre neuen Servicedienstleister identifiziert sind, koordinieren wir einen möglichst reibungslosen Übergang in den Regelbetrieb und die erfolgreiche Einführung der neuen Servicestrukturen und -prozesse. Unser Ziel ist es, die Betriebssicherheit vom ersten Tag an zu gewährleisten.

Dazu erstellen wir einen detaillierten Transitionplan, der den zeitlichen Ablauf der Übergangsphase regelt und alle wichtigen Themen und mögliche Risiken beinhaltet. Es werden die wichtigsten Milestones für die Umsetzung festgelegt. In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Prüfung des Fortschritts. Bei Bedarf sind wir während der Transition auch bei Ihnen vor Ort präsent und kümmern uns um alle aufkommenden Fragen und Unklarheiten. Wir stehen im gesamten Prozess als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung und kümmern uns proaktiv um Anpassungen zur kontinuierlichen Qualitätssicherung. Zusätzlich sorgen wir auch für die Schulung der Mitarbeiter auf Basis der neuen Technologie, um die neuen Prozesse zu etablieren und Unklarheiten schon im Vorfeld auszuschließen.

Am Ende der Transitionphase steht die formale Übergabe und Abnahme. Sie erhalten ein ausführliches Review, einschließlich weiterer Empfehlungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Serviceorganisation. Sie sind bereit für den zukünftigen Betrieb.

Wenn Sie das wünschen, stehen wir Ihnen auch nach dem erfolgreichen Start dauerhaft oder auch in gewissen Zyklen für das Management Ihres Betriebs oder zur Qualitätssicherung zur Verfügung. Individuell abgestimmt auf Ihre Anforderungen und auf Ihre eigenen Kapazitäten und Wünsche.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH