Technische Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit in Meetingräumen

Vom Versand kurzer Textnachrichten über Gruppen-Videokonferenzen bis hin zur gemeinsamen Arbeit an digitalen Whiteboards – die technischen Möglichkeiten, in Meetingräumen mit anderen Personen zu interagieren, sind heutzutage nahezu unbegrenzt.

Unified Communication und Collaboration, kurz UCC, verfolgt den Ansatz, ein System zu schaffen, das all diese Kommunikationsformen sinnvoll miteinander kombiniert. Dabei ist besonders im Arbeitsumfeld die intuitive Bedienbarkeit professioneller AV-Technik von großer Bedeutung.

Denn ohne stringentes Konzept für die gemeinsame Nutzung der verschiedenen Medienformen kann die Effizienz am Arbeitsplatz erheblich leiden. UCC bezeichnet dementsprechend mehr ein Konzept als eine Technologie. Dennoch lohnt sich ein Blick auf die konkreten Produkte, mit denen eine derartige Infrastruktur aufgebaut werden kann.

Im Folgenden wird eine Übersicht gegeben, wie sich unterschiedliche Lösungen sinnvoll kategorisieren lassen und wie sie sich im Hinblick auf Funktionsumfang und Preis voneinander unterscheiden. Dabei unterscheiden wir vier technische Lösungsansätze.

BOYD – Bring Your Own Device

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Zwei Mitarbeiter eines Unternehmens haben einen Meetingraum für eine Stunde gebucht. Beide haben ihren Laptop dabei und wollen sich gegenseitig ihre Entwürfe für ein neues Projekt präsentieren. Zudem wollten sie ihren Chef, der aktuell auf Geschäftsreise ist, über das Ergebnis in Kenntnis setzen. Ein klassischer Fall für eine BOYD-Umgebung.

Bei Geräten dieser Kategorie ist es zwingend erforderlich, dass der Nutzer über einen eigenen Laptop mit der entsprechenden Software verfügt. Zunächst muss sich dieser mit der BOYD-Basiseinheit verbinden, entweder kabellos oder über ein einzelnes USB-Kabel.

Kernaufgabe von diesen Basiseinheiten ist die Erweiterung des mitgebrachten Rechners um Ein- und Ausgabemedien. So kann auf dem Laptop selbst eine Videokonferenz aufgebaut werden, beispielsweise über „Skype for Business“. Die Tonaufnahme erfolgt jedoch über Mikrofone in der Decke. Der Gesprächspartner ist über ein großformatiges an der Wand montiertes Display zu sehen und über fest installierte Lautsprecher zu hören. Das eigene Bild wird wiederum über eine Webcam oberhalb dieses Displays aufgenommen.

Andere BOYD-Basiseinheiten sind bereits mit Webcam, Mikrofonen sowie Lautsprechern ausgestattet. Vorteil ist dabei die Kompaktheit und die einfache Installation. Allerdings ist ein solches System nicht frei im Raum platzierbar, sondern muss oberhalb des Displays angebracht werden. Nachteilig ist zudem die fehlende Skalierbarkeit: Insbesondere für größere Räume sind häufig höherwertige Kameras und Mikrofone notwendig.

Die meisten Geräte kommen ohne grafischem User-Interface aus, weshalb die Präsentation daher direkt über den Laptop gesteuert werden muss. Vorsicht ist geboten, wenn es um die Kompatibilität zur mitgebrachten Hardware geht. Grundsätzlich besteht die Gefahr, dass ein Laptop nicht erkannt wird oder auf diesem erst die nötigen Treiber installiert werden müssen.

Vorteile:

  • Nutzung von Personal Devices
  • Erweiterung um AV-Infrastruktur des Raumes
  • Verbindung mit nur einem Kabel oder kabellos

Nachteile:

  • Eingeschränkte Flexibilität bei eingebauter Ein- und Ausgabemedien
  • Kompatibilitätsprobleme möglich

Anwendung:

  • Kleine bis mittlere Räume
  • Heterogene Nutzergruppen und Anforderungsszenarien

Thin Clients mit Soft Codecs

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Soll ein Raum autonom betrieben werden und eine Videokonferenz auch ohne mitgebrachte Devices gestartet werden können, bieten sogenannte „Thin Clients“ eine Möglichkeit. Sie verfügen über die Rechenleistung für den Verbindungsaufbau und werden als Hardware fest im Raum installiert.

Die Beschreibung mit „schmal“ rührt daher, dass der Funktionsumfang auf den Verbindungsaufbau beschränkt ist. Es ist daher eine zusätzliche Software für den Betrieb notwendig, welche dem „Soft Codec“ entspricht.

Vorteil ist, dass bei der Einrichtung jede gewünschte Software für Voice-over-IP oder Videokonferenzen gewählt und installiert werden kann. Nachteilig ist, dass zusätzlich ein Server bereitgestellt werden muss.

Dem Endnutzer bleiben diese technischen Details verborgen. Er findet in der Regel ein Touchpanel vor, über das er auf die Funktionen der Rauminfrastruktur zugreifen kann.

Die starke Beschränkung dieser Produktkategorie auf eine Funktion hat zur Konsequenz, dass jegliche AV-Geräte (Display, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher) angeschlossen werden müssen. Dadurch ist jedoch auch eine gute Anpassung an die gewünschte Raumgröße gegeben. Hervorzuheben ist dabei die Möglichkeit des Dual-Display-Betriebes durch zwei separate Bildsignalschnittstellen am Gerät.

Vorteile:

  • Keine weitere Einrichtung durch Nutzer notwendig
  • Dual-Display-Funktionalität
  • Freie Wahl der VC-Software

Nachteile:

  • „Schmaler“ Client ist nur für den Verbindungsaufbau zuständig
  • Zusätzlicher Server erforderlich

Anwendung:

  • Mittlere Raumgröße
  • Herkömmliche Videokonferenz

Hard Codecs

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Für größere Raumtypen und Meetings mit vielen Teilnehmern sind Hard Codecs klar zu empfehlen. Sie kombinieren Rechner-Hardware mit vorinstallierter Software und bieten so die größte Anzahl an Schnittstellen zur Einbindung von Ein- und Ausgabemedien. Beispielsweise kann es für hohe Sprachverständlichkeit innerhalb eines Konferenzraumes notwendig sein, dass jeder Teilnehmer sein eigenes Mikrofon am Platz hat.

Nur wenige Produkte dieser Kategorie haben daher Kamera oder Mikrofon bereits fest integriert. Im Lieferumfang enthalten sind dagegen in der Regel Touchpanels zur Steuerung. Diese sind jedoch mit einem vorgegebenen, nicht konfigurierbaren User-Interface versehen.

Vorteil für den Nutzer ist, dass auch hier keine Inkompatibilitäten möglich sind und Videokonferenzen mit der bestehenden Rauminfrastruktur möglich sind. Zwar kann die Software hierfür im Vorfeld nicht frei ausgewählt werden, man ist auf die vorinstallierten Möglichkeiten beschränkt, jedoch werden offene Protokolle für die Internettelefonie durchgängig unterstützt. Wichtigste Vertreter sind dabei SIP und H.323, die Multimedia-Inhalte und Voice-over-IP in Echtzeit übertragen.

Vorteile:

  • Keine Inkompatibilitäten möglich
  • Große Anzahl an Schnittstellen
  • Unterstützung offener Protokolle zur Videotelefonie

Nachteile:

  • Software grundsätzlich nicht frei wählbar
  • Anschluss von Peripheriegeräten zwingend erforderlich

Anwendung:

  • Mittlere bis große Räume
  • Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern

All-In-One-Geräte

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All-In-One-Geräte werden dem ganzheitlichen Anspruch der „Kommunikation und Kollaboration“ wohl am besten gerecht. Sie vereinen Rechner-Hard- und Software zum Verbindungsaufbau mit Peripheriegeräten wir Display, Kamera und Mikrofon. Dadurch wird der Anschluss jeglicher AV-Geräte überflüssig.

Herzstück ist dabei ein großformatiger Touchscreen, der als digitales Whiteboard interaktive Eingabeformen mit Finger und Stift bietet. Dieser Bildschirm kann entweder an der Wand oder auf einem beweglichen Medienmöbel montiert werden, sodass eine flexible Nutzung im Raum ermöglicht wird.

Auf dem integrieren Rechner kann jede Art von Kollaborationsanwendungen installiert werden. Dabei kombinieren diese alle Medienformate: Handschrift, Post-Its, Grafiken und Bilder können auf einer virtuellen Leinwand gesammelt werden.

Einige Geräte bieten zusätzlich Schnittstellen zur gezielten Erweiterung, jedoch eignen sich Produkte dieser Kategorie durch ihre Kompaktheit vordergründig für den Einsatz in kleineren Projektteams.

Vorteile:

  • Kollaboratives Arbeiten möglich
  • Geräte enthalten bereits alle Ein- und Ausgabemedien
  • Installation beweglich im Raum möglich

Nachteile:

  • Geringe Skalierungsmöglichkeiten
  • Keine Änderungen an Bedienoberfläche möglich

Anwendung:

  • Kleine Räume
  • Interaktive Nutzungsformen
  • Arbeit in Projektteams

Fazit

Wie mit jeder anderen Technologie kann keine pauschale Empfehlung für eine bestimmte Kategorie ausgesprochen werden. Vielmehr hängt die Auswahl eines Produktes von dem konkreten Anwendungsfall ab. Während Thin Clients und Hard Codecs eher für die klassischen Kommunikationswege wie Videokonferenzen geeignet sind, zielen BOYD- und All-In-One-Geräte auf innovativere Nutzungsformen ab. Erstere ermöglichen die Anbindung von Personal Devices wie Laptops oder Tablets an die medientechnische Rauminfrastruktur, idealerweise mit nur einem Kabel oder gar kabellos. Letztere legen den Fokus auf interaktive Kollaboration in kleinen Gruppen.

Ein weiteres wichtiges Argument für die Auswahl stellt die Skalierbarkeit einer Lösung dar. Nicht jedes System ist für die gleiche Raumgröße oder Personenzahl geeignet. Eine objektive Kennziffer stellt hier die Anzahl an Schnittstellen für externe AV-Geräte dar. Kompakte Systeme mit integrierten Kameras und Mikrofonen erleichtern die Einrichtung des Systems, sind jedoch eher für kleinere Räume vorgesehen. Im Zweifelsfall sollte daher lieber ein modulares System mit entsprechenden Optionen zur Erweiterung gewählt werden, um im Hinblick auf mögliche zukünftige Anforderungen nicht durch das zentrale Element der Rauminfrastruktur limitiert zu werden. Nur so kann letztendlich der Anspruch von UCC erfüllt werden, durch die Kombination aller Medienformen die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu maximieren.

Autoren:

Jan Bohacek, Student des Bachelor-Studiengangs Audiovisuelle Medien an der Hochschule der Medien, Stuttgart

Immanuel Roß, AV-Consultant und Project Engineer der macom GmbH

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