Sinnvolle Meeting- und Kollaborations-Tools für hybride Teams

Corona hat die Arbeitswelt verändert. Auch nach dem Lockdown wird das Home-Office für viele Mitarbeiter bestehen bleiben. Das hybride Arbeiten setzt sich dabei immer weiter durch. Die ersten Firmen kündigen schon an, ihre Büroflächen verkleinern zu wollen oder an den veränderten Bedarf anzupassen. Doch was heißt das für die kollaborative Zusammenarbeit von Projektteams, Abteilungen und Standorten?

UC-Tools wie Microsoft Teams, Cisco Webex und Zoom sind seit der Home-Office-Phase in aller Munde als die Lösung für die verteilte Zusammenarbeit. Gleichzeitig wurde aber auch deutlich, dass nicht alle Meeting- und Workshop-Situationen alleine mit UC-Lösungen geregelt werden können. Hybride Teams benötigen zusätzliche Tools für Kollaboration. Zudem kann der kreative Wert eines persönlichen Austauschs zwischen Teamkollegen durch einfache Videokonferenzen nicht immer erreicht werden. Interaktive Meeting-Räume, Kollaboration-Spaces und Innovation-Labs werden also in Zukunft verstärkt nachgefragt und benötigt.

Die Frage ist aber: Welche Kollaborations- und Kommunikationstechnik muss in Zukunft eingesetzt werden, um effektive und effiziente Zusammenarbeit, Innovations-Workshops, Design-Sprints usw. zu ermöglichen, wenn Teile des Teams im Büro sind und Teile remote zugeschaltet werden müssen? Es sollte klar sein, dass wenn Arbeitsflächen aufgrund von hybridem Arbeiten verringert werden, dass dann zugleich die Funktionalität und die Flexibilität dieser Flächen gesteigert werden müssen.

Technik im Meeting-Raum: Analoge Kollaborations-Tools stoßen an ihre Grenzen

Durch hybride Arbeitssituationen wachsen die Anforderungen an die technische Ausstattung von Meetingräumen. Reine analoge Tools wie Metaplanwände oder Flipcharts stoßen an ihre Grenzen, wenn sich Mitarbeiter aus dem Home-Office dazu schalten wollen. Auch der Beamer, mit dem ich Inhalte vom mitgebrachten Laptop präsentieren kann, hilft mir nicht dabei, diesen Inhalt zugleich auch den Kollegen zu Hause zu zeigen.

Während des Lockdowns haben viele Unternehmen den Wert von UC-Tools kennengelernt. Jetzt aber heißt es, diese Tools in die Meeting-Räume zu bringen. Hier muss die richtige Hardware gewählt werden. Zudem muss geklärt werden, welche zusätzlichen Tools benötigt werden. Um Meeting- und Kollaborationsräume unter diesen neuen Anforderungen sinnvoll zu planen, braucht es deshalb eine strategische Herangehensweise mit einer gründlichen Bedarfsanalyse und einer sauberen Planung bei Auswahl und Einsatz der UC-, Präsentations- und Kollaborations-Tools. Wie diese aussehen könne, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Erste Frage: Welche Art von Meetings haben Sie?

Bevor Sie sich überlegen, welche Technik Sie in Ihren Räumen einsetzen möchten, sollten Sie zunächst klären, was Sie dort machen wollen. Wie sehen bei Ihnen typische Meetings aus? Sind es die klassischen Präsentationen oder geht es in Workshops um das gemeinsame Erarbeiten von Ergebnissen? Die Hochschule Luzern hat bereits 2017 in einer Studie festgestellt, dass in der Mehrzahl der Meetings ein interaktiver und kollaborativer Austausch stattfindet (siehe Abb. 1).

Zudem hat eine aktuelle Gartner-Studie herausgefunden, dass in Zukunft über 40 % der Mitarbeiter im Home-Office arbeiten wollen. Das bedeutet, dass es zukünftig regelmäßig Personen aus dem Home-Office zugeschaltet werden müssen. Wie ist das bei Ihnen? Haben Sie eine Analyse Ihrer typischen Meetingsituationen? Bzw. haben Sie die Möglichkeiten, eine solche Analyse durchzuführen? Wie viele Mitarbeiter arbeiten bei Ihnen aktuell im Home-Office und wie wird das in Zukunft aussehen?

Grafik: Meetingtypen

Zweite Frage: Welche Art von Kollaboration muss unterstützt werden und welche Tools gibt es dafür?

Die kollaborative Zusammenarbeit wird immer wichtiger. Das hat sich auch durch Corona nicht geändert. Entscheidend für die Technologieauswahl ist also die Frage, wie Sie in Ihrem Unternehmen kollaborativ arbeiten wollen und welche Tools Sie benötigen, um das hybrid umsetzen zu können.

Vor Corona konnte hier zwischen vier Dimensionen der Kollaboration unterschieden werden (1. gleiche Zeit, gleicher Ort; 2. gleiche Zeit, unterschiedlicher Ort; 3. Unterschiedliche Zeit, gleicher Ort; 4. Unterschiedliche Zeit, unterschiedlicher Ort – siehe Abb. 2). Seit Corona hat sich der Schwerpunkt deutlich auf Meetings mit Teilnehmern an unterschiedlichen Orten verschoben. Aber wie wird sich das in Zukunft entwickeln?

Grafik: Dimensionen der kollaborativen Zusammenarbeit

Dimension 1: gleicher Ort, gleiche Zeit und Dimension 2: gleiche Zeit, unterschiedlicher Ort

Durch Home-Office und hybrides Arbeiten erleben wir derzeit ein verschmelzen der Dimensionen 1 und 2. Die reine Dimension 1 ist nicht hybrid und wird zumindest vorläufig und in Teilen auch dauerhaft aufgrund von Hygieneregeln und jetzt erkannten Einsparpotenzialen bei Reisekosten und Zeit wohl mehr und mehr in den Hintergrund treten. Aber genau für diese Form der Zusammenarbeit sind die meisten Räume heutzutage ausgestattet (plus ein Videosystem). Hier wird die Herausforderung sein, in Zukunft vermehrt einzelne Teammitglieder remote in Meetings und Workshops einzubinden, und zwar nicht nur per Videocall, sondern mit der Möglichkeit aktiv mitzuarbeiten.

Die meisten und bekanntesten Werkzeuge der zweiten Dimension sind onlinebasiert. Zusätzlich zur Telefonie, häufig über das Internet als Voice-Over-IP, sind besonders sogenannte „Instant-Messaging-Systeme“ von großer Bedeutung. Die gängigen UC-Tools besitzen neben der Videocall-Funktion auch Chatfunktionen. Über diese Systeme können in der Regel auch Dateien ausgetauscht und Bildschirme geteilt werden.

Für die hybride Teamarbeit wird es wichtiger, die UC-Tools in die Meeting-Räume zu bringen. Einen Microsoft-Teams-, Webex- oder Zoom-Client hat sicherlich jeder Kollege auf dem Laptop. Wenn sich aber mehrere Kollegen für eine Videokonferenz um einen kleinen Bildschirm scharen müssen, hat das wenig Sinn. Deshalb sollten die Meetingräume mit der Möglichkeit ausgestattet werden, diese Tools mithilfe von größeren Displays, Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern optimal auch mit mehreren Personen zu nutzen. (Aktuelle Lösungen haben wir in unserem Blogbeitrag „UCC und Smart Meeting“ vorgestellt.)

Zusätzlich zum UC-System sind dafür Kollaborations-Softwaretools wie DEON, Miro, Conceptboard, Mural oder Hoylu sinnvoll. Diese bieten virtuelle Arbeitsflächen, an denen mehrere Personen im realen Raum und über Web-Anbindung gleichzeitig Inhalte erstellen, bearbeiten oder organisieren können. Im Meetingraum wird zusätzlich die passende Hardware benötigt, um diese virtuellen Flächen im realen Raum mit bestmöglicher Usability nutzen zu können. Hierzu können beispielsweise digitale Whiteboards, Touchdisplays oder interaktive Projektionswände eingesetzt werden.

Dimension 3: gleicher Ort, unterschiedliche Zeit

Die Dimension 3 kann ebenfalls eine Antwort für die Kollaboration in hybriden Teams sein. Anstatt, dass die Teammitglieder gleichzeitig in unterschiedlichen Räumen arbeiten, arbeiten sie im gleichen Raum zu unterschiedlichen Zeiten.

Kollaborations-Tools dieser Dimension müssen deshalb nicht nur digital Inhalte anzeigen können, sie müssen auch die Möglichkeit bieten, diese Inhalte so zu speichern, dass Kollegen zu einem späteren Zeitpunkt wieder darauf zugreifen können, um weiter damit zu arbeiten. Dafür müssen sie in die digitale Infrastruktur der Unternehmen eingebettet sein. Zu den Tools gehören beispielsweise digitale schwarze Bretter, digitale Notizzettelwände und Projektmanagement-Lösungen wie Trello oder Jira. Diese Lösungen fungieren dann auch mehr als Koordinations- denn als Kollaborations-Tools. Da diese Tools durch hybride Teamarbeit digital funktionieren müssen, sind sie meist in Werkzeugen der vierten Generation integriert.

Dimension 4: unterschiedliche Zeit, unterschiedlicher Ort

Die Dimension 4 ist die bei Weitem umfangreichste und umfasst heute mehr Werkzeuge, als alle anderen Dimensionen zusammen. Der Schlüssel zur großen Bedeutung liegt im Internet. Das hat eine Vielzahl neuer Kollaborations-Möglichkeiten geschaffen, mit denen fast jeder heutzutage im Arbeitsalltag zu tun hat. Der Kollaborations-Raum verschiebt sich dabei häufig vom Besprechungszimmer an den individuellen Arbeitsplatz. Denn per E-Mail können vertrauliche Dokumente jederzeit an zahlreiche Empfänger rund um die Erde gesendet werden, und das in Echtzeit. Trotzdem können die Empfänger die Nachricht auch später noch lesen.

Einen Schritt weiter in die vierte Dimension gehen Arbeitsplätze mit Blogs und Wikis wie beispielsweise Sharepoint oder Confluence. Die Kollaboration findet in diesen Internetforen oder dem Intranet konstant statt – egal wie groß ein hybrides Team ist, wie weit es verteilt ist und zu welchen Uhrzeiten gearbeitet wird. Änderungen werden immer in Echtzeit für alle Teilnehmer sichtbar, können nachvollzogen und kommentiert werden. Besonders Blogs werden immer beliebter als Medium zur internen Unternehmenskommunikation, da sie helfen können, die Anzahl der aufwändigen und teuren Townhall-Meetings zu verringern und Informationen schnell und kostengünstig in großen Unternehmen zu verteilen. Jeder erhält die Informationen dann, wenn es in seine individuelle Planung passt.

Fazit:

Das Thema hybrides Arbeiten hat auch die Kollaboration kräftig durcheinandergewirbelt und neue Anforderungen geschaffen. Immer häufiger findet Kollaboration mit Teilnehmern an unterschiedlichen Standorten mit einer unterschiedlichen technischen Ausrüstung statt. Dafür müssen analoge Kollaborations-Tools neu interpretiert und digital eingebunden werden. Web- bzw. cloudbasierte UC-Tools bieten viele Möglichkeiten für eine hybride Teamarbeit. Wer aber vollumfänglich kollaborativ arbeiten möchte, benötigt zusätzliche Tools und Systeme. Sinnvoll sind hier Online-Lösungen zum gemeinsamen Bearbeiten und Koordinieren von Inhalten und Projekten.

Die Herausforderung für die Unternehmen ist jetzt, die technischen Möglichkeiten für diese Szenarien zur Verfügung zu stellen, um weiterhin die hohe Geschwindigkeit, die durch Adhoc-Entscheidungen in Meetings möglich wird, aufrechtzuerhalten und das, obwohl Teilnehmer zum Teil nicht live dabei sein können. In den Meetingräumen muss dafür die nötige Hardware und IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden. Hier spielen auch Kommunikations-Prozesse, Datenstrukturen, Zugriffsrechte und die Datensicherheit eine Rolle.

Um eine effektive Kollaboration für hybride Teams zu ermöglichen, benötigen Sie einen strategischen Ansatz. Dazu gehört, dass Sie zunächst Ihre Use-Cases und Anforderungen definieren und dann passend dazu Prozesse, Software-Tools und Hardware auswählen. Seien Sie gerüstet, sprechen Sie uns an, gemeinsam planen wir die Kollaboration der Zukunft.

Autoren:

Florin Schwarz, Consultant Future Workplace Collaboration and Methods, macomGROUP
Martin C. Wagner, Head of Marketing macomGROUP

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