Im macom Reifegradmodell für die Digitalisierung von Meeting und Collaboration Spaces unterscheiden wir 4 Stufen (s. Abbildung 1):

• 1.0 – Reine Präsentation
• 2.0 – Kommunikation und Basisinteraktion
• 3.0 – Produktivarbeit
• 4.0 – Business Transformation

Wie unsere Beobachtungen und Analysen zeigen, entsprechen ca. 70-80 % der Bestandsflächen nach wie vor dem Reifegrad 2.0. Selbst im Neubau werden Projekte häufig auf Basis historischer Erfahrungswerte und veralteter Konzepte geplant und errichtet. Hintergrund sind oftmals rein bau- / und investitionskostenorientierte Entscheidungsprozesse, zu starre Prozesse im Anforderungsmanagement und unzureichendes Verständnis und Datenmaterial über zukünftige Bedarfe.

Der Digitalisierungsbedarf für moderne und zukunftsfähige Arbeitswelten liegt dagegen auf einer hohen Produktivität und Flexibilität und damit beim Reifegrad 3.0.

Deutlich wird dieser Digitalisierungsbedarf, wenn man zwei wichtige Trends analysiert:

• Hybridisierung der Arbeit mit Hilfe von Video- und Collaboration-Plattformen
• Flexibilisierung der Arbeitsplatz- und Meeting Space-Nutzung über Connected Employee- und Smart Building-Plattformen

Beschleunigt durch COVID19 und die damit verbundenen Social Distancing-Vorgaben, hat sich der Anteil an mobilem Arbeiten, z. B. aus dem Home-Office, und damit verbunden die Anzahl an Online-, Video- und Collaboration-Meetings massiv erhöht. Dies zeigt sich eindrücklich, wenn man sich den Zuwachs der täglichen Nutzerzahlen entsprechender Conferencing- und Collaboration-Software-Plattformen, wie z. B. Microsoft Teams, Cisco webex oder Zoom, anschaut. Allein von Juni 2019 bis Oktober 2020 hat sich beispielsweise die Anzahl der täglichen Microsoft Teams-Nutzer um mehr als 800 % erhöht (s. Abbildung 2).

Das heißt im Umkehrschluss, dass wir davon ausgehen müssen, dass zukünftig nahezu kein Meeting mehr stattfinden wird, ohne mindestens einen Remote-Teilnehmer. Für die Planung von Meeting- und Kollaborationsflächen sowohl im Neubau als auch im Bestand heißt das, dass dieses Nutzungsszenario eine Hauptanforderung ist. Gerade auf die Bestandsflächen muss hierbei der Fokus gelegt werden. Wie oben erwähnt sind aktuell ca. 70-80 % der Bestandsflächen dafür nicht ausreichend vorbereitet.

Bei der Planung von Modernisierungsmaßnahmen ist es mit der reinen Techniknachrüstung, z. B. Kamera, Mikrofon etc., dabei nicht getan. Um eine produktive Arbeitsumgebung für Präsenz- und Remote-Teilnehmer sicherzustellen, müssen auch Beleuchtungs- und Akustikeigenschaften ganzheitlich betrachtet werden. Um die Nutzerakzeptanz sicherzustellen und die Produktivität der Meetings zu erhöhen, ist bei den weit verbreiteten „Bring Your own Meeting“-Ansätzen (siehe auch: https://www.macom.de/ucc-systeme/) die Einfachheit der Bedienung für den Nutzer sicherzustellen.

Die Flexibilisierung der Flächennutzung und die Optimierung von Flächen-Mix und Auslastung ist aus Sicht der Corporate Real Estate- und Workspace-Management-Verantwortlichen eine dringende und wichtige Aufgabe. Analysiert man aktuelle Studien, ist davon auszugehen, dass die Auslastung und damit der Bedarf an fest zugeordneten Arbeitsplätzen zukünftig deutlich zurück gehen wird. So hat beispielsweise Drees & Sommer analysiert, dass während der Pandemie die Auslastung der Büroflächen in deutschen Unternehmen auf bis zu 50 % reduziert wurde. Damit verbunden sind auch Auslastungsrückgänge von Nebenflächen (z. B. Parkräume). Kurz- und mittelfristig ist mit einer Reduktion der klassischen Arbeitsplatzauslastung von mindestens 15–20 % zu rechnen. Das liegt vor allem in der Tatsache begründet, dass Mitarbeiter zunehmend mobiler arbeiten und Ihren Arbeitsort entsprechend flexibel wählen (Unternehmen, Home-Office, Third Place, …). Daraus resultieren folgende Anforderungen an das Flächenmanagement:

• Reduktion der klassischen Arbeitsflächen (z. B. Einzelarbeitsplätze, Büros, …)
• Erweiterung bzw. Schaffung von Kollaborations-, Meeting- und Austauschflächen
• Flexible Verwaltung und Entwicklung der Flächen und Arbeitsplätze unter Berücksichtigung der Bedarfsentwicklung und geltenden Regularien (z. B. Abstandsregeln etc.)

Um dies effizient und dynamisch zu ermöglichen, werden digitale Planungs- / Verwaltungs- / Buchungs- und Analyseplattformen für Arbeitswelten benötigt. Das große Potenzial steckt hier in der Verbindung von IoT-Sensorik zur Echtzeit-Auslastungs- und Belegungsanalyse, intelligenten User Interfaces für Nutzer und Betreiber (App, Web, …), Prozessautomation und Schnittstellen in Bestandssystemen (z. B. Outlook / Exchange, Raumbuchungslösung, Zugangssysteme, Smart Building etc.).

Aus Nutzersicht lassen sich über diese Plattform sog. Connected Employee-Apps bereitstellen, die über eine nutzerfreundliche Oberfläche Zugang zu unterschiedlichen Informations-, Buchungs-, Zutritts-, Steuerungs- und Supportfunktionen der Arbeitsumgebung bereitstellen (s. Abbildung 3).

Aus Workspace-Management-, FM- und IT-Sicht lassen sich über die Plattform in Echtzeit Auslastungen über Dashboards visualisieren, regelbasierte Workflows starten (z. B. erhöhte Reinigungszyklen, dynamische Wegeleitungen, …), Belegungs- und Buchungsmöglichkeiten konfigurieren und Nutzerdaten für zukünftige Planungen generieren.

Der Bedarf an Flexibilisierung und Digitalisierung Ihrer Arbeitswelten steigt enorm. Nutzen Sie jetzt die Chance, zukunftsfähige Konzepte, Plattformen und Prozesse für Ihre Organisation zu entwickeln. Dabei ist es wichtig, die Perspektiven von Flächenentwicklung, Flächenbetrieb und vor allem Nutzerbedarf integriert zu betrachten. Die technologischen Rahmenbedingungen sind gegeben, wichtig ist, jetzt die richtige Systemarchitektur zu definieren und die entsprechenden rechtlichen und organisatorischen Grundlagen für die Implementierung und Skalierung zu schaffen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Entwicklung Ihrer Digitalisierungsstrategie, zeigen Best Practices und Benchmarks auf und begleiten Sie als herstellerneutraler Partner mit einer bewährten Vorgehensweise bei der Konzeption, Planung und Umsetzung Ihres Vorhabens. Egal ob Strategie, Konzeption, Proof of Concept, Pilotprojekt oder unternehmensweite Standardisierung und Roll-out. Sprechen Sie uns gerne an.

Autor: Oliver Mack, Geschäftsführer macom GmbH