Im Zuge der rapiden Entwicklung neuer Technologien und der einhergehenden Veränderungen unserer Arbeitswelt entstehen neue Bedarfe in Unternehmen hinsichtlich Flächenmanagement und Betriebsorganisation. Moderne Arbeitsweisen erfordern deutlich flexiblere Umgebungen und Tools, um zunehmend komplexe Aufgaben effizient bewältigen zu können. Dies stellt Flächenverantwortliche aus Corporate Real Estate und Facility Management vor neue Herausforderungen.

AV-Technik rückt mitsamt ihren Schnittstellen immer mehr in den Mittelpunkt. Digitale Kommunikationsfähigkeit wird im Alltag unersetzlich für effizientes Arbeiten. Zentrale Herausforderungen werden sein, die Produktivität der AV- und IT-Technik sicherzustellen und die Userexperience zu verbessern.

Entscheidend dafür ist nicht nur, die richtige Technik zur Verfügung zu stellen, sondern vor allem die neue Arbeitsumgebung auch langfristig zu erhalten und nachhaltig zu betreiben. Ziel ist es, den Usern hochfunktionale und flexible Flächen zu bieten und optimalen Support zu gewährleisten.

Attraktive und wirtschaftliche Flächengestaltung

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Die Gebäude müssen an die mobilen und hybriden Arbeitsformen angepasst werden. Angestellte arbeiten zukünftig verstärkt selbstständig und ortunabhängig aus dem Homeoffice oder an Third Places und vernetzen sich mit ihren Kollegen vor Ort über digitale Plattformen. Dadurch wird die Flächenauslastung in den Büros sinken. Folglich werden auch weniger Flächen benötigt. Standardarbeitsplätze und Einzelbüros fallen weg. Meeting- und Collaboration-Spaces werden dagegen mehr Fläche einnehmen.

Flächenverantwortliche müssen die Flächen entweder umrüsten und den Mitarbeitern zur flexiblen Nutzung zur Verfügung stellen oder Flächen gar abgeben, wenn sich der weitere Betrieb nicht rentiert. Abteilungen können verkleinert oder zusammengelegt werden, um Platz zu sparen.

Mit modernen Buchungssystemen und Nutzerdatenerfassung lassen sich Flächen besser managen und überwachen, um so deren Auslastung zu optimieren. Bei der Prozesssteuerung gibt es gerade im Bereich der Sensortechnik noch viel Potenzial. Gebäudeautomation kann den ressourcenschonenden Betrieb unterstützen. Smart buildings analysieren selbstständig Daten zur Flächennutzung, Raumtemperatur, Belüftung und mehr und können diese energieeffizient regulieren. Damit erhöht sich wiederum der Nutzungskomfort bei geringeren Nebenkosten. Auch CO2 Emissionen können reduziert werden. So kann die Nachhaltigkeit des Gebäudes gesichert werden.

Eine weitere Möglichkeit überschüssige Flächen einzusetzen, ist die Weitervermietung von Flächen an Drittunternehmen. In CoWorking Spaces können sich verschiedene Firmen je nach Bedarf einmieten und zusätzlich von der Nähe zu anderen Unternehmen profitieren. So können beispielsweise verschiedene Zulieferer eines Automobilherstellers an einem Standort zusammenarbeiten. Auch im Hotelbereich gibt es Bestrebungen, Flächen für Meetingräume zu schaffen, um so neue Mehrwerte zu bieten.

Es gilt, die Flächen möglichst attraktiv zu gestalten, denn zukünftig wird das Angebot größer sein als die Nachfrage. Flächen werden dann interessant sein, wenn Unternehmen selbst möglichst wenig investieren müssen, weil die Immobilie schon viel mitbringt. Das heißt, sie ist komplett und auf dem neusten Stand der Technik ausgerüstet und flexibel nutzbar.

Investitionen in die Modernisierung und Digitalisierung der Bestandsflächen sind also dringend notwendig. Allerdings sind die Budgets oft knapp. Darum braucht es effektive Konzepte für die Verwaltung von Flächen und Ressourcen, um deren Wirtschaftlichkeit zu garantieren. Das bedeutet Sicherstellung der Funktionalität. Wenn die installierte Technik nachher nicht funktioniert oder nicht effektiv zum Einsatz kommt, zahlen sich die Investitionen nicht aus.

Optimierte Servicekonzepte für langfristig erfolgreichen Betrieb der Flächen

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Eine Möglichkeit dies zu bewerkstelligen, Geld zu sparen und Produktivität zu steigern, sind AV as a Service Modelle. Dabei entfallen sämtliche Investitionskosten und ein externer Servicedienstleister kümmert sich nach klar geregeltem Konzept um alle betrieblichen Aspekte der Anlagen unter Einbezug aller Schnittstellen. Das Unternehmen zahlt eine monatliche Servicepauschale, die sich an den klar definierten Leistungsumfang orientiert. So können Projekte und Innovationen realisiert werden, die ansonsten mangels Investitionsmöglichkeit nicht umsetzbar sind.

Mit den steigenden Anforderungen an den Innovationsgrad und die Userexperience steigt neben dem Bedarf an funktionierender Ausstattung auch die Komplexität und damit die Anfälligkeit für Störungen. Der Kunde möchte eine optimale Userexperience mit nahtloser Anbindung der Technik und intuitiver Bedienung.

Dafür braucht es klare Servicestrukturen, um den Betrieb am Laufen zu halten. Im Facility Management sind dafür aber oft zu wenig Know-how im Umgang mit AV-Technik und zu wenig Kapazitäten beim Personal vorhanden. Das Facility Management muss seine Leistungen konsequent digitalisieren und mit in die Prozesse der übrigen IT Infrastruktur eingebunden werden. Insbesondere wenn mehrere Standorte gleichzeitig verwaltet werden müssen. Dazu kommt, dass grundsätzlich mit einem Mangel an Fachkräften im Facility Management zu rechnen ist. Bis 2030 werden bis zu 30% an Arbeitskräften in dem Bereich fehlen. Hier ist noch viel Nachholbedarf und Unterstützung durch andere Partner notwendig.

Als Technologieberater und Fachplaner unterstützt macom Flächenverantwortliche und Betreiber beim Design und der Umsetzung von optimierten Technik- und Betriebskonzepte. Diese ermöglichen reibungslose Abläufe und die Qualitätssicherung über Jahre hinweg bis zum End-Of-Life im Sinne eines vollständigen AV-Lifecycle-Managements. Das beinhaltet Konzepte für die Einrichtung von Tools wie Always-On Helpdesks oder Self-Service Portalen, flexiblen Buchungssystemen und die Gewährleistung von schnellem Hands-On Support vor Ort.
Betreiber profitieren dabei von perfekt ausgelegten Serviceportfolios und Prozessen, einer transparenten und leistungsfähigen Serviceorganisation und kontinuierlicher Verbesserung für die maximale Verfügbarkeit der Technologie.

Moderne Ausstattung in Verbindung mit effizienten Betriebskonzepten steigern die Attraktivität des Gebäudes, sorgen für hohe Produktivität und Nutzerzufriedenheit und transportieren gleichzeitig das moderne Image eines Unternehmens.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH

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