Der digitale Wandel, die zunehmende Hybridisierung der Arbeit und moderne Technologien strukturieren Arbeitsprozesse im Alltag neu und erweitern die Möglichkeiten sich im Beruf zu organisieren. Sie erlauben es Mitarbeitern, je nach Bedarf flexibel zwischen der Arbeit im Büro, von zu Hause oder auch an Drittorten zu wählen. Mittels Video- und Kollaborationsplattformen können sie sich von überall in das System des Unternehmens einklinken und mit Kollegen vernetzten. Weil Angestellte weniger vor Ort sind, werden dort weniger Schreibtische benötigt. Für Flächenverantwortliche bedeutet der Trend zur Hybridisierung der Arbeitsformen eine Umstrukturierung der Arbeitsplätze und der Büroflächen. Um dynamisch auf die neuen Anforderungen reagieren zu können, braucht es digitale Lösungen für die flexible Nutzung der reduzierten Büroflächen.

Intelligente Buchungssysteme für Räume und Arbeitsplätze halten darum vermehrt Einzug in die Unternehmen zur Optimierung des Flächenmanagements. Hierfür gibt es am Markt viele unterschiedliche Systeme, die je nach Funktionsumfang sehr umfangreich sein können. Gängige Hersteller bieten Lösungen mit vielfältigen Leistungen an, die über die einfache Arbeitsplatzbuchung hinausreichen.

Funktionen von Raumbuchungssystemen

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Bei der Wahl der Buchungssoftware kommt es darauf an, welche Funktionen man nutzen möchte. Einfache Lösungen kommen ohne zusätzliche Hardware aus. Manche Anbieter liefern die Hardware gleich mit. Schon bei der Planung ist es wichtig, sich über mögliche Schnittstellen Gedanken zu machen und sich mit Verantwortlichen aus IT oder Gebäudetechnik abzustimmen, da diese oft schon entsprechende Infrastrukturen bereithalten.

Möchte man nur seinen Raum buchen ohne weitere Informationen, reicht bereits eine einfache Lösung mit einer Verlinkung auf eine Exchange Ressource, einer Buchung über den Browser oder eine App. Solche simplen Lösungen sind auch leicht skalierbar. Die Anwendungsmöglichkeiten lassen sich jedoch vielfältig erweitern.

Vielleicht möchte man zusätzliche Informationen über die Ressourcen einsehen oder Meldungen, zum Beispiel über Störungen, versenden. Mit Filtern können User nach Ausstattung oder Raumgröße unterscheiden. Zusätzlich könnte es die Möglichkeit geben, weiteres Equipment zu buchen oder eine vorgefertigte Bestuhlung für das Meeting zu wählen. Mit einem Ticketsystem könnten User bei Problemen direkt über die Software Support anfragen.

In der Software können auch Zugriffsrechte festgelegt werden, die Buchungsmöglichkeiten einschränken. Bestimmte Bereiche oder Arbeitsplätze, die vielleicht nur von bestimmten Abteilungen oder Personen genutzt werden dürfen, können so geblockt werden. Im Hinblick auf aktuelle Abstandsregeln ließe sich diese Option ebenfalls praktisch anwenden. Angestellte mit festen Arbeitsplätzen könnten diese darüber hinaus temporär während des Urlaubs zur Buchung freigeben.

Hardware und Schnittstellen

Digitale Türschilder können Informationen zum Raum anzeigen. Auch hier gibt es verschiedene Modelle. Über ein Touchdisplay kann der User direkt an der Tür den Raum buchen oder auch für ein Meeting einchecken. Dabei können Vorkehrungen zur Verifizierung getroffen werden. Die Wahrnehmung der Buchung kann über QR Code erfolgen, mit Mitarbeiterkarten, NFC gesteuert oder mit einer PIN. Ein kluges System kann den Raum automatisch wieder zur Buchung freigeben, sollte der Raum doch nicht genutzt werden. Verknüpfte Steuerungselemente können auch im Raum in Tischen integriert werden, um die vorhandene Technik zu bedienen. Neben der Steuerung per App lässt sich auch ein zentrales Booking Desk einrichten. Auf einem Übersichtsdisplay können Informationen zu allen Räumen zusammengefasst dargestellt werden.

Spannend wird das Thema in Verbindung mit intelligenten Sensoren, Möglichkeiten zur Datenauswertung und Smart Building-Konzepten. Mittels sensorbasierter Datenerfassung lassen sich vielfältige Informationen für die Planung auslesen. Die tatsächliche Flächenauslastung über den Tag hinweg, die Luftqualität oder die Temperatur in den Räumen können beobachtet und gegebenenfalls automatisiert angepasst werden. Zum Beispiel ließe sich auch das Reinigungskonzept entsprechend der Nutzung der Räume ausrichten und Bereiche automatisch zur Reinigung freigeben. Hier liegen noch unausgeschöpfte Potenziale, die in Zukunft noch an Relevanz gewinnen werden.

Für den Betrieb der Buchungssysteme fallen neben den Kosten für Installation und Konfiguration (zum Beispiel auch der Anpassung der Oberfläche an das Corporate Design) je nach Hersteller und Modell Lizenzkosten an. Meist ist eine monatliche oder jährliche Gebühr pro buchbarer Ressource fällig. Manche Softwarehersteller bieten die passende Hardware direkt mit an oder verpflichten gar zur Nutzung der eigenen Komponenten. Abhängig vom Anbieter haben Kunden auch die Option auf eine vollständige „as a Service“ Lösung zu setzen.

Mit macom finden Sie das passende System

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Bei der Einführung intelligenter Buchungssysteme unterstützt macom seine Kundschaft im Beschaffungs- und Implementierungsprozess mit Beratung, Planung und Projektsteuerung.

In einem ersten Schritt ermittelt macom gemeinsam mit dem Unternehmen die spezifischen Vorstellungen und Nutzeranforderungen im macom Scope-Verfahren. Es folgt eine umfassende Analyse der Marktangebote. Diese werden ausgewertet und die Leistungen verschiedener Hersteller mit den Anforderungen des Kunden abgeglichen. Dazu stellt macom eine Kostenindikation auf und bewertet alle Aufwände und Risiken. Auf Basis der Ergebnisse der Recherche und jahrzehntelanger Projekterfahrung mit best practice-Lösungen empfiehlt macom die Systeme, die für den Kunden am besten geeignet sind, um ihn bei seiner Entscheidung zu unterstützen. Nach der Kontaktaufnahme mit den Herstellern steht macom seinen Kunden weiterhin zur Seite. Hat sich der Kunde entschieden, koordiniert macom die Detailplanung mit dem Hersteller und überwacht die Umsetzung des Projektes und die Einführung des neuen Systems in den Betrieb.

Autoren: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH; Florian Geier, AV-Consultant/Project Manager macom GmbH

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