Kollaborationstools: medientechnische Helfer gezielt auswählen und einsetzen
Die Veränderungen der Industrie 4.0 fordern immer mehr Zusammenarbeit in Büros, Projektteams und zwischen Abteilungen, sowohl im Unternehmen als auch unternehmensübergreifend. Immer häufiger jedoch wird diese Zusammenarbeit zu einer echten Herausforderung. Zeitpläne werden enger, Ergebnisse individueller und agile Arbeitsweisen fordern zahlreiche Iterationen in kurzen Intervallen. Dazu kommt in immer mehr Projektteams, dass die Teilnehmer über den ganzen Erdball verteilt sind, nicht die gleichen Tools zur Hand haben oder gar zu komplett anderen Uhrzeiten arbeiten.
Dies alles sind Herausforderungen der Industrie 4.0. Die Lösung dafür steckt unter dem für viele noch zu undurchsichtigen Deckmantel der Digitalisierung: Digitale und interaktive Medientechnik, sogenannte Kollaborationstools, sollen die Lösung bringen. Immer häufiger bekommen wir bei der macom GmbH zu spüren, dass dieser politische Kampfbegriff der Digitalisierung mehr Enttäuschung als Linderung der Problematik herbeiführt. Herkömmliche Lösungen scheinen nicht mehr auszureichen, nötige Installationen sind zu komplex und erreichen nicht den erwarteten Return on Investment, die ganze IT und AV-Technik ist zu unübersichtlich.
Häufig fehlt eine strategische Herangehensweise mit einer gründlichen Bedarfsanalyse und einer sauberen Planung bei Auswahl und Einsatz der Kollaborationstools. Wie diese aussehen könne, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Welche Formen der Kollaboration gibt es?
Um abzustecken, welche kollaborativen und medientechnischen Lösungen für Ihre speziellen Herausforderungen den größten Mehrwert bieten, muss ganz zu Beginn geklärt werden, wie in Ihrem Unternehmen kollaborativ gearbeitet werden soll. Dabei unterscheiden wir 4 Dimensionen der Kollaboration:
Wie die Grafik zeigt, kann Kollaboration zur gleichen Zeit, am gleichen Ort (1. Dimension), zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten (2. Dimension), zu unterschiedlichen Zeiten am gleichen Ort (3. Dimension) und auch zu unterschiedlicher Zeit über große Distanzen hinweg (4. Dimension) stattfinden. Kollaborationstools der ersten Dimension sind lange bekannt und allgegenwärtig. Zur Unterstützung und Demonstration können Präsentationswerkzeuge wie Papier, Whiteboards, Bilder oder ähnliches verwendet werden. Diese Präsentationswerkzeuge bleiben auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil der Kollaboration, was nicht heißen muss, dass sie nicht einer technischen Evolution unterlaufen können. So sind heute bereits immer öfter sog. „Tabletops“ im Einsatz, in Tische eingelassene Bildschirme, deren Inhalt durch Multitouch manipuliert werden kann. Die Inhalte werden dadurch einen Schritt interaktiver. Kollaborationsräume, die lediglich Werkzeuge der ersten Dimension nutzen, finden sich heute besonders in Form von Besprechungsecken oder Projekträumen. Diese Ecken haben meist keine Werkzeuge für Kommunikation an andere Orte wie Telefone oder Videokonferenz. Dort finden wir beispielsweise ein Whiteboard, Flipcharts und ein Display zur lokalen Präsentation von PowerPoint-Folien. Diese Räume werden modernen Anforderungen immer häufiger nicht gerecht, es werden vermehrt Werkzeuge anderer Dimensionen benötigt.
Die meisten und bekanntesten Werkzeuge der zweiten Dimension funktionieren heutzutage webgebunden. Zusätzlich zur Telefonie, häufig über das Internet als Voice-Over-IP, sind besonders sogenannte „Instant-Messaging-Systeme“ von großer Bedeutung. Diese unterscheiden sich von E-Mail-Systemen, einem Werkzeug der vierten Dimension, um die „Push“-Technologie, also der Benachrichtigung in Echtzeit. Im neudeutschen Sprachgebrauch ist von „Chats“ die Rede. Über diese Systeme können in der Regel auch kleinere Dateien ausgetauscht werden. Aktuell sind die meisten Kollaborationsräume Räume der zweiten Generation. In ihnen finden wir einen Projektor und ein Anschluss für ein Notebook, über das, häufig via Skype, die Präsentation auch mit Kollegen im Ausland geteilt werden kann. Doch auch diese Technik stößt immer häufiger an ihre Grenzen
Kollaborationstools der dritten Dimension, wie beispielsweise ein schwarzes Brett oder Notizzettel, fungieren mehr als Koordinations- als Kollaborationstools. Auch sind sie meist in Werkzeugen der vierten Generation integriert. So sind mittlerweile auch digitale Schwarze Bretter oder auch interaktive „Digital Signage“-Lösungen verfügbar, die aufgrund ihrer Vernetzung auch für andere Dimensionen nutzbar sind.
Die vierte Dimension hingegen ist die bei Weitem umfangreichste und umfasst heute mehr Werkzeuge, als alle anderen Dimensionen zusammen. Der Schlüssel zur großen Bedeutung dieser liegt im Internet. Dies hat eine Vielzahl neuer Kollaborationsmöglichkeiten geschaffen, mit denen fast jeder heutzutage im Arbeitsalltag zu tun hat. Der Kollaborationsraum verschiebt sich dabei häufig vom Besprechungszimmer an den individuellen Arbeitsplatz. Denn per E-Mail können vertrauliche Dokumente jederzeit an zahlreiche Empfänger rund um die Erde gesendet werden, und das in Echtzeit. Trotzdem können die Empfänger die Nachricht auch später noch lesen.
Einen Schritt weiter in die vierte Dimension gehen Arbeitsplätze mit Blogs und Wikis wie beispielsweise Sharepoint. Die Kollaboration in diesen Internetforen findet konstant statt. Egal wie groß ein Team ist, wie weit es verteilt ist und zu welchen Uhrzeiten gearbeitet wird. Änderungen werden immer in Echtzeit für alle Teilnehmer sichtbar, können nachvollzogen und kommentiert werden. Besonders Blogs werden immer beliebter als Medium zur internen Unternehmenskommunikation, da sie helfen können, die Anzahl der aufwändigen und teuren Townhall-Meetings zu verringern und Informationen schnell und kostengünstig in großen Unternehmen zu verteilen. Jeder erhält die Informationen dann, wenn es in seine individuelle Planung passt.
Welche Anforderungen stellen kollaborative Arbeitsweisen an die Medientechnik?
Agile Arbeitsweisen wie beispielsweise Scrum erfreuen sich in der Industrie 4.0 aufgrund der kürzeren Time to Market immer größerer Beliebtheit. Scrum ist eine iterative Arbeitsweise für kleinere Projektteams, bei der mit flachen Hierarchien, klaren Rollen und kürzesten Kommunikationswegen versucht wird, den qualitativen Wert eines Produkts mit jedem Inkrement zu steigern. Die Kommunikation wird dabei auf das wesentliche konzentriert: Regelmäßig findet ein 15-minütiges Meeting statt, in dem jeder Projektteilnehmer in aller Kürze zusammenfasst, an was er arbeitet und wo er Probleme sieht. Danach sind alle informiert und können zurück an die Arbeit.
Arbeitsweisen wie diese sind zurzeit sehr beliebt, auch bei international agierenden Projektteams. Dabei stellen die 15-Minuten Meetings eine große Herausforderung für die Medientechnik dar. Denn wenn vor dem Meeting wertvolle Minuten verloren gehen, weil das Projektionssystem nicht den erforderlichen Kabelanschluss für den Laptop des Scrum-Masters hat und die Videokonferenz über ein weiteres Gerät gestartet werden soll, raubt das nicht nur Nerven, sondern auch Ressourcen. Oft sind die Einrichtungszeiten länger, als das Meeting selbst. Dazu kommt, dass im Nachgang einer der Kollegen die besprochenen Informationen von Whiteboards und Post-Its digitalisieren muss und auf ein Online-Drive oder Wiki hochladen muss, damit auch die Kollegen im Ausland am Nachmittag nochmals nachschlagen können. Sind zudem noch externe Dienstleister im Projekt integriert, die keinen Zugriff auf das hauseigene Wiki haben, müssen die Informationen zusätzlich per Mail versandt werden. Und das jeden Tag. Natürlich gehen bei dieser Komplexität häufig Informationen verloren.
Wir sprechen also von einem Anwendungsfall, der alle Dimensionen der Kollaboration vereint und damit größtmögliche Anforderungen an die Systeme stellt in Hinblick auf Bedienbarkeit, Kompatibilität und Zuverlässigkeit. Das alles lässt sich nur schwer mit einem Flickenteppich an unterschiedlichen technischen Lösungen für jeden denkbaren Anwendungsfall lösen. Vielmehr muss ein Umfeld geschaffen werden, das aus einem Guss besteht und einen hohen Automatisierungsgrad aufweist. Das Ziel ist klar: Zeit sparen.
Welche Anforderungen stellen kollaborative Arbeitsweisen an die Medientechnik?
Agile Arbeitsweisen wie beispielsweise Scrum erfreuen sich in der Industrie 4.0 aufgrund der kürzeren Time to Market immer größerer Beliebtheit. Scrum ist eine iterative Arbeitsweise für kleinere Projektteams, bei der mit flachen Hierarchien, klaren Rollen und kürzesten Kommunikationswegen versucht wird, den qualitativen Wert eines Produkts mit jedem Inkrement zu steigern. Die Kommunikation wird dabei auf das wesentliche konzentriert: Regelmäßig findet ein 15-minütiges Meeting statt, in dem jeder Projektteilnehmer in aller Kürze zusammenfasst, an was er arbeitet und wo er Probleme sieht. Danach sind alle informiert und können zurück an die Arbeit.
Arbeitsweisen wie diese sind zurzeit sehr beliebt, auch bei international agierenden Projektteams. Dabei stellen die 15-Minuten Meetings eine große Herausforderung für die Medientechnik dar. Denn wenn vor dem Meeting wertvolle Minuten verloren gehen, weil das Projektionssystem nicht den erforderlichen Kabelanschluss für den Laptop des Scrum-Masters hat und die Videokonferenz über ein weiteres Gerät gestartet werden soll, raubt das nicht nur Nerven, sondern auch Ressourcen. Oft sind die Einrichtungszeiten länger, als das Meeting selbst. Dazu kommt, dass im Nachgang einer der Kollegen die besprochenen Informationen von Whiteboards und Post-Its digitalisieren muss und auf ein Online-Drive oder Wiki hochladen muss, damit auch die Kollegen im Ausland am Nachmittag nochmals nachschlagen können. Sind zudem noch externe Dienstleister im Projekt integriert, die keinen Zugriff auf das hauseigene Wiki haben, müssen die Informationen zusätzlich per Mail versandt werden. Und das jeden Tag. Natürlich gehen bei dieser Komplexität häufig Informationen verloren.
Wir sprechen also von einem Anwendungsfall, der alle Dimensionen der Kollaboration vereint und damit größtmögliche Anforderungen an die Systeme stellt in Hinblick auf Bedienbarkeit, Kompatibilität und Zuverlässigkeit. Das alles lässt sich nur schwer mit einem Flickenteppich an unterschiedlichen technischen Lösungen für jeden denkbaren Anwendungsfall lösen. Vielmehr muss ein Umfeld geschaffen werden, das aus einem Guss besteht und einen hohen Automatisierungsgrad aufweist. Das Ziel ist klar: Zeit sparen.
Warum eine strategische Planung wichtig ist – Kollaboration im Wandel
Das Beispiel zeigt, Kollaboration in der Industrie 4.0 bedeutet aufgrund der digitalen Vernetzung und dem damit verbundenen Zusammenrücken der Welt immer häufiger ein Arbeiten mit Kollegen rund um den Globus, also auch zu unterschiedlichen Zeiten – der Fokus der medientechnischen Kollaborationstools verschiebt sich also mehr und mehr von der ersten und zweiten in die vierte Dimension oder im Sinne von Unified Communication hin zu einem ganzheitlichen System für alle Anwendungsfälle.
Für ganzheitliche Systeme ist jedoch nicht mehr nur die medientechnische Planung eine Herausforderung, besonders die strategische Planung für AV- und IT-Themen gewinnt an Bedeutung. War bisher vielleicht der größte Streitpunkt die Lichtleistung eines konkreten Projektors, müssen für moderne Kollaborationslösungen weitreichendere Entscheidungen gefällt werden als je zuvor. Welche Bandbreiten stehen im Unternehmensnetzwerk zur Verfügung? Ist dort ein Ausbau geplant? Wie ist die Netzinfrastruktur in den Räumen, werden Daten lokal abgelegt oder wird eine Cloud genutzt? Wie verhält das System sich in Bezug auf Skalierungsmöglichkeiten, ist die Software dazu in der Lage? Wird die IT im Haus selbst oder durch einen Dienstleister verwaltet? Falls dies bisher intern der Fall war, lohnt sich mit der Integration des Systems eine Auslagerung? Wohin? Welche Geräte werden von den Benutzern verwendet, sind diese einheitlich oder herrscht eine „Bring-Your-Own-Device“-Regelung?
Die Komplexität der Digitalisierung ist nicht zu unterschätzen – ebenso aber auch die möglichen Gewinne, die diese mit sich bringt. Vielerorts werden die aktuell vorherrschenden Probleme als Geburtsschmerz für ein neues Zeitalter gehalten, für eine weitere, vierte industrielle Revolution. Mit der Industrie 4.0 rechnen wir mit disruptiven Veränderungen in jeglichem Bereich, von der automatisierten Fertigung bis hin zur Personalplanung. Doch dieser Wandel kommt auf dem Rücken der Digitalisierung.
Seien Sie gerüstet, sprechen Sie uns an, gemeinsam planen wir die Kollaboration der Zukunft.
Autor
Florin Schwarz, Bachelorand bei der macom GmbH