Die Entwicklung von einheitlichen technologischen Standards für die Konferenz- und Besprechungsräume ist ein wesentlicher Schritt, um die Effizienz, die Produktivität und die Nutzerzufriedenheit in Ihrer Organisation sicherzustellen. Insbesondere in großen Unternehmen spielt aber vor allem auch die Skalierbarkeit von standardisierter Technologie eine große Rolle. In Meetingräumen im Corporate Workplace Umfeld sind solche Lösungen essentiell für einen reibungslosen Betrieb. Ebenso werden übergreifende Buchungssysteme oder Digital Signage-Anwendungen nach und nach in großem Umfang benötigt und im gesamten Unternehmen oder über mehrere Standorte ausgerollt. So ein Rollout ist jedoch mit der Festlegung von technischen Standards nicht getan.

Technische Standards allein reichen nicht aus

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Für die Umsetzung eines erfolgreichen Rollout Projektes standardisierter AV-Umgebungen ist ein kompetentes Rolloutmanagement notwendig. Die technische Standardisierung allein reicht nicht aus. Im Laufe des Prozesses kann es zu unerwarteten Abweichungen und Veränderungen kommen. Technologie verändert sich, Produkte werden abgekündigt, neue Nutzeranforderungen entstehen. Deshalb ist es wichtig, den Prozess kontinuierlich zu überwachen, um kurzfristig reagieren zu können und Verzögerungen oder kostspielige Änderungen im Nachhinein zu vermeiden. Bei großen Projekten ist ein Rollout immer individuell im Kontext zu betrachten. Begebenheiten vor Ort müssen ebenfalls mitberücksichtigt werden.

Im Zuge von Bauprojekten entsteht die Notwendigkeit für Lösungsanpassungen zum Beispiel aus der architektonischen Beschaffenheit im neuen Gebäude. Design-Guidelines können hier helfen, einen Rahmen vorzugeben und gleichzeitig Spielraum zu lassen, solche Anpassungen vorzunehmen. Bei internationalen Rollouts kann die globale Verfügbarkeit von Produkten ein Thema werden, das es zu prüfen und zu überwachen gilt. Genauso das Thema von Lizenzen. Auch Lieferprozesse und Lieferzeiten können stark abweichen und müssen koordiniert werden. Bei Lieferengpässen müssen alternative Lösungen bereitgestellt werden. Auch kann es aufgrund von Preisschwankungen dazu kommen, dass das Budget angepasst oder auf ein günstigeres Produkt zurückgegriffen werden muss. Mögliche Produktupdates können direkt miteinbezogen werden, um den Standard aktuell zu halten. Ein Prozess zur kontinuierliche Warenkorbpflege sollte aus den genannten Gründen umgehend nach der Festlegung der technischen Standards aufgesetzt werden. Alle eingebundenen Dienstleister müssen in der Zusammenarbeit an Bord geholt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dafür benötigt es nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch Marktkenntnis. Vielleicht hat auch der Nutzer in einer bestimmten Niederlassung schlichtweg Wünsche, die vom Standard abweichen. Dies gilt es fachlich zu prüfen und zu bewerten.

Bei allen Änderungen im Rolloutprozess ist das Ziel, die qualitativen und funktionalen Anforderungen des definierten Standards zu wahren und umzusetzen. Bei Digital Signage Projekten ist beispielsweise die Idee der Markenidentität essentiell, um die repräsentative Funktion der technischen Lösung beizubehalten. Dafür muss der Rolloutprozess in klar geregelten Bahnen verlaufen und langfristig gepflegt werden.

macom behält den Überblick im Projektmanagement

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Es gibt eine Vielzahl an Aspekten, die beim Rolloutmanagement eine Rolle spielen. Auch ein einmal festgelegter und dann bestehender Standard kann nicht alle dieser Aspekte abdecken. macom begleitet deshalb den gesamten Prozess aus einer übergeordneten Perspektive und fungiert als professioneller Vermittler zwischen Kunde und sämtlichen beteiligten Gewerken. Wir organisieren und optimieren den Prozess kontinuierlich und beraten unsere Kunden flexibel und individuell zu ihren Bedürfnissen. Dabei behalten wir stets die Kosten im Auge und sichern die definierten Qualitätsansprüche. Damit Ihr Rollout gelingt.
Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH

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