Medientechnik unterstützt uns zunehmend im Alltag. Auch im Job ergänzen neue Technologien und Innovationen unsere moderne Arbeitswelt und helfen uns bei der Organisation und Durchführung unserer täglichen Aufgaben. Wir erleben Entwicklungen hin zu mobilen, agilen und kollaborativen Arbeitsweisen. Wir arbeiten standortunabhängig von zuhause aus, veranstalten hybride Meetings über Videokonferenztools oder bearbeiten gemeinsam mit Kollegen über eine digitale Plattform Projekte. Am Arbeitsplatz sind wir zunehmend vernetzt. Hieraus entstehen vielfältige neue Anwendungsmöglichkeiten, um uns die Arbeit zusätzlich zu erleichtern. Die Userjourney im „Connected Workspace“ startet dabei schon vor Beginn der Arbeit.

Stationen einer exemplarischen Userjourney

Stellen Sie sich einen Arbeitstag bei einem modernen Unternehmen vor. Über die Mitarbeiter-App stehen Ihnen gesammelt alle Services Ihres Arbeitgebers zur Verfügung.

Mobilität, Arbeitsplatzbuchung, Zutrittskontrolle

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Ihr Kalendertool erinnert Sie morgens an die anstehenden Termine des Tages. Oft klinken Sie sich entspannt von zuhause aus ins Firmennetz ein und arbeiten digital an Ihren Aufgaben. Heute haben Sie jedoch eine wichtige Besprechung vor Ort. Bereits zuvor haben Sie Ihren Schreibtisch über die Arbeitsplatzbuchungssoftware reserviert, den Sie in der offenen Arbeitsumgebung frei wählen können. Die Organisation der Auslastung der Räume vor Ort ist auf die Betriebsprozesse optimiert.

Bei der Fahrt zu Ihrer Arbeitsstelle greifen Sie ebenfalls auf digitale Hilfe zurück. Sie prüfen die Verbindungen des öffentlichen Nahverkehrs und könnten auch gleich online Ihr Ticket lösen. Andere Optionen wären Carsharing-Angebote oder Fahrradflotten. Sie entscheiden sich jedoch für Ihr eigenes Auto. Bevor Sie losfahren, reservieren Sie sich über Ihr Handy im Parkhaus vor Ort Ihren Stellplatz. Für Ihr E-Auto wählen Sie einen Parkplatz mit Ladestation, um gleich aufzutanken. Los geht’s.

Ihre Navigationsapp leitet Sie über die schnellstmögliche Strecke vorbei an einem Stau, so dass Sie pünktlich ankommen. Bei der Einfahrt ins Parkhaus scannen Kameras Ihr Kennzeichen und identifizieren Sie anhand hinterlegter Nutzerdaten im System. Durch die Verknüpfung mit dem Schrankensystem öffnen sich diese automatisch für Sie. Fallen Parkgebühren an, können Sie diese bequem über die Bezahlfunktion in Ihrer App begleichen. Mit den hinterlegten Daten geschieht auch dies völlig kontaktlos. Wenn Ihr Unternehmen die Kosten trägt, kann das System die Daten direkt an die entsprechende Stelle weiterleiten.

Am Eingang zur Firmenzentrale erhalten Sie über Ihre App oder einen Mitarbeiterausweis Zutritt zum Gebäude. Die Zugangsrechte werden ebenfalls vom System verwaltet. Möglicherweise gibt es in dem Bürokomplex verschiedene Mieter oder es handelt sich um einen CoWorking Space. Das System weiß, wer Sie sind und gewährt Ihnen auch innerhalb des Gebäudes Zutritt zu allen für Sie relevanten Bereichen und Räumen.

Digital Signage, Raumbuchung, Besuchermanagement

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In der Lobby begrüßt Sie der digitale Empfang. An der interaktiven Informationsstation gibt es Neuigkeiten oder Wegbeschreibungen für Gäste. Das Digital Signage ermöglicht auch Kommunikation und Information für Gäste. Wenn der Aufzug nicht schon automatisch auf Sie wartet, rufen Sie sich über die integrierte Aufzugssteuerung einen Fahrstuhl, um zu Ihrem Platz zu gelangen. Dort angekommen, möchten Sie wissen, ob einer Ihrer Kollegen ebenfalls schon im Haus ist. Über Ihre App können Sie erkennen, dass er da ist und an welchem Platz er sitzt.

Mit Ihren Kollegen können Sie auch über die eingerichtete Chatfunktion einzeln oder in Gruppen kommunizieren und sich austauschen. Sie checken Ihre E-Mails und Benachrichtigungen. Über Ihre App erhalten Sie auch Infos zu internen Neuigkeiten, wie Personalwechseln, anstehenden Veranstaltungen, Sicherheitshinweisen oder Störungen.

Für Ihr Meeting um 11:00 Uhr benötigen Sie noch einen geeigneten Raum. Über das Buchungssystem können Sie die Übersicht der Raumbelegung und die technische Ausstattung einsehen. Über Filter lässt sich die Auswahl eingrenzen. Hinzu kommt zum Beispiel die Möglichkeit direkt in der App zusätzliches Equipment zu buchen. Die Funktionen der Raumbuchungssoftware lassen komplex erweitern: zum Beispiel mit interaktiven Türschildern oder Möglichkeiten zur Vorbereitung der Raumtechnik.

In Verbindung mit Sensorik und Datenmessung kann das smarte Gebäude auch automatisch auf die geplanten Meetings und Veranstaltungen im Raum reagieren und Parameter wie Licht, Temperatur oder Belüftung automatisch regulieren. So ist in Ihrem Raum bei Ihrem Eintreffen zum Meeting bereits alles startbereit und passt auch während des Meetings das Raumklima an. Sollte es beim Meeting unerwartete technische Probleme geben, können direkt über Ihre App oder ein Steuerungsgerät im Raum die Störung melden oder Support anfragen.

Zu Ihrem Meeting kommt auch ein Kunde von extern. Auch das Besuchermanagement lässt sich digital abwickeln. Sie können den Gast einladen und ihm sogleich einen Zugangscode, zum Beispiel einen QR Code, für den Zugang zum Gebäude schicken oder bei Bedarf auch einen Parkplatz reservieren. Sobald Ihr Besuch am Eingang eincheckt, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sofern Sie ihn nicht persönlich in Empfang nehmen, kann er sich mit dem Wegeleitungssystem zurechtfinden.

Weitere Serviceangebote

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Nach Ihrem Meeting wird es Zeit für das Mittagessen. Die Menükarte können Sie im System lesen. Sollte Ihnen das Essen im Mitarbeiterrestaurant nicht zusagen, können Sie auch essen außerhalb bestellen. Vielleicht bekommen Sie als Mitarbeiter Sonderkonditionen bei umliegenden Restaurants. Ihr Essen können Sie wieder über das Bezahlsystem abrechnen.

Während Ihrer Pause haben Sie die Nachricht erhalten, dass ein Paket angekommen ist. Auf dem Weg zurück zum Arbeitsplatz kommen Sie an Ihrem persönlichen elektronischen Schließ- und Postfach vorbei, das Sie mit den Daten auf Ihrem Handy öffnen.

Vielleicht bietet Ihnen Ihr Arbeitgeber die Möglichkeit an, weitere Dienstleistungen über ihre App zu regeln. Zum Beispiel Anbindungen zu Kleiderreinigung oder einen Reparaturservice für die Werkstatt um die Ecke. So sind Sie bis zu Ihrem Feierabend bestens versorgt.

Mehrwerte und Herausforderungen der Services im „Connected Workspace“

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Sofern die Anwendungen funktional und userfreundlich implementiert und ansprechend gestaltet sind, bieten sie viele Mehrwerte für die Userjourney des Mitarbeiters. Von zufriedenen Mitarbeitern profitieren dann auch die Arbeitgeber. Eine Mitarbeiterapp und andere Anwendungen sollen den Tagesablauf bei der Arbeit grundsätzlich erleichtern. Durch die optimierte Userexperience lässt sich der Komfort und das Wohlbefinden der Mitarbeiter erhöhen. Im „Connected Workspace“ unterstützen digitale Werkzeuge bei alltäglichen Aufgaben, der Organisation, Information und Kommunikation. Dadurch lässt sich Zeit sparen, Stress reduzieren und die Effizienz bei der Arbeit steigern. Nahtlos integrierte Technologien können ebenso die Attraktivität des Unternehmens in der Außenwirkung erhöhen und das Image verbessern.

Doch die vielen gegebenen Möglichkeiten bringen in der Praxis auch große Herausforderungen mit sich. Schwierig ist es vor allem, ein Komplettpaket mit allen Funktionen zu finden. Es gibt sehr viele Hersteller für die unterschiedlichen Anwendungszwecke, diese aber alle in einer Plattform zusammenzubringen, ist sehr aufwendig und kompliziert. Je komplexer die Anwendung, desto schwieriger ist es, diese in eine Workspace-App des Arbeitgebers zu integrieren. Die Kommunikation der verschiedenen Dienste untereinander und die Verknüpfung zur Gebäudetechnik ist ein hochkomplexes technisches Unterfangen. Hier müssen die Schnittstellen und Prozesse klar definiert und geregelt sein. Frühzeitige Koordination der relevanten Gewerke von IT und Gebäudetechnik ist essentiell.

Letztlich ist auch nicht alles, was technisch möglich ist auch sinnvoll. Muss die Raumsteuerung beispielsweise über das Handy geschehen oder gibt es Dinge, die auch analog gut zu lösen sind? Will ich meine Zutrittskontrolle lieber nicht cloudbasiert steuern, sondern lieber im Haus?

Es geht darum, eine schlüssige, zweckorientierte Userjourney zu gestalten und eine möglichst reibungslose Experience zu ermöglichen.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH

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