Präsentationstechnik für Tagungshotels und Konferenzzentren in Zeiten der Digitalisierung

Die Medientechnik hat sich in den vergangenen Jahren rasant entwickelt. Das hat auch Auswirkungen auf die Meeting- und Konferenzflächen von Tagungshotels und Tagungszentren. Die Betreiber und Inhaber von Hotels und Tagungszentren müssen sich damit auseinanderzusetzen, wie sie ihre Tagungsflächen weiterentwickeln, welche Technologien zukunftssicher sind und welche Investitionen sich rechnen. In diesem Artikel geben wir eine kurze Übersicht über die aktuellen Entwicklungen und wie sich Betreiber und Inhaber zukunftssicher aufstellen können.

Wachsende Besuchererwartungen

Die heutigen Besucher von Tagungshotels und Konferenzzentren haben höhere Erwartungen an die technische Ausstattung. Sie bringen sehr viel mehr Vorwissen und Gewohnheiten in Bezug auf die Technik mit. Zudem haben sie öfters eigene Geräte, die sie nutzen wollen. Auch in Tagungshotels erwarten sie, eine ausreichende technische Infrastruktur und ein gutes Nutzererlebnis vorzufinden.

Das führt dazu, dass Tagungs- und Konferenzflächen heute wie moderne Arbeitswelten behandelt werden müssen. Das erfordert moderne, interaktive Medientechnik, wie Touchdisplays und Videokonferenz- und Unified Communication-Systeme. Traditionelle Präsentations-Tools wie ein mobiler Projektor, Flipchart, Metaplanwand und Präsentationskoffer reichen dafür nicht mehr aus.

Welche Medien- und Präsentationstechnik ist sinnvoll?

„Eine der wesentlichsten Anforderungen an einen modernen Konferenzraum, ist, dass die Gäste Inhalte von ihren Laptops etc. darstellen können“, weiß Philip Eschenfelder, AV-Senior Consultant und Project Manager der macomGROUP. Für die Darstellung werden Displays immer beliebter. Diese sind in den vergangenen Jahren immer flacher und günstiger geworden und können aufgrund einer Vielzahl an Bildschirmgrößen bis hin zu 98“ in den meisten Konferenzräumen eingesetzt werden. Sind sie zusätzlich touchfähig, können sie auch für interaktives Präsentieren und Annotation genutzt werden. Für hochwertige Meeting-Räume werden in der Zwischenzeit auch LED-Wände eine Lösung.

Wireless Presentation

Für die Verbindung zum Display und die Stromversorgung der mitgebrachten Laptops sind Tischanschlussfelder mit HDMI-Schnittstellen sinnvoll. Zusätzlich sollten Betreiber und Inhaber auch kabellose Verbindungsmöglichkeiten bereitstellen. Dabei sollte man allerdings aufgrund der Vielfalt an externen Geräten möglichst viele Verbindungsstandards ermöglichen, beispielsweise Airplay und Miracast. Hier verfügt der Markt über clevere und solide Lösungen. Dennoch sollte die Auswahl durchdacht sein. Hier spielen einerseits die geplanten Use-Cases eine Rolle, anderseits auch die IT-Vorgaben bezüglich Sicherheitsstandards.

Videokonferenzen und Unified Communication & Collaboration (UCC)

Meetings- und Konferenzen werden immer interaktiver. Zudem sind immer öfters nicht alle Teilnehmer vor Ort, sondern klinken sich mittels Videokonferenztechniken ein. Im Bereich Videokonferenz und UCC geht der Trend zu Software-basierten Lösungen. Proprietäre Hardware-Systeme, die früher besonders im Bereich Videokonferenz eingesetzt wurden, sind heute nicht mehr zeitgemäß. UCC-Software-Lösungen wie Microsoft Teams, Webex Teams von Cisco, Zoom oder Skype for Business kombinieren Videokonferenz mit Chat-, Datentransfer- und Kollaborations-Funktionen. Für die Umsetzung in Meetingräumen gibt es unterschiedliche Ansätze. Besonders für kleinere Räume bis sechs Personen eignen sich sogenannte All-in-One-Displays. Diese kombinieren ein Touchdisplay mit integrierter Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und einem UCC-Client.

Hohe Usability und einfache Bedienung für Besucher und Betreiber

Moderne Technik alleine macht aber keine erfolgreiche Veranstaltung aus. Wichtig ist, dass sie auch einfach zu bedienen ist. „Präsentationstechnik, die nicht sofort funktioniert, sondern erst umständlich mit Hilfe des Hotelpersonals gestartet werden muss, ist wie ein Catering, das nicht schmeckt. Die Konferenz kann man zwar durchführen, aber es bleibt ein negativer Beigeschmack“, erläutert Diplom-Ingenieur Hugo Nägele, Vertriebsingenieur bei der macomGROUP.

Deshalb sollten Technik und Räumlichkeiten intuitiv und ohne Unterstützung eines technischen Personals bedienbar sein. Dies ist bei einfacheren Systemen mit Automatismen wie automatische Signalerkennung beim Anschluss von externen Laptops machbar. Zudem kann ein Welcome-Screen auf dem Display mit präzisen und übersichtlichen Hinweisen den Besuchern zeigen, wie sie ihr Laptop anschließen müssen. Bei Räumen mit mehr Flexibilität, mehreren Anbindungsmöglichkeiten oder umfangreicheren Anforderungen ist die Steuerung der Technik mittels Touch-Panel fast unausweichlich. Hier sollte aber auf eine übersichtliche, und intuitive Bedienoberfläche geachtet werden.

Was bedeuten die Entwicklungen für Neubau und Renovierung

In der Vergangenheit haben sich Hotelbetreiber bei der Gestaltung von Konferenzflächen eher auf Inneneinrichtung als auf die technische Ausstattung konzentriert. Häufig musste dabei die Technik dem Design folgen. In modernen Arbeits-, Meeting- und Konferenzflächen ist das aber nicht mehr machbar. Der Planungsfokus sollte deshalb auf einer fundierten und frühzeitigen Anforderungsdefinition liegen. Dabei sollten zusätzlich zur Innenarchitektur auch frühzeitig die technischen Gewerke eingebunden werden.

Gestiegene Anforderungen an Raumakustik

„Was viele Architekten und Bauphysiker noch nicht in Blick haben, ist, dass sich die Akustik-Anforderungen geändert haben. In kleineren und mittleren Meeting-Räumen hat früher die Raumakustik-Klassifizierung A3 nach DIN18041 ausgereicht. Für eine gute Audioqualität in Videokonferenzen wird aber eine A4-Klassifizierung benötigt“; erklärt Hugo Nägele.

„Zusätzlich darf die Beschallung in den Räumen nicht vernachlässigt werden“ ergänzt Philip Eschenfelder. „Hier sind zunächst die bestehenden Anforderungen klar zu definieren und die Lösungen daraufhin zu auszulegen: Ist lediglich der Ton der anzubindenden Gastgeräte wiederzugeben? Ist eine drahtlose Mikrofonie nötig oder ein Voicelift-System sinnvoll? Soll der Raum auch für Event-Veranstaltungen mit höheren Beschallungsanforderungen genutzt werden? All diese Fragen haben Einfluss auf die beschallungstechnischen Anforderungen des Raumes und sollten im Einklang aller weiteren Gewerke Berücksichtigung finden.“

Zukunftsausblick: Auf dem Weg ins Smart Building

Betrachtet man die aktuellen technischen Entwicklungen wie IoT, 5G-Standard, KI, Smart Home-Produkte und Sprachassistenten zeichnen sich die Vorboten von Smart Buildings schon heute ab. Wer sich optimal für die Zukunft aufstellen möchte, kann schon jetzt einige Weichen dafür stellen:

 

  • Use-Cases werden immer wichtiger, da die Technik immer spezialisierter wird. Das bedeutet, dass „Smart“ in Zukunft nur für die geplanten Use-Cases funktionieren wird.
  • Die Usability entscheidet, ob Technik genutzt wird: Einfache Systeme, die intuitiv bedient werden können, werden im Smart Building alternativlos.
  • Räume werden zu funktionalen Einheiten: Medientechnik, Raumsteuerung und Architektur dürfen nicht mehr als separate Komponenten gesehen werden. Insellösungen und proprietäre Systeme wird es im Smart Building nicht mehr geben.
  • IoT und Big Data – Sensoren tracken alles im Meetingraum: Die technischen Lösungen dafür sind bereits vorhanden. Die Fragen, die hier noch zu klären sind, sind vor allem organisatorischer Natur: Welche Daten sollen getrackt werden? Was soll damit gemacht werden? Und wie ist das vereinbar mit dem Datenschutz?
  • Betrieb und Operations-Management wird wichtiger und ein Erfolgsfaktor. Während es in der Vergangenheit ausreichend war, dass beispielsweise eine kaputte Projektorbirne innerhalb eines Tages ausgewechselt wurde, muss die Technik im Smart
  • Building 24/7 verfügbar sein. Das erfordert neue Betriebskonzepte und Betriebsmodelle für die eingesetzte Technik, Räume und das gesamte Gebäude. Sofortige Problemlösung muss zu jeder Zeit gegeben sein.

Fazit:

Tagungshotels und Konferenzzentren stehen vor der Herausforderung, sich gegen die neue Konkurrenz der CoWorking-Anbieter und Collaboration Spaces zu behaupten. Dazu müssen sie ihre Meeting- und Konferenzflächen wie moderne Arbeitswelten betrachten und eine moderne und interaktive technische Ausstattung anbieten, wie sie heutzutage von den Besuchern erwartet wird. Dazu gehört auch, dass Medientechnik und Konferenzflächen einfach, intuitiv und flexibel ohne technischen Support bedienbar sind und schnell an die unterschiedlichen Use-Cases angepasst werden können. Zudem ist es wichtig, Räume und Technik so zu konzeptionieren, dass sie bestmöglich genutzt werden können. Besonders im Hinblick auf die Zukunft der Smart Buildings sollten Medientechnik, Raumsteuerung und Architektur schon heute als funktionale Einheiten gesehen werden.

Autor:

Martin C. Wagner, Head of Marketing der macomGROUP

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