Historisch gewachsene, uneinheitliche AV-/IT-Strukturen sind in vielen Unternehmen die Norm. Sie erschweren den Betrieb, die Nutzung und den erforderlichen Service der AV-/IT-Systeme und gehen zu Lasten von Kosten, Produktivität und Nutzererlebnis. Vor dem Hintergrund der in den letzten Jahren überproportional gewachsenen Anforderungen halten sie dem Digitalisierungsdruck der Organisationen nicht stand.

Ist die Entscheidung gefallen, dass Investitionen in die Digitalisierung erforderlich sind, werden aufgrund der oft sehr hohen erforderlichen Investitionssummen schrittweise Maßnahmenpläne vereinbart. Unternehmensbereiche, Standorte und Räumlichkeiten werden priorisiert und in einen Investitionsplan über mehrere Stufen und Jahre überführt. Dies ist oft anders gar nicht darstellbar und auch nicht verkehrt. Was jedoch sehr oft dabei vergessen wird, ist zuvor ein ganzheitliches Technologiekonzept mit einem Standardisierungsfahrplan zu entwickeln. Dies ist die Grundlage für jede Investition, für jeden professionellen Betrieb und somit für das eigentliche Ziel: die Sicherstellung einer Arbeitsumgebung für ein produktives, effizientes Arbeiten mit einer hohen Nutzerzufriedenheit.

Wenn es im Bereich AV- und IT-Technik zum Thema Standardisierung kommt, denken wir immer direkt an die Standardisierung der Technik an sich. Ist das ausreichend oder geht es nicht um viel mehr als nur festzulegen, welche Technologie in den einzelnen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz kommen wird?

Mindestens genauso wichtig wie die eigentliche Technologie ist die Standardisierung des Roll-Outs -also des Prozesses, um die neue Technik über verschiedene Niederlassungen und unter Berücksichtigung unterschiedlicher Anforderungen der Abteilungen auszurollen. Erfolgt ein solches Projekt länderübergreifend, so stellen sich zusätzliche wichtige Fragen hinsichtlich Produktverfügbarkeit und Lieferketten. All dies gilt es bereits bei der Festlegung technischer Standards und bei der Planung der Roll-Out Prozesse zu beachten.

Dann folgt der Regelbetrieb, der ebenfalls in der Anfangsplanung mitberücksichtigt werden sollte. Denn die beste Technik führt nicht zum Erfolg, wenn die Verfügbarkeit nicht sichergestellt ist und der Nutzer nicht weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Hierzu bedarf es eines detaillierten Betriebsmodells mit festgelegten Rollen und Reaktionszeiten.

Darüber hinaus sollte in den gesamten Prozess auch der Einkauf einbezogen werden. Die Festlegung von Warenkörben mit klaren Definitionen ist die Grundlage für einen fundierten Markt- und Preisüberblick. Auch hier sind bei überregionalen und vor allem auch bei internationalen Roll-Outs die Verfügbarkeit der Technologie sowie die Leistungsfähigkeit der Anbieter in den einzelnen Regionen mitentscheidend. Nur so kann nachher die Qualität im Betrieb sichergestellt werden. Der festgelegte technische Standard muss jedoch regelmäßig auf neue technische Anforderungen und auf Änderungen der Verfügbarkeit der eingesetzten Produkte überprüft werden. Denn ein Standard der heute festgelegt wird und dessen Roll-out über mehrere Monate auf viele Räume und diverse Standorte geplant ist, wird sich während dieser Zeit zwangsläufig verändern. Auch für diese regelmäßige Aktualisierung bedarf es geregelter Prozesse und Abläufe.

Werden alle diese Themen berücksichtigt und greifen diese wie Puzzleteile ineinander, wird die Standardisierung unternehmensweit gelingen – und somit auch der eigentliche Sinn und Zweck erreicht werden – nämlich die User Experience grundlegend zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Autor: Ferenc Ellermann, Business Development Manager macom GmbH