macom Newsletter 11/2024: Vergleich Klassische AV-Technik-Beschaffung vs. “as a Service”-Verträge

In der aktuellen wirtschaftlich angespannten Lage sehen sich Unternehmen mit einer komplexen Herausforderung konfrontiert: Einerseits müssen sie aufgrund unsicherer Marktentwicklungen und steigender Kosten ihre Investitionen zurückhalten, andererseits sind sie gezwungen, ihre Strukturen zu optimieren, digitale Transformationen voranzutreiben und agiler zu werden, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Zusätzlich kommt die Herausforderung der Mitarbeiterbindung und -gewinnung hinzu.

Der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte ist intensiver denn je, während Unternehmen gleichzeitig bemüht sind, ihre bestehende Belegschaft produktiv und motiviert zu halten. Doch wie können Unternehmen die Produktivität ihrer Teams sicherstellen, wenn Ressourcen knapp und die Arbeitslast hoch sind? Ein wichtiger Baustein dabei ist es, die richtigen digitalen Werkzeuge bereitzustellen, damit Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient und mit einem hohen Maß an Motivation erfüllen können.

In diesem Spannungsfeld zwischen Kostensenkung, digitaler Transformation und dem Erhalt der Mitarbeiterzufriedenheit kann Outsourcing eine sinnvolle Lösung darstellen. „as a Service“-Modelle, wie Software-as-a-Service (SaaS) oder Infrastructure-as-a-Service (IaaS), oder AV as a Service (AVaaS) bieten als Outsourcing-Modelle Unternehmen die Flexibilität, notwendige technologische Ressourcen nach Bedarf zu skalieren, ohne hohe Anfangsinvestitionen tätigen zu müssen. Diese Modelle ermöglichen es Unternehmen, ihre AV und IT-Infrastruktur, Softwarelösungen oder sogar bestimmte Geschäftsprozesse effizient auszulagern und so ihre Ressourcen gezielt auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch schneller auf Veränderungen reagieren und ihre digitale Transformation vorantreiben.

Die Beschaffung und Integration von Audio-Visual-Technik (AV-Technik) ist für Unternehmen und Organisationen ein wesentlicher Bestandteil ihrer IT- und Infrastrukturplanung. In den letzten Jahren hat sich dabei bereits eine Verschiebung in den Beschaffungsmodellen vollzogen: Unternehmen stehen zunehmend vor der Entscheidung, ob sie AV-Technik klassisch kaufen und einmalig integrieren oder auf moderne „as a Service“-Modelle setzen, bei denen Hardware, Software und Dienstleistungen flexibel bereitgestellt werden. In diesem Artikel möchten wir die beiden Modelle vergleichen und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile beleuchten.

Klassisches Projektvorgehen bei der Beschaffung von AV-Technik

Beim klassischen Ansatz handelt es sich in der Regel um eine einmalige Beschaffung und Installation von AV-Technik. Unternehmen legen hierbei einen festen Bedarf fest, kaufen die benötigte Hardware und Software und integrieren diese in ihre bestehende Infrastruktur.

Vorteile

  • Volle Kontrolle und Eigentum: Nach der Anschaffung gehört die Technik dem Unternehmen. Es hat uneingeschränkten Zugriff auf die Geräte und kann diese nach Belieben nutzen.
  • Lange Lebensdauer: Geräte werden oft für mehrere Jahre genutzt, was bei einer korrekten Wartung eine gute Investition darstellt.
  • Individuelle Planung: Das klassische Modell ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen, die exakt auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden können.


Nachteile

  • Hohe Anfangsinvestition: Die Anschaffungskosten für Hardware und Software können erheblich sein, was zu einer hohen Kapitalbindung führt.
  • Wartung und Upgrades: Das Unternehmen ist für die regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Technik verantwortlich, was zusätzliche Ressourcen und Kosten verursacht.
  • Skalierbarkeit: Falls sich der Bedarf ändert oder zusätzliche Geräte benötigt werden, muss das Unternehmen weitere Investitionen tätigen und ggf. die bestehende Infrastruktur anpassen.

„as a Service“-Verträge: Flexibilität und Risikominimierung

Im Gegensatz dazu steht das „as a Service“-Modell, bei dem Unternehmen AV-Technik als Serviceleistung über einen Anbieter beziehen. Hierbei erfolgt die Bereitstellung der Technik auf Basis eines Abonnements oder einer monatlichen, pauschalen Miete. Der Anbieter stellt die Hardware, Software und den Service zur Verfügung, während das Unternehmen die Technik je nach Bedarf nutzt.

Vorteile:

  • Keine Anfangsinvestitionen: Statt die komplette Technik zu kaufen, zahlt das Unternehmen regelmäßig für den Service, was zu einer deutlich geringeren Kapitalbindung führt.
  • Flexibilität: Das Unternehmen kann bei Bedarf schnell zusätzliche Geräte hinzubuchen oder nicht mehr benötigte Technik wieder abgeben. Auch Upgrades und Anpassungen erfolgen meist ohne größere Investitionen.
  • Agilität: Das „as a Service“-Modell ermöglicht eine schnelle Skalierbarkeit und Anpassung der Infrastruktur ohne langwierige Investitions- oder Umstellungsprozesse. Dies gibt Unternehmen die nötige Flexibilität, um auf kurzfristige Änderungen zu reagieren.
  • Risikoverlagerung: Einer der größten Vorteile von „as a Service“-Verträgen ist die Risikoverlagerung auf den Dienstleister. Wartung, Reparaturen, Upgrades und oftmals auch der Ausfall der Technik werden durch den Anbieter übernommen. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, in denen Unternehmen möglicherweise weniger Ressourcen für Reparaturen oder unerwartete Ausgaben haben, kann dies eine erhebliche Entlastung darstellen. Zudem sorgt die kontinuierliche Aktualisierung der Technologie dafür, dass Unternehmen nie mit veralteten Geräten arbeiten müssen, was das Risiko von Verfügbarkeitsunterbrechungen minimiert.
  • Kostentransparenz und Planungssicherheit: Das Miet-Modell sorgt für eine klare monatliche oder jährliche Kostenstruktur, die die Budgetplanung vereinfacht und es Unternehmen ermöglicht, ihre Ausgaben genau zu kalkulieren. Diese Planungssicherheit ist besonders in Zeiten von Unsicherheit und Veränderung von entscheidender Bedeutung.


Nachteile:

  • Langfristige Kosten: Auf lange Sicht können die monatlichen oder jährlichen Gebühren die einmaligen Anschaffungskosten übersteigen, was die Gesamtkosten der Lösung erhöhen kann. Berücksichtigt man allerdings alle (oftmals verdeckten) internen Kosten und personellen Aufwände über die Jahre, so halten sich die Modelle preislich die Waage.
  • Abhängigkeit vom Anbieter: Unternehmen sind auf den Service und die Verfügbarkeit des Anbieters angewiesen, was in Fällen von Ausfällen oder Problemen zu Herausforderungen führen kann.
  • Eingeschränkter Zugriff: Im Vergleich zur klassischen Anschaffung hat das Unternehmen weniger Zugriff die Technik, da sie nicht Eigentümer sind.

Fazit: Welches Modell ist das richtige?

Die Wahl zwischen dem klassischen Projektvorgehen und einem „as a Service“-Modell hängt maßgeblich von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Wer auf langfristige Investitionen und vollen Zugriff setzt, wird möglicherweise weiterhin das klassische Modell bevorzugen. Für Unternehmen, die eine Verfügbarkeit der Gesamtlösung, Flexibilität, geringere Anfangsinvestitionen und eine sorgenfreie Wartung wünschen, bieten „as a Service“-Verträge eine attraktive Alternative.

In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten bieten „as a Service“-Modelle zudem erhebliche Vorteile hinsichtlich Agilität, Flexibilität und Risikomanagement, die vielen Unternehmen helfen können, sich besser an unvorhergesehene Marktbedingungen anzupassen und die finanziellen und betrieblichen Risiken zu minimieren.

Um eine Organisation auf ein AV as a Service Modell umzustellen, bedarf es in aller Regel einiger Vorbereitungen und eventuell auch interner Strukturveränderungen. Je größer ein Unternehmen, desto sinnvoller ist es oftmals einzelne Standorte oder Bereiche schrittweise umzustellen und nicht direkt eine neue Gesamtlösung anzustreben. Auch in dieser Phase stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

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