In den letzten Jahren sehen sich Unternehmen mit großen Veränderungen konfrontiert. Die Etablierung hybrider Arbeitsformen schreitet auch in Zukunft weiter voran. Treiber dieser Entwicklung sind die Digitalisierung und der veränderte Umgang mit digitalen Technologien, veränderte Nutzeranforderungen, der Generationenwechsel und eine andere Erwartungshaltung der Arbeitnehmer an die Arbeitgeber hinsichtlich Work-Life Balance und Flexibilität bei der Arbeit. Gleichzeitig herrscht eine große Unsicherheit aufgrund der Frage der Ausgestaltung und effizienten Nutzung der Arbeitsflächen in den Bürogebäuden, Lieferkettenproblemen und der aktuellen Inflationsrisiken. Das erschwert die Planbarkeit für Entscheider, während der Handlungsdruck, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und das Unternehmen zeitgemäß zu transformieren gleichzeitig ansteigt.
Getrenntes Zusammenarbeiten benötigt neue Flächen- und Anwendungskonzepte
Verteiltes, vernetztes Arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus hat sich insbesondere während der Pandemie bewährt. Viele Arbeitnehmer wollen auch weiterhin im Home-Office arbeiten und die Vorteile der neuen Flexibilität und Mobilität nutzen. Nun stellt sich die Frage, wie die Arbeitgeber Ihre Angestellten trotzdem zurück in die Firma holen können, um den Kontakt und das Gemeinschaftsgefühl nicht zu verlieren. Fest steht, dass klassische Einzelarbeitsplätze in Büros zukünftig vermehrt wegfallen und der Flächenbedarf generell sinken wird. Von zentraler Bedeutung werden zunehmend Kommunikations- und Kollaborationsflächen für flexibles aktivitätsbasiertes Arbeiten. Die Räumlichkeiten müssen entsprechend optimiert werden. Für die flexible Nutzung braucht es ein intelligentes Flächenmanagement; zum Beispiel in Form von modernen Buchungssystemen, smarter Sensortechnik und datengesteuerter Gebäudeautomatisierung.
Kaum mehr Meetings ohne Remote-Teilnehmer
Durch die Umstellung der Arbeitsweisen nimmt die Anzahl hybrider Meetings massiv zu. Es wird kaum noch Besprechungen ohne Teilnehmer von anderen Standorten geben. Die technologischen Herausforderungen dabei sind groß. Eine funktionierende technische Infrastruktur ist zunehmend entscheidend für die Produktivität der Mitarbeiter. Ein Problem bei hybriden Meetings ist, dass Remoteteilnehmer bisher noch oft im Nachteil sind. Sie werden zu wenig wahrgenommen, bekommen nicht alles mit oder können sich nicht ausreichend beteiligen. Nonverbale Signale sind für sie schwer zu erfassen. Darunter kann die Konzentration und Produktivität im Meeting leiden. Wurden solche Einschränkungen früher noch geduldet, ist die Sichtbarkeit und Relevanz hochwertiger Meetingräume und Servicestrukturen heute stark gestiegen. Medientechnik und IT spielen bei New Work eine Schlüsselrolle. Ob bei Besprechungen, der Unternehmenskommunikation oder Kundenpräsentationen: In businesskritischen Situationen müssen die digitalen Übertragungskanäle funktionieren und die komplexe Verständigung möglichst umfassend unterstützen. Die räumlichen Gegebenheiten müssen an die neuen Use Cases angepasst sein. Kameraperspektiven, Beleuchtung und Akustik sind nur ein paar Aspekte, die es zu bedenken gibt.
Supportbereiche müssen sich neu erfinden
In der Folge investieren Unternehmen mehr in Technik. Die Aufrüstung von Flächen mit UCC Systemen, insbesondere Microsoft Teams Räumen, boomt. Bei der Anschaffung geht es aber um deutlich mehr als nur die Hardware. Die Technologie dient immer den Nutzern, ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen und sollte entsprechen darauf zugeschnitten sein. Je größer das Unternehmen ist, desto kritischer ist es, nachhaltige und effiziente Betriebskonzepte zu entwickeln, um die Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit der technischen Infrastruktur zu gewährleisten. Die Supportbereiche AV, IT und Workspace Management müssen verstärkt zusammenarbeiten und sich neuerfinden. Für ein projektbezogenes Vorgehen ist keine Zeit mehr. Hochwertige Technik reicht nicht mehr aus. Eine reibungslose User Experience ist der Schlüssel zu hoher Produktivität. Es braucht Servicekonzepte für schnelle Bereitstellung und Reaktionszeiten, geregelte Rahmenverträge mit Dienstleistern und Remote Management Systeme, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Für moderne Beschaffungs- und Rolloutmodelle müssen skalier- und anpassbare Raum- und Technologiestandards erarbeitet und kontinuierlich im Sinne eines Lifecycle Managements weiterentwickelt werden, um schnell auf Veränderungen wie wechselnde Anforderungen oder auslaufende Produkte reagieren zu können.
AV as a Service als Alternative
Klassische Serviceeinheiten können das oft nicht mehr stemmen. Sie müssen darüber nachdenken, wie viel sie auch mit wenig Personal selbst leisten können oder welche Dienstleistungen sie auslagern können. Wichtig ist, die sich wandelnden Anforderungen an neue Arbeitsformen zu verstehen und zu prognostizieren, wo die Entwicklung hingeht. Die Nutzungsszenarien geben die Veränderungen für alle Bereiche vor. In der Konsequenz ändern sich auch die Prozesse der Serviceeinheiten. Alternative Beschaffungs- und Betriebsmodelle wie AV as a Service bieten Entlastung. Die Investitionskosten entfallen dabei. Dafür zahlt das Unternehmen eine regelmäßige und individuell anpassbare Servicepauschale. Technologie und Servicebetrieb werden von externen Dienstleistern vollständig gestellt und übernommen. Das Konzept bietet Firmen mehr Flexibilität bei der Planung bei geringerem Risiko.
macom hilft bei der Implementierung neuer Technologien und Arbeitsprozesse
Der Change Prozess ist ganzheitlich und umfasst alle Unternehmensbereiche. Auch die Nutzer müssen sich in der digitalen Umgebung zurechtfinden. Wie verhalte ich mich im hybriden Meeting? Worauf achte ich? Wie inszeniere ich mich vor Kamera? Wie halte ich Kontakt zur Belegschaft? Intuitive Technologielösungen sind ein Teil der neuen Arbeitskultur. macom kann Unternehmen bei der Implementierung neuer Technologien und Arbeitsprozesse und der digitalen Business Transformation umfassend unterstützen. Mit unserem internen Trendscouting, unserem eigenen Innovation Hub macomLAB und Best Practice-Erfahrungen aus unzähligen Projekten, beraten wir Sie gerne. Sprechen Sie uns an!
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Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH