Die Audiovisuelle Kommunikationstechnologie, auch häufig als Medientechnik bezeichnet, ist ein entscheidender Schlüssel zur Erweiterung und Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit in modernen Arbeits-, Lern- und Kundenumgebungen. Mit steigendem Umfang an medientechnischer Ausstattung steigt auch die Komplexität. Die Folgen sind eine Überforderung der Nutzer, steigende technische Probleme, Störungen und Ausfallzeiten. Dies liegt aber häufig nicht unbedingt an der Technologie an sich, sondern vielmehr an fehlenden Schulungskonzepten, unklaren Supportprozessen, fehlenden Ansprechpartnern und langen Reaktionszeiten – diese führen zur Frustration bei den Nutzern und stark erhöhtem Verwaltungsaufwand für den Betreiber. Für das Unternehmen bedeutet dies darüber hinaus einen messbaren Produktivitätsverlust und somit bares Geld. Um dies zu vermeiden, bedarf es bereits zum Zeitpunkt der Investitionsentscheidung in die Medientechnik eines detaillierten Service- und Betriebskonzeptes.

Mit unseren Service- und Betriebskonzepten garantieren wir eine langfristige Erhaltung der Wertschöpfung und eine hohe Produktivität Ihrer medientechnischen Anlagen. Sie bilden die Grundlage für einen professionellen Betrieb der Technologie, denn die Investition an sich stellt noch keinen Mehrwert dar. Erst die effektive Nutzung der Technologie im Regelbetrieb bringt Ihrer Organisation den eigentlichen Gewinn.

Unsere Konzepte orientieren sich an den individuellen Anwendungsszenarien und Nutzeranforderungen in Ihrem Unternehmen. Eine optimale User-Experience für hohe Nutzerzufriedenheit, intuitive Bedienung für effizientes Arbeiten und die Steigerung der Produktivität stehen im Mittelpunkt.
Gleichzeitig sorgen eindeutig geregelte Prozesse und klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten unter den Servicedienstleistern für übersichtliche Steuerung des Betriebs, schnellen Nutzersupport und nachhaltige Wartung und Optimierung. Durch vorausschauendes End-of-Life Management ist der Betrieb und dessen Wirtschaftlichkeit dauerhaft über den gesamten Lebenszyklus der AV-Anlagen gesichert.

Darüber hinaus entsteht Transparenz in der gesamten Serviceorganisation. Planbare Betriebskosten geben zusätzlich Sicherheit für die zukünftige Optimierung und Anpassung an sich ändernde Anforderungen mit Hilfe eins klar definierten Change Management Prozesses.

Auf der Grundlage eines festgelegten Betriebsmodells erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die wichtigsten Aspekte und Parameter für Ihr Servicekonzept. Zusammen mit allen relevanten Verantwortlichen legen wir den Zeitplan, die Ziele und damit den Leistungsumfang für die Services fest. Dabei berücksichtigen wir alle bereits vorhanden Unterlagen zu bereits vorhandener AV-Infrastruktur und bestehenden Betriebsabläufen. Diese werden gegebenenfalls angepasst und ergänzt, um eine vollständige Dokumentation der betrieblichen Infrastruktur und Management Tools.

In einem Entwurf definieren wir die genauen Spezifikationen der Leistungsbilder der einzelnen Services und klären die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Dienstleister und Lieferanten. Die Abläufe der Prozesse und Schnittstellen (zB. IT, Facility Management) werden detailliert beschrieben, so dass sowohl Betreibern als auch Nutzern klar ist, wie im jeweiligen Servicefall vorzugehen ist. In Servicelevel-Agreements werden die zu erbringenden Leistungen verbindlich festgehalten. Über messbare KPIs für die einzelnen Leistungspakete kann das Erreichen und die Einhaltung der Ziele überprüft werden. Dies können zum Beispiel Reaktionszeiten im Support, Reparaturzeiten und regelmäßige Wartungszyklen sein. Ein standardisiertes, regelmäßiges Reporting der einzelnen Dienstleister ist eine weitere entscheidende Maßnahme zur Qualitätssicherung und sollte Bestandteil jedes Servicekonzeptes sein.

Die entscheidende Frage zum Schluss: Stehen die Anforderungen an den Service und das verfügbare Budget im Einklang? Diese Frage muss geprüft werden, denn ein Missverhältnis verhindert entweder am Ende die Nutzerzufriedenheit oder belastet die Betriebsorganisation so hoch, dass der Service nicht nachhaltig aufrechterhalten werden kann. Servicekonzepte müssen aus diesem Grund zwingend eine professionelle Kostenschätzung für Ressourcen und Budgets beinhalten. Diese bildet auch die Basis für die nachgelagerten Ausschreibungen. Es ist selten zu früh sich um den Betrieb der Medientechnik Gedanken zu machen. Wir sind gerne Ihre Gesprächspartner.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH