Medientechnik ist ein integraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Kommunikation und Kollaboration erfolgt standortübergreifend über digitale Tools. Mitarbeiter:innen verbringen viel Zeit in virtuellen Meetings und Videokonferenzen. Meistens sind dabei Personen remote zugeschaltet. Mobiles, hybrides Arbeiten stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Die Technik in Meetingräumen muss funktionieren, um die Produktivität aufrecht zu erhalten.
Auch die Erwartungen der Mitarbeiter:innen haben sich verändert. Sie wollen mobil und flexibel sein, von überall arbeiten können und sich nicht mit technischen Problemen herumschlagen.
Trotz der Vielzahl an Meetings und Videokonferenzen sind die Erfahrungen mit der Technologie nicht immer positiv. Zum Beispiel klagen Nutzer:innen über uneinheitliches Equipment in verschiedenen Meetingräumen und Unklarheit bei die Bedienung, über Verbindungsprobleme oder fehlende Kompatibilität von Raumequipment mit Software von externen Kunden.
Unternehmen müssen dafür die entsprechenden Lösungen für diese Bedarfe bereitstellen. Die Industrie bietet dafür immer wieder neue Ansätze und Produkte an. Ein populäres Konzept für effizientere Meetings ist „Bring Your Own Meeting“ (BYOM).
Was ist BYOM?
Bring Your Own Meeting (BYOM) bezeichnet ein technisches Konzept für drahtlose Videokonferenzlösungen zur Verbesserung der Userexperience im Meetingkontext. Es ähnelt dem Bring Your Own Device-Ansatz (BYOD) und stellt den nächsten Schritt dieses Konzepts dar.
Ganz im Sinne verteilter Arbeitsformen, bei denen ohnehin jeder hat seine eigenen digitalen Endgeräte immer dabei hat, liegt hier der Fokus auf der Nutzung der persönlichen Laptops, Smartphones oder Tablets.
BYOD ermöglicht Mitarbeiter:innen grundsätzlich, ihre eigenen Endgeräte mit in die Arbeitsumgebung zu bringen und sich nahtlos mit den vorhandenen Systemen, Netzwerken und Ressourcen zu verbinden, egal in welchem Gebäude oder Raum sie sich befinden. Dies gilt speziell für die Kommunikations- und Kollaborationsumgebungen in Meetingräumen. Alle Nutzer:innen können sich mit dem System im Meetingraum verbinden, Meetings starten, an Meetings teilnehmen und dabei die zur Verfügung stehenden Geräte im Raum nutzen. Ohne ein langes Setup oder größere Vorbereitungen können alle Nutzer:innen auf Raumkameras, Displays, Mikrofone und Lautsprecher zugreifen, damit arbeiten und Inhalte über das Raumsystem teilen.
Bring Your Own Meeting geht noch einen Schritt weiter und macht den Ansatz noch flexibler und individueller. Die Nutzer:innen nicht auf ein vorgegebenes Raumsystem angewiesen. Das BYOM Set Up benötigt lediglich die Peripheriegeräte. Die Nutzer:innen steuern das Meeting und die Technik von ihrem eigenen Endgerät aus.
Dabei können sie nicht nur die Technik im Raum, sondern auch jede Software nutzen, die sie möchten, ohne auf bestimmte Tools beschränkt zu sein. Der Meetingraum ist so angelegt, dass er mit möglichst allen Tools, Programmen und UC Plattformen funktioniert, die die User:innen zum Arbeiten nutzen. Egal ob Zoom, Webex, Teams oder Google Meet – sie haben die freie Auswahl. Die Raumdevices reagieren auf dabei auf das Endgerät, um den Prozess möglichst reibungslos zu machen. Es geht hier nicht nur darum, das professionelle Equipment im Meetingraum zu nutzen, sondern den Workflow selbst zu gestalten.
Die Vorteile von BYOM-Lösungen im Überblick:
- Personalisierte Meetings: User:in hat volle Kontrolle über die Meetingexperience und den Workflow und steuert das Meeting mit eigenem Device.
- Hohe Meetingqualität durch Nutzung des professionellen Equipments im Meetingraum.
- System- und plattformunabhängig: User:innen können Hard- und Software nutzen, mit denen sie vertraut sind, die sie täglich nutzen und die zu ihrem Arbeitsstil passt. Sie müssen den Umgang mit neuen Geräten und Software nicht lernen. Sie können aber auch kurzfristig die Plattform wechseln, wenn dies nötig ist. Das führt zu mehr Produktivität, Flexibilität und Nutzerakzeptanz.
- Contentvielfalt durch Nutzung eigener Apps
- Durch die Einbindung eigener Apps wie dem Kalender können angesetzte Meetings automatisch beginnen
- Schnelle, einfache Verbindung ganz ohne Kabel möglich.
- Kein extra PC nötig, keine extra Raumsteuerung nötig.
- In der Regel günstiger als Raumlösungen
- Flexibel, einfach und spontan nutzbar
- Kontaktlose Bedienung
- Kompatibel mit den meisten Geräten und Plattformen
- Mögliche Kosteneinsparung durch Nutzung privater Endgeräte
BYOM oder Raumlösung
Im Vergleich zu einer festen Raumlösung bieten BYOM-Lösungen mehr Flexibilität für die Nutzer:innen. Sie eignen sich besonders für heterogene Gruppen und wechselnde Anforderungsszenarien. Raumsysteme mit eigenem PC sind in der Regel auf eine Meetingplattform zugeschnitten (zB. Microsoft Teams Room). Hier muss das zur Verfügung stehende System so genutzt werden, wie es ist. Die Idee hinter den Raumlösungen ist die Einheitlichkeit. Alle Räume laufen mit demselben System. Die fehlende Wahlfreiheit weicht der Erwartungssicherheit.
Für den Betrieb sind diese Systeme aufgrund der Einheitlichkeit etwas einfacher zu managen. Bei der Auswahl der Hardware ist man hier beschränkt auf Geräte für die jeweilige Anwendung. Hat man ein Meeting, das eine andere Plattform nutzt, kann man nicht ohne weiteres umswitchen. Die Verbindung kann sich dann komplizierter gestalten.
Hinsichtlich Datensicherheit hat das Raumsystem auch die Nase vorn. Für BYOM bedarf es mehr Offenheit. Nutzen die Mitarbeiter:innen ihre eigenen Devices können auch Geräte und Programme ins System kommen, die nicht geprüft sind.
Je nach Budget lassen sich Raumlösungen und BYOM-Lösungen auch kombinieren.
Wenn Sie für Ihre Meetingumgebungen noch die geeignete technische Lösung suchen, kommen Sie auf uns zu. Wir helfen Ihnen gerne.