Was ist Unified Communication?

In den letzten Jahren bilden sich zunehmend neue Arbeitsformen im Zuge gesellschaftlicher und medientechnischer Entwicklungen heraus. Die digitale Arbeitswelt ist geprägt von Mobilität und Flexibilität bei erhöhter Komplexität der Arbeitsprozesse. Mitarbeiter arbeiten öfter dezentral an wechselnden Orten. Das Home-Office etabliert sich langfristig als Alternative zur Fahrt ins Büro. Um die hybride Arbeit der verteilten Mitarbeiter effektiv zu verbinden, ist eine moderne Kommunikationsumgebung für Unternehmen heutzutage wichtiger denn je. Eine einheitliche und nutzerfreundliche Lösung stellen Unified Communication Systeme (UC) dar. Sie vereinen verschiedene Kommunikationsmedien miteinander und integrieren sie in einer einzigen Plattform, dem UC-Client. Unter der Vielzahl an Softwareangeboten finden sich beliebte Anwendungen wie Microsoft Teams, Cisco WebEx und Zoom.

Eine solche Plattform ermöglicht die effiziente Kommunikation über Text-, Audio- und Videoformate, zum Beispiel Chatanwendungen, Telefonie und Videokonferenzen. Auf diese Plattform können Mitarbeiter standortunabhängig von unterschiedlichen Endgeräten aus zugreifen. Über den bloßen Austausch hinaus bieten UCC-Lösungen (Unified Communication & Collaboration) auch viel Potenzial für gemeinsames Arbeiten.

 

Funktionen von UC-Plattformen

Mit UC-Plattformen können sich Mitarbeiter mit Kollegen und Kunden verbinden, Informationen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Im Arbeitsalltag fördern viele der gängigen Features den produktiven Austausch und die effiziente Interaktion im digitalen Raum.

Verbesserte Verfügbarkeit

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Dies beginnt schon bei der Anzeige der Verfügbarkeit. Über die Statusfunktion kann der Mitarbeiter festlegen, ob er gerade erreichbar ist oder nicht. Ebenso kann er angeben, ab wann er wieder verfügbar sein wird. Während eines Anrufes oder einer Videokonferenz stellt das Programm dies automatisch im Status dar. Die Info ist für alle anderen User sichtbar. Dadurch lassen sich unnötige Anrufe und Störungen vermeiden, die sonst Zeit und Mühe kosten.

Über die Chatfunktion lässt sich in Echtzeit mit anderen kommunizieren. So ist ein durchgehender Kontakt zu den Kollegen möglich. Chats können in Gruppen organisiert werden, um mit bestimmten Personen oder Abteilungen gleichzeitig zu sprechen. Die Beteiligten können auch direkt im Chat Dateien verschicken und ihren Kollegen wichtige Dokumente aller Art bereitstellen.

Für persönlicheren Kontakt startet man einen Anruf direkt aus Programm. Dafür benötigt man lediglich den Namen des Users. Mit entsprechender Ausstattung kann man auch einen Videocall in hoher Bildqualität tätigen, um sein Anliegen von Angesicht zu Angesicht zu besprechen.
Es lassen sich auch mehrere Teilnehmer gleichzeitig hinzuschalten. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeiter eine Videokonferenz-Meetings mit hoher Teilnehmerzahl planen und ausrichten. Für ansprechendere Gestaltung können die Teilnehmer auch in virtuellen Umgebungen angeordnet werden, zum Beispiel einem digitalen Klassenzimmer. Jeder einzelne kann auch seinen individuellen virtuellen Hintergrund gestalten und beim Arbeiten von zuhause beispielsweise ein neutrales Bild mit dem Logo des Arbeitgebers verwenden. Dadurch entsteht eine professionelle Atmosphäre, gerade im Gespräch mit Kunden.

Interaktive Meetings

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Während des Meetings stehen Funktionen zur Verfügung, um Präsentationen durchzuführen und den eigenen Vortrag zu erweitern, um die Zuhörer einzubinden. Mittels Screensharing lässt sich der Bildschirm des eigenen Geräts freigeben und allen anderen Teilnehmern anzeigen. Dadurch kann man den Stand seiner Arbeit unmittelbar für andere aufzeigen und so die Verständigung verbessern. Dies lässt sich durch weitere Features unterstützen, indem man beispielsweise in seiner Präsentation Dinge visuell markiert und für andere hervorhebt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Steuerung innerhalb einer Präsentation an eine andere Person abzugeben, um die Präsentation zu übernehmen oder gezielt auf Aspekte einzugehen.

Damit nicht alle durcheinanderreden, können die anderen Teilnehmer mit digitalen Handzeichen reagieren oder anzeigen, wenn Sie eine Frage haben. Teilnehmer können auch vom Leiter des Meetings grundsätzlich stummgeschaltet und explizit aufgerufen werden. In einer größeren Runden kann das Gespräch so moderiert werden.

Durch interaktives Whiteboarding lässt sich die Zusammenarbeit noch vertiefen. Hier können mehrere Personen gleichzeitig Themen oder Präsentationen gestalten und so ihre Produktivität steigern. Auf den virtuellen Tafeln kann mit verschiedenen Grafik- und Textelementen in Echtzeit gearbeitet werden. Ergebnisse lassen sich für spätere Verwendung speichern oder exportieren. Die Meetings können auch parallel aufgezeichnet werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Verfügung zu haben.

Grundsätzlich erweitern die Hersteller die Funktionen ihrer UC-Plattformen regelmäßig und verknüpfen immer neue Systeme in ihrer Oberfläche, um die Userexperience beim gemeinsamen Arbeiten noch mehr zu fördern. Stark im Kommen sind virtuelle Assistenten, die User zusätzlich bei der Handhabung unterstützen, automatische Mitschriften erstellen oder Inhalte übersetzen.

Vorteile von UC-Plattformen im Arbeitsalltag

Kommunikationsvorgänge werden durch den Einsatz von UCC-Plattformen gebündelt, vereinfacht und beschleunigt. Sie können mit ihrer großen Vielfalt an Funktionen große Vorteile für Unternehmen mit sich bringen. UCC ermöglicht

©AdobeStock_408758215_UC-Vorteile
  • flexibles, mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten
  • schnellere Reaktionszeiten
  • verbesserte Übersichtlichkeit, Nutzung und Organisation für den User mit nur einer Plattform anstelle vieler Standalone-Applikationen
  • mehr Produktivität und schnellere Abläufe durch effektiven Austausch über neue (visuelle) Werkzeuge und Interaktionsmöglichkeiten
  • einfaches gemeinsames Bearbeiten verschiedener Projekte
  • keine zusätzlichen Systeme/Programme erleichtern Verwaltung, Wartung und Betrieb und spart Kosten für Einzellösungen
  • Kosten- und Zeitersparnis durch Wegfall unnötiger Dienstreisen
  • nahtlose Integration aller Endgeräte
  • Mitarbeiter Zufriedenheit
  • Möglichkeiten zur Anbindung an Drittsysteme (zB Customer Relations)

Grundvoraussetzungen für die Nutzung von UC-Plattformen

©freepik_UC-Voraussetzungen

Wenn Sie die Kommunikation und Zusammenarbeitet optimieren und vereinheitlichen wollen, müssen Sie dafür die richtigen Grundvoraussetzungen erfüllen. macom berät Sie gerne beim Umstieg auf ein UC-System und unterstützt Sie bei der Integration in den Betrieb.

Elementar ist natürlich eine entsprechende IT Infrastruktur und schnelles Internet für die Performance der Anwendungen. Die User benötigen IP-fähige Endgeräte und zugehörige Peripheriegeräte wie Kamera und Mikrofon. Meeting- und Konferenzräume müssen geschaffen und ausgestattet werden.  Bei der Auswahl der richtigen Hardwarelösungen für Ihr System haben Sie verschiedene Optionen.

Im Idealfall gestalten Sie dies plattformunabhängig. Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Anbieter, die hochwertige Lösungen anbieten. Jedoch gibt es bei der Kommunikation zwischen den einzelnen Clients noch Probleme. Um von Zoom auf Webex anzurufen, brauchen Sie zusätzliche Überbrückungssysteme. Das bedeutet höheren Aufwand für die IT und zusätzliche Lizenzkosten. Natürlich braucht jeder User auch einen eigenen Account für den Zugang zur Plattform. Ganz wichtig ist, dass die Lösung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt ist und sie eine Schulung im Umgang mit der Hard- und Software erhalten. Nur so können Sie auch die Mehrwerte der Technologie im Betrieb abrufen und die Zufriedenheit Ihrer Nutzer sicherstellen.

Autoren: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH; Immanuel Ross, AV Consultant/Project Engineer macom GmbH

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