Die passende Video Management Plattform: Eine Herausforderung auch für Hochschulen

11.11.2021
Der Bedarf an multimedialem Content und E-Learning-Angeboten im Bildungsbereich nimmt weiterhin stark zu. Neue Lehrformate setzen zunehmend auf den Einsatz digitaler Technologien, um moderne und flexible Bedingungen an den Hochschulen zu schaffen. Die Digitalisierung, neue Lehrmethoden und gesellschaftliche Veränderungen wie jüngst die Corona-Pandemie begünstigen diese Entwicklung. Gerade videobasierte Lernformate können durch ihre Anschaulichkeit und zeitgemäße Form die Lernerfahrung der Studierenden begünstigen. Für die geregelte Erstellung, Speicherung und Bereitstellung des Contents benötigt es eine umfangreiche Video-Management-Plattform die Videoinhalte on Demand verfügbar macht oder die Übertragung von Live-Streams ermöglicht. Sie bietet eine effektive Möglichkeit, um Wissen zu transportieren, unabhängig von Zeit und Ort.

Beispielhafte Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen

Mit einer Video Management Plattform können Lehrende und Studierende Videos einfach in ihre Arbeit integrieren, miteinander teilen und über eine grafische Benutzeroberfläche verwalten. Diese sind entweder rein Software-basiert oder benötigen zusätzliche Geräte wie einen Medienrecorder. Gängige Plattformen lassen sich direkt in bekannte Lernplattformen wie Moodle und Ilias integrieren, um diese mit Videocontent zu erweitern. Die Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen solcher Angebote sind vielfältig.

Zentral gespeichert und überall abrufbar bereichern Videos Blended Learning oder Flipped Classroom Formate. Dabei bearbeiten Studierende online Inhalte und bereiten sich eigenständig auf Lehrveranstaltungen vor, die dann später in Präsentveranstaltungen diskutiert und nach Bedarf vertieft werden. Lehrkräfte können einfach über ihren eigenen Laptop Videolektionen oder Präsentationen erstellen und in die Mediathek der Softwareumgebung hochladen. Der Upload kann automatisiert erfolgen. Auch Vorlesungen lassen sich aufzeichnen und einer großen Zahl an Studierenden zur Nachbereitung zur Verfügung stellen. Für Fernuniversitäten ist das besonders interessant. Den Studierenden gibt es bei der Gestaltung ihres Studiums mehr zeitliche und räumliche Flexibilität. Auch sie können ein Video Management Portal nutzen, um Aufgaben im Videoformat zu bearbeiten, mit anderen Studierenden zu teilen und ihren Dozenten zu übermitteln.

Zur Aufzeichnung von Vorlesungen und Seminaren können die Systeme ebenfalls genutzt werden. Sie bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Veranstaltungen live über das Internet an eine bestimmte Zielgruppe zu streamen. So können auch hybride Veranstaltungsformen realisiert und über die räumlichen Kapazitäten hinaus eine hohe Anzahl an Teilnehmern erreicht werden.

Bei der Aufnahme kann auf zusätzlich angeschlossene Video- und Audioquellen zugegriffen werden. Die Software erkennt automatisch die externen Geräte und kann diese aufzeichnen. So können mehrere Perspektiven zum Einsatz kommen, um andere Elemente im Raum hervorzuheben und die Veranstaltung dadurch abwechslungsreicher zu gestalten. Natürlich kann auch der eigene Bildschirm im Video geteilt oder mehrere Signale gleichzeitig im Splitscreen gezeigt werden.

Je nach eingesetzter Plattform und Leistungsumfang kommen interaktive Elemente hinzu. Hierzu zählen Kommentarfunktionen, Umfragetools oder auch das Aufteilen der Teilnehmer in sogenannte Breakout Rooms für kleinere Gruppendiskussionen während einer Online-Veranstaltung.

Vor dem Upload können Videos innerhalb der Software mit einem Editing-Tool bearbeitet werden. Sie lassen sich schnell auf anderen Webseiten einbinden oder als Links verschicken. Zur Wiederauffindbarkeit versehen einige Programme die Videos automatisch mit Schlagworten auf Basis der Inhalte, um leicht per Suchfunktion gefunden zu werden. Damit alle die Inhalte verstehen können, kann die Software automatisch Untertitel für das jeweilige Video generieren.

Je nach Bedarf ist es möglich, den Zugriff auf Videos und Funktionen innerhalb des Programms über eine Nutzerverwaltung für verschiedene Nutzergruppen festzulegen. Dadurch können Administratoren klare Abläufe schaffen und eine geordnete Nutzung zu organisieren.

Führende Hersteller solcher Video Management Systeme bieten oft auch komplette digitale Lernumgebungen an, die speziell für den Einsatz im Bildungsbereich konzipiert sind.

Besonderheiten bei der Beschaffung von Video Management Systemen im Hochschulbereich

Wie bereits diese kurze Funktionsübersicht aufzeigt, gibt es viele Aspekte bei der Beschaffung eines Video Management Systems zu berücksichtigen. Aus unserer Projekterfahrung wissen wir, dass zu Beginn eines Projektes oft noch nicht klar ist, was genau die Erwartungen und Anforderungen an ein zu beschaffendes System sind oder welche Möglichkeiten es überhaupt gibt. Gerade für eine möglicherweise notwendige öffentliche Ausschreibung ist es jedoch dringend erforderlich, die konkreten Anforderungen für Ihre Zwecke zu kennen und diese sauber zu spezifizieren.

Wir können Sie in diesem Prozess von Beginn an unabhängig beraten und helfen Ihnen bei der Einführung oder dem Wechsel eines Video Management Systems.

Dazu führen unsere Experten gemeinsam mit unseren Kunden umfassende Anforderungsworkshops durch, um wichtige Voraussetzungen zu klären und ihren genauen Bedarf zu ermitteln. Zusammen definieren wir die Usecases und was sie mit der neuen Technik tun wollen. Der Funktionsumfang ist eines von vielen Kriterien, die für die erfolgreiche Ausschreibung entscheidend sind. Etablierte Anbieter haben zwar viel zu bieten, sind dafür aber manchmal nicht so flexibel auf Sonderwünsche des Kunden einzugehen.

Weitere wichtige Grundfragen sind im Vorfeld zu klären:

Was für ein Beschaffungs- und Betriebsmodell wollen Sie verfolgen? Wollen Sie Lizenzen für die ausgewählte Software kaufen und Installation, Hosting und Betrieb aus der eigenen IT-Abteilung heraus leisten oder wollen Sie ein umfassendes “As a Service“-Paket? Hier stellt der externe Dienstleister die IT-Infrastruktur bereit, übernimmt das Hosting der Plattform auf seinen Servern und kümmert sich vollständig um den Betrieb des Systems gegen regelmäßige Gebühren.

Im Hinblick auf das Thema Datenschutz ist teilweise auch die Anforderung, dass das Hosting innerhalb der EU stattfinden muss. Damit fallen schon mal einige Anbieter raus.

Wollen Sie neben der Einführung der neuen Plattform auch Daten aus Bestandssystemen übernehmen? Wenn ja, wie hoch ist das Datenvolumen der Bestandsdaten, mit welchen Formaten ist zu rechnen und wie hoch ist damit der Aufwand an die Migration und an Speicherbedarf?

Welche Anforderungen haben Sie an den Support? Benötigen Sie Schulungen für Ihre Nutzer? Wie viele Nutzerlizenzen brauchen Sie? Welche Menge an regelmäßigem Content erwarten Sie?

Je nach Bedarf und Leistung muss auch Hardware mit eingeplant und ausgeschrieben werden. Zusätzlich zur Software brauchen Sie möglicherweise einen separaten Recorder, Kameras, Mikrofonierung und Raumbeschallung oder auch ein Videopult zur Steuerung der Medien. Manche Anbieter liefern hier entsprechende Hardware aus eigenem Haus mit oder greifen auf zertifizierte Hardware anderer Hersteller zurück.

Sobald alle wichtigen Details geklärt sind, können wir eine Evaluation möglicher Systeme auf Basis der Anforderungen vornehmen. Für die Ausschreibung erstellen wir ein Lastenheft, das eine genaue Beschreibung des Projektes, eine Auflistung der Anforderungen und eine Übersicht über den Leistungsumfang, einschließlich der Funktionen und Dienstleistungen, enthält. Ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang ist die geforderte Verfügbarkeit des Systems und somit auch die hinterlegten Service Levels und betrieblichen Anforderungen. Zusätzlich erstellen wir einen Kriterienkatalog, der zur Bewertung der eingehenden Angebote dient. Klare Vergabekriterien sind essenziell für den Ausschreibungsprozess.

Die Kriterien unterteilen sich in unterschiedliche Kategorien. Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien. Anbieter, die diese nicht erfüllen, fallen im Bewerbungsprozess automatisch raus. Sie sind Voraussetzung für die Umsetzung der Anforderungen. Optionale Kriterien werden bei den potenziell in Frage kommenden Dienstleistern abgefragt. Auf Basis der Ergebnisse kann dann eine qualifizierte Entscheidung für einen Bieter getroffen werden – und der Implementierung Ihres neuen Video Management Systems steht nichts mehr im Weg.

Wenn Sie Fragen zu diesem oder anderen Technologiethemen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit direkt an uns.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH