Mit der fortschreitenden Digitalisierung von Arbeits-, Lern- und Kundenwelten steigen die Anforderungen an die Präsentations-, Kommunikations- und Kollaborationsplattformen in der Organisation. Die Medientechnik-, beziehungsweise AV/IT-Systemumgebung, entwickelt sich zunehmend zum relevanten Produktivfaktor einer hybriden Organisation. Gleichsam steigen auch die Verantwortung und der Druck auf die AV/IT-Systemverantwortlichen aus IT, Corporate Real Estate und Facility Management kontinuierlich. Ein Strategiefahrplan bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über den digitalen Reifegrad Ihrer Organisation und zeigt auf, wie Sie Ihre AV/IT-Organisation für die Zukunft richtig positionieren.

Bei der gesamtheitlichen Betrachtung der AV/IT-Infrastruktur erfassen unsere Experten gemeinsam mit Ihnen den aktuellen Stand der Medientechnik, der Arbeitsabläufe und Betriebsprozesse sowie der zugehörigen Verantwortlichkeiten und das Ressourcenmanagement. In der Beratung identifizieren wir Ziele, Potenziale und Maßnahmen für die jeweiligen Bereiche.

 

 

 

Zukunftsfähige AV-Strategie in drei Schritten

Strategieanalyse

Die Entwicklung eines Strategiefahrplans erfolgt in drei grundlegenden Phasen: die Scoping-Phase, die Analyse-Phase und die Konzeptions-Phase.

Die Scopingphase

In der Scoping-Phase werden die Leitlinien für das Strategieprojekt festgelegt. Was ist der Umfang des Strategiefahrplans? Welche Ziele und Erwartungen werden verfolgt? Wohin möchte sich die Organisation entwickeln?

Gemeinsam werden die zu untersuchenden Themenfelder bestimmt und priorisiert. Dabei könnte es sich beispielsweise um Kosteneinsparungen in der Beschaffung, Steigerung der Systemverfügbarkeit im Betrieb, höhere Nutzerzufriedenheit durch besseren Support oder die vereinfachte und einheitliche Handhabung der Technologie handeln. Alle relevanten Stakeholder müssen im Prozess definiert und miteinbezogen werden. Wichtig ist auch die Berücksichtigung und Abstimmung mit Schnittstellen aus anderen relevanten Fach- und Funktionsbereichen.

Als Ergebnis der Scopingphase werden das Vorgehen, die relevanten Stakeholder und Schnittstellen sowie der Zeitplan für die Erstellung des Strategiefahrplans festgelegt.

Die Analysephase

Danach folgt eine detaillierte Analyse der IST-Situation der Ausstattung und Ressourcen, der Beschaffenheit der Räumlichkeiten sowie der Prozesse (Betrieb, Service, Beschaffung, Raumnutzung, …) und Abhängigkeiten innerhalb der Organisation.

Vor Ort machen sich die macom Experten ein Bild der Lage und prüfen alle relevanten Dokumentationen, um so viele Informationen wie möglich über die IST-Situation zu erhalten. Sie führen bei Bedarf Anforderungsworkshops und Interviews mit verschiedenen Nutzergruppen durch, um Probleme und Herausforderungen zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu erkennen. Bei der Bedarfsanalyse werden die einzelnen Usecases definiert und die Ziele und Erwartungen der Beteiligten zusammengetragen. Ein Anforderungsprofil wird erstellt, das die Ergebnisse der Analysen dokumentiert. Der Ist-Zustand kann dann mit dem vereinbarten Zielbild abgeglichen werden. Daraus ergibt sich der Handlungsbedarf.

Die Konzeptphase

Strategiekonzeption

Aus den Ergebnissen der Bestandsaufnahme und der identifizierten Anforderungen lassen sich in der letzten Phase Handlungsfelder ableiten und bewerten. Was muss getan werden, um die identifizierten Probleme zu beheben und die gewünschten Ziele zu erreichen? Unsere Experten bewerten die Analyseergebnisse und entwickeln Ideen und Konzepte für entsprechende Lösungen. Dabei greifen sie auch auf langjährige Projekt- und Best-Practice-Erfahrungen sowie Benchmarks zurück.

Mögliche Handlungsempfehlungen beinhalten zum Beispiel organisatorische Anpassungen, die Überarbeitung der AV-/IT-Standards, die Revitalisierung von Besprechungsräumen, die Anpassung von Beschaffungswegen und -modellen oder die Entwicklung eines neuen Betriebskonzeptes mit nachhaltigem Lifecycle-Management.

Mit diesen konkreten Handlungsempfehlungen erhalten Sie eine Management-Entscheidungsvorlage, inklusive strategischer Roadmap mit Kosten- / Nutzen-Betrachtung und Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahmen.

Der macom Strategiefahrplan bringt Ihre Organisation auf Kurs hin zu einer nachhaltigen digitalen Transformation und Sie wissen, was Sie tun müssen, um an Ihr Ziel zu gelangen.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH

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