Digitalisierung von Arbeits-, Lern- und Kundenwelten und die damit verbundene medientechnische Planung erfolgt nur selten auf der grünen Wiese. In Bestandsprojekten oder im Zuge einer gebäudeübergreifenden Strategieentwicklung ist deswegen ein initiales AV-/IT-Assessment unerlässlich. Das AV-/IT-Assessment ist eine detaillierte Bestandsaufnahme und Analyse der vorhandenen Medientechnik und der zugehörigen Prozesse in Ihrer Organisation. Nur wer einen Überblick über den Ist-Zustand der bestehenden Technologie hat, ist in der Lage, effektive und nachhaltige Entwicklungsschritte zu planen und zu implementieren.

Die Standortbestimmung erfolgt durch Begehung der Räumlichkeiten vor Ort und die Einsicht bestehender Dokumente über genutzte Hard- und Software durch unsere Experten.

Ihre AV-/IT-Landschaft im Überblick: was bleibt, was kann weg?

Kollaborationstool

Die macom Experten erfassen alle medientechnisch relevanten Räume und Bereiche, deren Beschaffenheit und deren Ausstattung. Das beginnt schon bei der notwendigen Infrastruktur. Wie sind die Gebäude und Räume erschlossen bezüglich Netzwerk- und Stromverkabelung? In welcher Qualität sind drahtlose Netzwerke vorhanden? Ist die verfügbare oder geplante Bandbreite für die gewünschten Anwendungen wie Videokonferenzen ausreichend? Diese grundlegenden Fragen haben großen Einfluss auf die nachfolgenden Planungsschritte, da aufwändige infrastrukturelle Revitalisierungs-Maßnahmen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen können.

Die Analyse des bestehenden medientechnischen Equipments gibt Aufschluss über Reifegrad der Organisation als auch über Erfahrungen und Gewohnheiten von Verantwortlichen und Nutzern. Geprüft wird nicht nur, welches Equipment vorhanden ist, sondern auch, in welchem Zustand es ist und wo noch Technik fehlt. Ein Überblick darüber, welche Systeme funktionsfähig sind, welche den gewünschten Qualitätskriterien entsprechen oder welche Räume noch gar keine Ausstattung aufweisen, lässt Projektbeteiligte oft zum ersten Mal erahnen, welche Maßnahmen noch auf dem Weg zum „Connected Workspace“ angegangen werden müssen. Hierzu gehören selbstverständlich nicht nur harte Ausstattungsfakten, sondern beispielsweise auch die Auslastung von Räumen und Nutzungsfrequenzen von Geräten und Plattformen. Dies zeichnet ein klares Bild davon, was bleiben kann oder soll, und was Veränderung oder Erneuerung bedarf, auch in Hinblick auf Umsetzungs- und Bedienprozesse.

Diese konsolidierte Bestandserfassung, einschließlich Asset-Listen, bildet die Grundlage für weitere Analysen, so zum Beispiel die Vielfalt und damit die Komplexität der bestehenden Anlagen. In gewachsenen Strukturen kommen häufig Systeme von unzähligen unterschiedlichen Herstellern zum Einsatz und es bestehen keine standardisierten Systemstandards. Das führt zu erhöhter Unzufriedenheit bei Nutzern aufgrund der unterschiedlichen Bedienung und Qualitäten. Auch Service und Wartung der Technologie ist dadurch erschwert.

Effiziente Abläufe, Servicestrukturen und Nutzerzufriedenheit

©macom_Lifecycle

Im Zuge dessen wird auch der Reifegrad der AV-/IT-relevanten Organisationsstrukturen und Prozesse betrachtet. Die Darstellung des AV-/IT-Lifecycles zeigt Verbesserungspotenziale in Konzeption, Umsetzung und Betrieb auf.

Die Service-Prozesse werden mit Blick auf einen stabilen, zuverlässigen Betrieb analysiert. Dazu gehört eine klare Verteilung der Zuständigkeiten und strukturierte Regelungen für Leistungen wie Support und Wartung. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass ein nachhaltiges End of Life Management für die langfristige Verfügbarkeit der Technologie etabliert ist. Für eine moderne AV-/IT-Umgebung und stetige Erneuerungsprozesse werden auch die Themen Standardisierung,  Trend- und Anforderungs-Management im Unternehmen beim Assessment berücksichtigt und bewertet.

Interviews mit verschiedenen Nutzergruppen geben zusätzlich Aufschluss über Problemstellungen im Umgang mit der Technologie. Aus den geäußerten Erwartungen und Wünschen der User kann abgeglichen werden, ob die bestehende Technik die Anforderungen abdeckt oder welche Verbesserungen sinnvoll sind.

Das Ergebnis des Assessments und nächste Schritte

Die meist sehr umfangreiche und aufwändige Assessment-Phase sammelt also Informationen über Bestände, Qualitäten, Prozesse und Erwartungen. Das Ergebnis ist eine aussagekräftige Datengrundlage, um die zukünftige AV-/IT-Umgebung zielgerichtet, effektiv und nachhaltig planen zu können.

Aus diesen Auswertungen im Abgleich mit aktuellen Benchmarks sowie strategischen Zielen lassen sich konkrete Maßnahmen, inklusive einer Einschätzung der notwendigen Ressourcen und zu erwartenden Mehrwerte ableiten.. Sie erhalten eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen. Je nach Ziel können solche Handlungsschritte zum Beispiel sein, ein neues Betriebskonzept für besseren Support zu entwickeln, unternehmensweite Standards für Raumtypen und technische Ausstattung einzuführen oder auf neue Systeme oder Tools umzusteigen, die die Anforderungen der Nutzer besser abbilden und die Arbeit erleichtern.

macom unterstützt Sie bei all Ihren medientechnischen Vorhaben mit der richtigen Strategie, optimiert Lösungen und bringt Ihre Medientechnik auf den neuesten Stand.

Autoren: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH; Florin Schwarz, Consultant Future Workspace/Business Innovation Team

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