Arbeitswelten ganzheitlich denken – Wie People, Places und Technology zusammenwirken

Kürzlich hatten wir die Möglichkeit, ein Panel auf der New Work Evolution auszurichten. Dort diskutierten wir, wie People, Places und Technology zusammenwirken, wenn wir Arbeitswelten ganzheitlich denken. Dass sich unsere Arbeitswelt im stetigen Wandel befindet, ist uns allen klar. Um diesen Veränderungen zu begegnen benötigen wir neue Lösungen. Neue Ideen und Gedanken verlangen neue Perspektiven. Genau damit befasst sich unser interdisziplinäres Team User Centric Spaces and Places.

Unsere Mission ist es, Räume zu schaffen, die Menschen und Ihre Ideen verbinden; Orte, die Kreativität und Zusammenarbeit fördern, die Brücken zwischen der physischen und virtuellen Welt bauen. Die Herausforderungen dabei sind vielfältig.

Unsere Expert:innen konzipieren, optimieren, planen, realisieren und organisieren neue Arbeitsumgebungen, sodass sie in der Praxis wie gewünscht funktionieren und alle Erwartungen erfüllen. Dafür verfolgen wir einen holistischen Ansatz mit Blick auf People, Places und Technology.

Ganz wichtig dabei: die richtige Begleitung.

Menschen mitnehmen und aktivieren

Veränderungen haben einen Effekt auf Menschen. Oft sind sie mit Ängsten und Sorgen verbunden. In einem unserer Projekte wechselt ein Unternehmen den Standort und zieht in ein neues Gebäude. Für die 1600 Mitarbeitenden ist es eine große Umstellung.

Sie brauchen Zeit und Erfahrung, um sich an die neue Arbeitsumgebung und veränderte Arbeitsweisen zu gewöhnen und anzupassen. Feste Arbeitsplätze gibt es auf der reduzierten Bürofläche nicht mehr; stattdessen Desksharing, aktivitätsbasiertes Arbeiten und hybrides Arbeiten. Den Mitarbeitenden eröffnen sich dadurch viele Möglichkeiten, die ein modernes Bürokonzept ihnen bietet. Es ist ein Lernprozess, bei dem die Menschen mitgenommen werden müssen. Dann werden sie Gebäude und Technologie als Werkzeuge begreifen und selbst nach Bedarf entscheiden können, wie sie diese nutzen wollen.

Daher steigen wir bereits früh im Projekt ein und begleiten den Übergang in verschiedenen Teams. Durch die tiefgehende Analyse wollen wir genau verstehen, wie eine Organisation strukturiert ist, wie die Mitarbeitenden arbeiten und wie die Räumlichkeiten ausgelastet sind. Aus den Erkenntnissen über die Prozesse und Nutzungsanforderungen entsteht ein individuell zugeschnittenes Konzept, denn:

In der Büroplanung gibt es keine One-size-fits-all-Lösung.

Essentiell für den Erfolg des Transformationsprozesses ist, die Führungsetage eines Unternehmens zu aktivieren, um als Vorbild vorauszugehen. Führungskräfte müssen die Veränderung vorleben und klare Orientierung geben, um den Mitarbeitenden die Umstellung zu erleichtern und Mut zu machen.

Technik folgt Funktion

Moderne Technologien treiben solche Veränderungsprozesse voran. Doch Technik funktioniert nicht allein. Sie ist vielmehr eine Unterstützungstool. Technik kann helfen, ein gewünschtes Ziel zu erreichen, wenn sie richtig eingesetzt wird. Sie ist kein Selbstzweck, sondern ist dem Bedarf, dem Zweck, der Beschaffenheit des Raums oder dem Verhalten der User unterstellt. Der einzelne Use Case diktiert, welche Technik im Projekt zum Einsatz kommt.

Auch hier muss aus Sicht der Planung zunächst ein Verständnis für die Strukturen, Prozesse und das Ziel erarbeitet werden, um sie in ein technologisches Design zu übersetzen.

Dabei sind drei Kernaspekte zu betrachten: Kommunikation, Kollaboration, Organisation. Diese müssen heutzutage hybrid gedacht werden. Der Wandel der Gesellschaft, der Arbeitswelt und von Organisationen ist da und wird auch bleiben. Für die Akzeptanz dieser neuen Ansätze müssen digitale Prozesse intuitiv und durchlässig gestaltet sein. Sie müssen dabei helfen, Zusammenarbeit zu verbessern, Produktivität zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Die Nutzer:innen müssen in die Lage versetzt werden, die Technologien gewinnbringend zu nutzen und die Technologie nicht als Hindernis oder Ersatz zu verstehen.

Auch wenn die technologische Entwicklung immer weiter voranschreitet, bleibt das persönliche Miteinander in vielen Fällen sehr wichtig. Eine Videokonferenz kann beispielsweise immer noch nicht die Nähe und das Gefühl des Miteinanders eines Präsenzmeetings erreichen. Körpersprache oder Stimmungen im Raum beispielsweise sind online weit schwieriger zu lesen. Zu viel geht bei der digitalen Kommunikation noch verloren, auch wenn an neuen Ansätzen zur Kommunikation und der Steigerung der Immersion stetig gearbeitet wird.

Es gilt daher, parallel mehrere Angebote zu schaffen und einladende Orte mit Aufenthaltsqualität zum Zusammenkommen zu gestalten, deren Nutzung sich je nach Bedarf für bestimmte Tätigkeiten und Situationen besonders eignen.

Ein gemeinsames Ziel

Räume, Technologien und Menschen, all das funktioniert nur gemeinsam. Die Veränderung kann gelingen, wenn alles ineinandergreift und alle Projektbeteiligten als Gemeinschaft agieren. Am Ende braucht es auch das richtige Mindset. Offen sein, Neues auszuprobieren; Mut haben auch Fehler machen zu dürfen. Unser Appell: Veränderung kann auch Spaß machen, wenn man sie als Weiterentwicklung begreift und ein gemeinsames Ziel verfolgt.