Viele von Ihnen kennen das Gefühl: Sie haben zu einer wichtigen Besprechung eingeladen. Unabhängig davon, ob es um die Präsentation der Zwischenergebnisse der Produktneuentwicklung geht, um die aktuellen Quartalszahlen der Vertriebsabteilung oder um die Vorstellung der Marketingstrategie der kommenden zwölf Monate für Ihren wichtigsten Kunden – die Besprechung ist wichtig für Sie, für Ihre Vorgesetzten und auch für Ihr Unternehmen. Selbst bei erfahrenen Mitarbeitern kommt in solchen Situationen immer noch eine gewisse Nervosität auf.

Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, würden Sie sich gerne vorab nochmals mit der Technologie im Konferenzraum vertraut machen. Leider sind die Räume belegt und die letzte Buchung endet exakt mit Ihrer Reservierung.

So betreten Sie also gemeinsam mit den anderen Teilnehmern den Konferenzraum exakt dann, wenn der eigentliche Termin bereits beginnt. Der Konferenzraum ist dann auch rasch gefüllt und alle warten darauf, dass Sie loslegen. Wie mittlerweile oft gang und gäbe, wollen sich auch noch Teilnehmer von extern oder aus dem Home-Office remote in die Besprechung einwählen.

Sie tragen die Verantwortung; aber nicht nur die Verantwortung, Ihre Inhalte auf den Punkt genau zu präsentieren, sondern Sie haben als Organisator auch noch die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Meetings.

Eine Vielzahl von Fehlerquellen wartet jetzt darauf, Sie zu überraschen. Klappt die Präsentation im Raum? Können sich die Remote-Teilnehmer entsprechend einwählen? Funktioniert die Übertragung von Bild und Ton zu den Remote-Teilnehmern? Das sind nur ein paar wenige mögliche Herausforderungen.

Und was ist das Resultat, wenn etwas nicht auf Anhieb funktioniert?

Der Pulsschlag steigt. Entweder Sie schaffen es dann doch mit Ausprobieren und Geduld alle irgendwie zu erreichen oder es gibt einen AV-Service, der Sie bei Problemen sofort kompetent und zielgerichtet unterstützen kann (aber wo ist das der Fall?).

In jedem Fall entstehen Wartezeiten. Wartezeiten bedeuten unproduktive Zeiten für alle Teilnehmer, also ein Produktivitätsverlust für Ihr Unternehmen und eventuell auch für Ihre Kunden.

Laut einer (nicht repräsentativen aber durchaus realistischen) Umfrage beginnt ein Meeting heutzutage im Durchschnitt mit einer Verzögerung von 8,4 Minuten. Dabei wurden nur Verzögerungen beachtet, die aufgrund von Schwierigkeiten mit der Technologie verursacht wurden.

In einer modernen Welt, in der ich an meinem „Bürotag“ fünf bis sechs Meetings einplane, sitze ich somit fast eine Stunde lang unproduktiv in einem Raum und schaue jemandem zu, der versucht, die notwendige Technologie an den Start zu bekommen. Im schlechtesten Fall bin ich derjenige, der schwitzt und die anderen schauen auf mich.

Um nur in etwa das Ausmaß des dadurch entstehenden Schadens zu erfassen, sei folgendes Rechenexempel erlaubt:

Ein Unternehmen verfügt über 200 Besprechungsräume. Also von der Größenordnung bei weitem noch kein DAX-Konzern, sondern ein mittelständisches Unternehmen. Die 200 Räume sind gut gebucht (apropos Raumbuchung, ein Thema für sich…). In jedem Raum finden durchschnittlich fünf Meetings am Tag statt. Nehmen wir einmal an, im Durchschnitt sitzen vier Personen in einem Meeting. Dabei ist es grundsätzlich erst einmal egal, ob sie sich im Raum befinden oder an einer anderen Stelle abwarten, bis das Meeting beginnen kann.

Bei einer tatsächlichen Verzögerung von 8,4 Minuten ergeben sich daraus jährliche Wartezeiten von 140.000 Stunden (bei 250 Arbeitstagen – rechnen Sie gerne nach). Kalkuliert man sehr konservativ mit einem internen Verrechnungssatz von 75 Euro, kostet das Unternehmen diese unproduktive Wartezeit genau 10,5 Millionen Euro… pro Jahr.

Übrigens: Das sind über 50.000 Euro für jeden der 200 Konferenzräume pro Jahr. Somit ist der errechnete Produktivitätsverlust vermutlich ein deutlich höherer Betrag als die durchschnittliche Investitionssumme pro Raum.

Wenn es uns gemeinsam gelingt, diese unproduktiven Zeiten durch standardisierte Technologie, funktionierende Betriebs- und Servicekonzepte und Schulungen der Nutzer zu halbieren, entstehen für das Unternehmen enorme Produktivitätspotentiale.

Lassen Sie uns diesen Weg gemeinsam gehen.

Autor: Siegfried Hermann, Geschäftsführer macom GmbH