So klappt’s auch mit der neuen Arbeitswelt, Teil 1

Die digitale Transformation verändert die Art, wie wir arbeiten und damit unsere Arbeitswelten grundlegend. Woran liegt das? Was sind die Auslöser? Und wie können wir daraus ein sinnvolles Vorgehen ableiten, um die neuen Arbeitswelten strategisch umzusetzen, sodass sie aktiv zur Zielerreichung in Unternehmen beitragen? Das werden wir Ihnen in unseren kommenden Blogbeiträgen über einen strategischen Ansatz für Future Workspaces zeigen.

1.: Business Transformation fordert neue Flexibilität für mehr Innovationen und Effizienz

Die Digitalisierung hat zwei Aspekte, die die Art, wie wir arbeiten grundlegend verändert hat und weiter verändert. Der erste Aspekt ist eine steigende Bedeutung von Innovationsfähigkeit und Effizienz. Diese wurde ausgelöst durch eine Business Transformation, die etablierte Unternehmen in den vergangenen Jahren gehörig aufgerüttelt hat. Diese Transformation hat den weltweiten Wettbewerb verschärft und setzt steigende Anforderungen an Effizienz, Innovationskraft, Kreativität und Produktivität. Unternehmen sind gezwungen, ihr Geschäft kontinuierlich weiterzuentwickeln, zu verändern und sogar neu zu erfinden.

Das hat kürzlich auch die aktuelle Bitkom-Studie zur Digitalisierung der Wirtschaft verdeutlicht. Demnach gaben 53 % der befragten Unternehmen an, als Folge der Digitalisierung neue Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Im Vorjahr waren das nur 48 %. 72 % passen bereits bestehende Produkte und Dienstleistungen an (63 % im Vorjahr) und 45 % nehmen bestimmte Produkte und Dienstleistungen vom Markt (37 % im Vorjahr). Die Frage, die Unternehmen hier beantworten müssen: Wie ermöglichen sie eine wachsende Innovationsfähigkeit, um diesen stetigen Wandel tragen zu können? Und welche Auswirkungen hat das auf die Arbeitswelten?

Steigende Bedeutung der Innovationsfähigkeit fordert neue Arbeitsweisen

Innovationen werden heutzutage durch die agile Zusammenarbeit von Gruppen erzeugt. Die Effizienz und die Produktivität hängen dabei davon ab, wie gut diese Zusammenarbeit funktioniert. Hier müssen Unternehmen starre Strukturen und Silos aufbrechen, um effizientere Teamarbeit und neue Kreativität für Innovationen und Kundennähe zu ermöglichen. Das führt zu Veränderungen in der Arbeitswelt. Diese sind bereits seit einigen Jahren zu spüren: So entwickelt sich der Schwerpunkt der Büroarbeit von stabilen Abwicklungsprozessen und standardisierten Routinetätigkeiten hin zur Wissensarbeit mit komplexen und sich dynamisch verändernden Aufgaben, Tätigkeiten und Teams.

Dieser Trend wird durch den zweiten Aspekt der digitalen Transformation zusätzlich beschleunigt: interaktive und digitale Technologien, die neue Formen der Zusammenarbeit ermöglichen.

2.: Neue Technologien verändern Arbeitsweisen und Anforderungen an Arbeitsräume

Beide Aspekte schaffen ganz neue Anforderungen an Unternehmensgebäude und Arbeitsräume. So verändern sich die Gründe für Mitarbeiter, ein Firmengebäude zu betreten. Früher war es der zentrale Platz, an dem die Arbeitsleistung erbracht wurde. Heute ist das von überall aus möglich. Dennoch hat die Büroumgebung noch immer einen essentiellen Einfluss auf die Performance von Mitarbeitern. Das hat die Studie «Office Analytics» des Fraunhofer IAOs aus dem vergangenen Jahr gezeigt.

Wenn Mitarbeiter heutzutage ein Firmengebäude betreten, liegt der Mehrwert darin, dass sie dort Kollegen treffen können, um sich mit diesen abzustimmen, zu besprechen und gemeinsam im Team Innovationen zu entwickeln. Die aktuellen technischen Möglichkeiten erlauben dafür ein Zusammenwachsen der physischen Räume in den Firmengebäuden mit dem digitalen Arbeitsplatz, der die Mitarbeiter auf mobilen Devices überallhin begleitet.

Im Optimalfall entstehen Räume, die sich direkt mit dem digitalen Arbeitsplatz der Mitarbeiter verknüpfen und so einen nahtlosen Übergang von der Einzel- zur Teamarbeit ermöglichen. So können Kompetenzen, Ressourcen und Technologien effizient und flexibel vernetzt werden. Im besten Fall erhöht das auch die Produktivität. Moderne Kommunikations- und Kollaborationstechnik spielt dabei die entscheidende Rolle. Sie ermöglicht einen flexiblen Wissens- und Ressourceneinsatz zwischen Mitarbeitern auch über Abteilungen und Standortgrenzen hinweg.

Räume und Technologie als aktiver Part für die Zielerreichung in Unternehmen

Durch diese Entwicklungen sind Arbeitsräume und deren medientechnische Ausstattung zu einem aktiven Part für die Produktivitätssteigerung und die Zielerreichung in Unternehmen geworden. Bedarfsorientierte Medientechnik sorgt dafür, dass Unternehmen schneller, effektiver, agiler und kollaborativer arbeiten können. Oder sie ermöglicht sogar ganz neue Arbeitsweisen. Die Technologie muss immer bestehende Prozesse unterstützen und dabei effizienter gestalten oder das Entwickeln und Umsetzen neuer (effizienterer und produktiverer) Prozesse erlauben. Hier erhält die Technik ganz klar eine betriebswirtschaftliche Bewertungsperspektive.

Das erhöht die Anforderungen an die Technologie und die Auswahl geeigneter Applikationen. Dabei wird die Beantwortung der Frage immer wichtiger: Mit welchem Ansatz ist es möglich, die Technik genau auf die Use-Cases, die Bedürfnisse der Nutzer und die Unternehmensziele auszurichten?

3.: Ganzheitlicher Ansatz ermöglicht strategische Umsetzung von neuen Arbeitswelten

In der aktuellen Studie“ „Gartner Top 10 Strategic Technology Trends for 2019“ sieht das Forschungs- und Beratungsunternehmen sogenannte „Smart Spaces“ als einen der wichtigsten Technologie-Trends für die kommenden Jahre. Um diese strategisch in Unternehmensstrukturen einzubetten, empfiehlt Gartner einen „holistic appraoch“, einen ganzheitlichen Ansatz.

Gartner empfiehlt einen strategischen Ansatz für Future Workspaces

Die Gartner Studie beschreibt Smart Spaces als „a physical or digital environment in which humans and technology-enabled systems interact in increasingly open, connected, coordinated and intelligent ecosystems. (…) The idea is to look at a workplace or city not as a collection of individual applications and technologies, but as a holistic unit.“

Für Arbeitsräume und Future Workspaces heißt das, dass es nicht einfach genügt, nur interaktive Präsentations- und Medientechnik zu installieren. Die Technik muss einfach bedienbar sein, sie muss stets verfügbar sein, sie muss auf die Use-Cases eines Unternehmens zugeschnitten sein und in bestehende IT-Anwendungen integriert werden. Darüber hinaus kommt es auch auf die Kommunikations-, Arbeits- und Führungskulturen an. Sie müssen Arbeitsprozesse erlauben, in denen diese Technologien genutzt werden können.

macomBOX-Methode garantiert die strategische Umsetzung von Future Workspaces

In unserer über 20-jährigen Erfahrung als Europas führender Medientechnik-Fachplaner und Technologieberater für die digitale Transformation im Raum haben wir häufig die Erfahrung gemacht, dass viele Unternehmen und deren Entscheider noch nicht bereit sind für einen solchen ganzheitlichen Ansatz. Um diese bei einer strategischen Umsetzung von für Future Workspaces zu unterstützen, haben wir die macomBOX-Methode entwickelt.

Die macomBOX-Methode besteht aus vier Ebenen: der Strategie-Ebene, der Technologie-Konzept-Ebene, der Ebene der Fachplanung und Umsetzung und der Betriebsebene mit einem umfänglichen Service-Management. Auf diese Weise deckt unsere macomBOX-Methode den gesamten Livecycle von Digitalisierungs-Projekten für Future Workspaces ab.

macomBOX-Methode: der strategische Ansatz für Future Workspaces

In unserer strategischen Beratung analysieren wir gemeinsam mit unseren Kunden, welche Prozesse und Arbeitsweisen durch moderne IT- & Medientechnik vereinfacht bzw. erst ermöglicht werden. Das geschieht im Vorfeld zu strategischen Projekten für neue Arbeitswelten oder im Rahmen von Transformations- und Digitalisierungsvorhaben. Im nächsten Schritt bewerten wir diese Arbeitsweisen und Prozesse im Hinblick auf Machbarkeit, Kosten und Nutzen. Diese Beratung ist die Vorstufe für die Evaluation passender Systemarchitekturen und Integrationsansätze im Rahmen der Konzeption. Das Ergebnis ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidungsvorlage in Form eines Business Cases. Erst wenn dieser definiert und legitimiert ist, beginnt die detaillierte Fachplanung für das Umsetzungsprojekt. Abschließend definieren wir gemeinsam den Betrieb durch Betriebskonzepte und ein umfängliches Service-Management. Dazu gehört auch eine End-of-Life-Überwachung und kontinuierliche Verbesserungen für die eingesetzten Systeme und Lösungen. So garantieren wir, dass die Future Workspaces hoch verfügbar sind, effizient und produktiv genutzt werden können und somit rasch den geplanten ROI erwirtschaften können.

Im Blogbeitrag der kommenden Woche stellen wir Ihnen verschiedene Projektbeispiele für einen ganzheitlichen Ansatz für Future Workspaces vor.

Autor:

Martin Wagner, Head of Marketing, macom Group

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