So klappt’s auch mit der neuen Arbeitswelt, Teil 2

Wie im letzten Blogbeitrag beschrieben, sind Future Workspaces Schlüsselfaktoren, um die Anforderungen der digitalen Transformation erfüllen zu können. Nicht umsonst hat das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner Future Workspaces als einen der zehn wichtigsten Technologietrends der kommenden Jahre identifiziert . Interaktive und digitale Medientechnik ist dabei nicht mehr nur reine technische Infrastruktur. In Collaboration Rooms, Huddle Rooms oder Innovation Labs stellt sie einen Produktivitätsfaktor dar. Deshalb empfiehlt Gartner einen ganzheitlichen Ansatz zur Umsetzung von Future Workspaces. Nur so können diese Lösungen und Flächen strategisch eingebettet und anhand der Unternehmensziele ausgerichtet werden. Mit der macomBOX-Methode hat macom ein definiertes Vorgehen entwickelt, das einen solchen ganzheitlichen Ansatz ermöglicht. In diesem Blogbeitrag werden wir Ihnen einige Anwendungs-Beispiele für die macomBOX-Methode zeigen.

1. Frühe Zieldefinition erhöht Nutzerakzeptanz für optimale Effizienzsteigerung

Über den Erfolg oder Misserfolg von Future Workspaces wird häufig bereits in der Strategie-und der Konzeptions-Phase entschieden. „Erfolgsfaktoren sind beispielsweise die bedarfsgerechte Dimensionierung der Kommunikations- und Kollaborationstechnik, eine hohe Usability und damit verbunden niedrige Einstiegshürden für die Nutzung der neuen Tools“, erläutert Oliver Mack, Geschäftsführer der macom GmbH.

Wichtig ist es deshalb, frühzeitig die Ziele und Anforderungen der neuen Arbeitswelten und der geplanten Technologie klar zu definieren und sie bereits in der Projektkonzeption zu berücksichtigen. Dabei geht es nicht nur um die bauliche Integration. Bei der Zieldefinition mit Anwendern und dem späteren Betreiber (meist die IT) wird der Grundstein für die spätere Akzeptanz und Produktivität der Technik im täglichen Betrieb gelegt. Diese entscheidet wiederum darüber, ob sich die Technologieinvestitionen ausschöpfen lassen oder nicht.

Mack verdeutlicht dies mit einem einfachen Beispiel: „Ein interaktives Whiteboard bringt wenig, wenn es nur von Experten bedient werden kann und nicht in die IT-Umgebung der Nutzer integriert ist. Wenn die Mitarbeiter die Technologie nutzen, um digitale Inhalte zu erstellen, diese aber nicht nahtlos in Sharepoint, Netzwerk oder Cloud abspeichern und verteilen können, leidet die Nutzerakzeptanz der neuen Technik und damit das Ausschöpfen möglicher Optimierungspotenziale für die Unternehmensprozesse. Eine frühzeitige Integration in die IT-Umgebung und eine konsequente Fokussierung auf einfachste Bedienung in der Konzeption können solche Beeinträchtigungen verhindern“.

Gartner empfiehlt einen strategischen Ansatz für Future Workspaces

2. Technologie-Standards sparen Kosten, erhöhen die Usability und vereinfachen den Einkauf

Raum- und Technik-Standards sind eine Lösung, die besonders auch größeren Unternehmen mit einer hohen Zahl an Meeting- und Kollaborationsräumen zugutekommen. Werden diese Standards auf Grundlage der Use-Cases und Nutzeranforderungen bedarfsgerecht erstellt, bieten sie einen unternehmensweiten Rahmen für die Ausstattung von Future Workspaces. Sie sparen Kosten in der Planung und Errichtung, erhöhen die Usability und damit Produktivität im Betrieb, senken Servicekosten und bieten Skaleneffekte im Einkauf.

Voraussetzung ist eine zentrale Steuerung von Digitalisierungs-Projekten. „In einem aktuellen Projekt haben wir die Meeting-Raum Standards für einen führenden deutschen Automobil-Hersteller geschaffen. Gemeinsam mit dem Unternehmen haben wir Standard-Räume definiert mit standardisierten Komponenten. Benötigt eine Abteilung beispielsweise einen Meetingraum für zwei bis vier Personen inkl. interaktivem Display und Video-Konferenz, kann ein solcher Raum als Komplett-Paket beim zentralen Einkauf bestellt werden. Durch die Standards ist dabei sichergestellt, dass das Zusammenspiel von Hard- und Software funktioniert und dass die Applikationen auch voll kompatibel zu den Firmen-internen Laptops und Smartphones sind“, erläutert Oliver Mack.

3. Konzeption und Planung: Kunden können Future Workspaces testen

Um Unternehmen frühzeitig bei der Konzeptionierung und der Zieldefinition von Future Workspace-Projekten zu unterstützen, haben wir das macomLAB geschaffen. In dem Reserch-, Test- und CoCreation Lab für Future Workspaces erhalten Unternehmen erstmals und international einmalig die Möglichkeit, Präsentations-, Kommunikations- und Kollaborationslösungen für Future Workspaces herstellerunabhängig in einem realitätsnahen und unabhängigen Umfeld zu konzipieren und zu testen. „Wir können Kunden zeigen, welche technischen Möglichkeiten es für die Umsetzung ihrer neuen Arbeitswelt gibt, welche Anforderungen diese haben und welche Lösungen für die jeweiligen Zielvorgaben am sinnvollsten sind. So lassen sich bedarfsgerechte Lösungen für die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens erarbeiten“, erklärt Simon Badr, Senior Consultant macomLAB.

Simulation von neuen Arbeitswelten ermöglicht individuelle Konzeption

Im macom LAB stehen verschiedene Bereiche zur Simulation von flexibel anpassbaren Arbeits- und Meeting-Spaces sowie Kollaborationsumgebungen zur Verfügung. So können die Anforderungen von medientechnischen Bau- und Integrationsvorhaben geplant werden. Hard- und Software-Shootouts erlauben zudem Aussagen zu den jeweils sinnvollsten technischen Lösungen für die unterschiedlichen Projektanforderungen. Zusätzlich lassen sich technische Standards für zukünftige Bauvorhaben festlegen.

„Wir betrachten Kundenprojekte immer aus drei Perspektiven: aus der Anwendersicht, hier steht die Usability im Mittelpunkt; aus der Technologiesicht, hier geht es um die Kompatibilität und einen integrierten Technikeinsatz ohne Insellösungen; und aus der Prozesssicht, hierfür erstellen wir Lifecycle-Analysen mit Fokus auf Produktivitätsgewinne in der Nutzungs- und Betriebsphase. Nur wenn alle drei Sichtweisen bereits in der Konzeptions- und Planungsphase beachtet werden, erhalten Unternehmen Ergebnisse, mit denen sie die Optimierungsmöglichkeiten, die neue Arbeitswelten bieten, vollständig und nachhaltig ausschöpfen können“, erläutert Badr.

4. Fachplanung: Technik-Konzepte treffen auf die bauliche Wirklichkeit der physischen Räume

In der Fachplanungs-Phase trifft die gesamte konzeptionelle Vorarbeit auf die bauliche Wirklichkeit von konkreten Umsetzungsprojekten. Dabei müssen die technischen Konzepte in Kabelzugpläne, CAD-Zeichnungen und 3D-BIM-Modelle übersetzt werden. Je anspruchsvoller das Bauprojekt, desto wichtiger ist es, einen erfahrenen Fachplaner an seiner Seite zu haben. Dieser kann einschätzen, wie die vorhandenen räumlichen Gegebenheiten das Zusammenspiel der Hard- und Software-Komponenten beeinflussen und welche baulichen Voraussetzungen beachtet werden müssen. Hier spielt auch das Schnittstellen-Management zwischen den beteiligten Gewerken im Bauverlauf eine wichtige Rolle.

„Häufig kommen beispielsweise kreative Konzepte von Architekten in Konflikt mit den medientechnischen Anforderungen von Future Workspaces. Neue Arbeitswelten werden gerne mit offenen Bürostrukturen realisiert. Für Meetingräume heißt das oft: viele Glasflächen. Für Videokonferenz- oder UCC-Systeme sind Glasflächen aber eher kontraproduktiv. Glas ist eine schallharte Oberfläche, die für einen großen Nachhall sorgt. Das kann die Audioqualität erheblich beeinflussen. Als erfahrener Fachplaner können wir hier frühzeitig beraten und gemeinsam mit dem Architekten eine Lösung finden“, beschreibt Oliver Mack eine typische Fachplanungs-Situation.

5. OPEX schlägt CAPEX: den Betrieb frühzeitig mit einplanen

75 % der Kosten von Future Workspaces fallen im Betrieb an. Funktionieren die neuen Arbeitsräume und werden sie von den Mitarbeitern genutzt, können sie diese Kosten wieder erwirtschaften, durch eine gewachsene Innovationsfähigkeit, effizientere Prozesse, höhere Produktivität oder auch eingesparte Reisekosten. Werden sie nicht genutzt, sind Future Workspaces Budgetgräber, da sie keinen ROI erwirtschaften.

Hier stellen Betriebskonzepte die richtigen Weichen. Bereits in der Konzeptions-Phase unterstützen sie beispielsweise bei der Auswahl von Technik, die alle Anforderungen erfüllt und zusätzlich betriebsfreundlich ist. Wartungskonzepte, die Klärung von Zuständigkeiten und Fernwartungsmodelle tragen ebenfalls zu einem effizienten Betrieb bei. Nutzer haben so schnell einen Ansprechpartner und die Technik kann zentral gesteuert werden. AV-Management-Systeme ermöglichen darüber hinaus eine Überwachung der Technik und eine Auswertung der Auslastung. Zudem gibt es Schnittstellen zur Raumsteuerung.

„Der professionelle Betrieb ist ein sehr wichtiger Aspekt für Future Workspaces. Denn wenn die Technik nicht funktioniert oder die Mitarbeiter sie nicht nutzen, dann hat man nur noch einfache, sehr „un-smarte“ Räume. Durch die Betriebskonzepte der macom Experten können Sie das verhindern. Zusätzlich können die Betriebskosten bereits bei der Technologie-Konzeption erfasst und bewertet werden. Das gibt Ihnen Budget-Sicherheit“, erläutert Oliver Mack.

Fazit:

In diesen zwei Blogbeiträgen haben wir Ihnen gezeigt, warum Future Workspaces eine so wichtige Rolle spielen. Daraus haben wir ein sinnvolles Vorgehen für die Umsetzung dieser Räume abgeleitet. Zudem haben wir Ihnen in verschiedenen Beispielen verdeutlicht worauf Sie bei der Umsetzung in der Praxis achten sollten und welche Vorteile ein ganzheitlicher und strategischer Ansatz für Future Workspaces bietet. Wenn Sie jetzt noch weitere Fragen zu unserer macomBOX-Methode für Future Workspaces haben, dann können Sie uns gerne kontaktieren.

Autor:

Martin Wagner, Head of Marketing, macom Group

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