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Future Workspace: Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Die fortschreitende Digitalisierung durchdringt unsere Lebenswelt. Auch unsere Arbeitskultur verändert sich nachhaltig. Das betrifft die Orte, an denen wir arbeiten, die Art, wie wir miteinander arbeiten und unsere Arbeitszeit. Im Future Workspace erleben wir eine Hybridisierung der Arbeit aus mobilem Arbeiten, Büroarbeit und Nutzung von Third Places, z.B. Coworking Spaces. Mobile und kollaborative Arbeitsformen setzen sich zunehmend durch. Bei der Umstellung auf moderne, flexible Arbeitsmodelle stehen Unternehmen vor vielfältigen Herausforderungen. Um den Weg zur digitalen Transformation erfolgreich zu beschreiten, bedarf es der Anpassung und stetigen Weiterentwicklung der eigenen Flächen, Strukturen, Prozesse und Technologien.

Flächenverdichtung: Qualität statt Quantität

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Die neuen digitalen Möglichkeiten und Technologien ermöglichen deutlich flexiblere Arbeitsgestaltung. Mitarbeiter können ihren Job potentiell ortsunabhängig erledigen. Im aktuellen Workspace Benchmark Report von Drees & Sommer und macom zeigte der Blick in die Büros von heute, dass viele Arbeitsplätze bereits jetzt leer sind und auch zukünftig leer bleiben werden. Viele Angestellte sind bereits zumindest zeitweise im Home-Office. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gehen davon aus, dass dieser Anteil zunimmt. 92 % der teilnehmenden Firmen möchten ihrer Belegschaft zukünftig mobiles Arbeiten anbieten.

Klassische Bürolandschaften gehören damit der Vergangenheit an. Sie decken die Bedürfnisse der Mitarbeiter für flexibles, produktives Arbeiten nicht mehr ab. Es rentiert sich aufgrund der geringeren Auslastung auch nicht, so viele Flächen bereitzuhalten. Um Kosten zu sparen, können Arbeitgeber zukünftig auf geschätzt 20 – 30 % der Fläche verzichten und Standardarbeitsplätze reduzieren. Diese bilden immer noch den Großteil in den Unternehmen. CoWorking-Modelle erlauben es, Arbeitsräume mit anderen zu teilen, um weiter Kosten zu vermindern und gleichzeitig den CO2 Fußabdruck durch reduzierte Reise- und Pendeltätigkeiten zu verringern. Doch wie soll man die Arbeitsumgebung nun gestalten?

Im Future Workspace zählt in der Fläche Qualität statt Quantität. Mit der richtigen Ausstattung für effizientes, agiles und interdisziplinäres Arbeiten steigt auch die Produktivität und Arbeitsqualität. Hier sind vielerorts noch Investitionen nötig. Darüber hinaus ist es essentiell, neue Nutzungskonzepte für die Büroflächen zu erstellen. Daran mangelt es in der Praxis noch häufig.

Sinnvoll ist es, bei der Konzeption alle Verantwortlichen von Real Estate und IT und insbesondere auch die Nutzer direkt einzubinden und deren Bedürfnisse zu identifizieren. Neben Flexibilität und Unabhängigkeit sind auch Funktionalität, hohe Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit wichtig für das Wohlbefinden der Beschäftigten.

Die Arbeitsflächen können nach ihrer Funktion entsprechend der Anforderungen der Anwender definiert werden. Ein Multispace ist ein ideales Arbeitsumfeld, das vielfältige Nutzungsmöglichkeiten für die unterschiedlichen Arbeitsaufgaben bietet.

Kommen Mitarbeiter nur noch unregelmäßig ins Büro, braucht es für die verfügbaren Arbeitsplätze ein geregeltes System. Desksharing-Ansätze und Buchungssysteme für Räume und Arbeitsplätze helfen dabei die Auslastungen zu koordinieren. Angestellte können selbstständig an den Tagen, an denen sie im Büro sind, ihren Schreibtisch buchen. Ebenso können sie Räume für spezifische Anwendungen, wie Meetingräume, blocken und einplanen.

Solche Lösungen bieten nicht nur komfortablere Arbeitsbedingungen, sondern dienen auch der Außenwirkung.

Das Büro als Flagshipstore und Identitätsstifter

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Das Büro wird immer mehr zum Aushängeschild als Flagshipstore und Identitätsstifter. So können sich Unternehmen modern präsentieren und ihre Attraktivität für Kunden und Mitarbeiter steigern, um zukünftig wettbewerbsfähig sein. Die Beziehung zu den Kunden lässt sich z.B. über das Erleben der eigenen Marke im innovativen Kundenzentrum stärken.

Auch für die Mitarbeiter gibt es weiterhin Gründe ins Büro zu kommen. Auch wenn das Home-Office viele Vorteile bietet und zum Beispiel lange Anfahrtswege wegfallen, gilt das Büro immer noch als Ort echter Begegnung. Den sozialen Kontakt zu den Kollegen und die direkte Kommunikation macht das Zusammenarbeiten oft einfacher und steigert das Gemeinschaftsgefühl. Aus der Distanz zu Hause vor dem Bildschirm fällt die Identifikation mit dem Unternehmen möglicherweise schwerer. Auch die Trennung von Berufs- und Privatleben wird im Home-Office schwieriger. Eine ausgewogene Mischung kann helfen, beides in Einklang zu bringen und die Work/Life Balance zu verbessern. Im Büro steht den Angestellten außerdem in der Regel besseres Equipment und ein professionelleres Arbeitsumfeld zur Verfügung. Für bestimmte Zwecke lohnt sich der Gang zur Arbeitsstätte weiterhin. Je nach Bedarf hat der Mitarbeiter die Wahlmöglichkeit, um sich bestmöglich für seine Aufgaben zu organisieren. Zusammen mit der größeren Unabhängigkeit kommt dem Einzelnen auch mehr Verantwortung und Entscheidungskompetenz zu, um Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten.

 

Auf dem Weg zum „connected workspace“

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Veränderung der Arbeitskultur und -konzepte gehen einher mit der Entwicklung neuer Technologien. Nur mit der entsprechenden optimierten Infrastruktur lassen sich die neuen Konzepte auch umsetzen.

Es wird darum gehen, die Angestellten besser zu vernetzen, die Kommunikation zu fördern und mehr Kollaborationsflächen zu schaffen. Verbindungen nach extern, ins Home-Office oder zu Third places sind nötig, um hybride, dezentrale Arbeitsformen zu ermöglichen. Dazu müssen die Verantwortlichen neue Tools für die digitale Kooperation und Kommunikation einführen und sie im effektiven Zusammenspiel der Prozesse miteinander verknüpfen. Von der Buchungsapp, über die digitale Wegeleitung, Videokonferenz und UCC-Systemen, bis hin zum Smart Building dienen alle Technologien dazu, die möglichst optimale Arbeitsumgebung im Büro herzustellen und die nahtlose Anbindung zu Kollegen und Kunden an externen Orten zu gewährleisten. Dabei sind skalierbare Konzepte und Standards für Technologien und Betrieb, um nachhaltig von den neuen Potenzialen zu profitieren und Mehrwerte auszuschöpfen. In einem „connected workspace“ ergänzen sich der Mensch und die Technologie gegenseitig. Das Ziel ist die Vereinbarung von Wirtschaftlichkeit, Produktivität, Sicherheit, zum Beispiel beim Datenschutz, und User Experience. Wo Technologie den Arbeitsalltag noch unterstützt, beschreiben wir in unserem nächsten Blogartikel an einer beispielhaften Userjourney.

Anstehende Events

Online Event: Hybride Arbeitswelten
In unserem Online Event blicken unsere Experten auf die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung und Hybridisierung unserer Arbeitswelten und die neuen Anforderungen an Flächen- und Technologieverantwortliche aus Corporate Real Estate, Workspace-Management, Facility-Management und IT.

Termin: 21. Juli 2021, 10:30 Uhr

Virtuelle Ausstellung „Exploring futureWork“
Unsere Forschungspartner der Westfälischen Hochschule führen durch die virtuelle Ausstellung „Exploring futureWork“ und stellen Ihre Projektergebnisse aus zweieinhalb Jahren Forschung und Entwicklung zu digitalgestützten, kreativen Arbeitsumgebungen vor.

Termin: 01. Juli 2021, 10:00 Uhr