Vom endlosen Kampf mit der Technologie im Konferenzraum

Unser Arbeitsalltag wird täglich diffuser und vielschichtiger. Das Büro, das Auto, die Bahn, der Flughafen unser Wohnzimmer und viele andere Plätze, an denen wir uns täglich aufhalten und in denen wir uns bewegen, entwickeln sich zu unserem Arbeitsplatz. Die aktuelle Pandemie hat hier lediglich einerseits manche Dinge beschleunigt, auf der anderen Seit aber auch Dinge verlangsamt. Grundlegend verändert hat sie diese Entwicklung eigentlich nicht.

War es für die letzte Generation noch die Stempeluhr, die den täglichen (Büro-) Arbeitsalltag begonnen und auch beendet hat, so ist es heute häufig die einem selbst überlassene Entscheidung, WANN und WO wir arbeiten.  Hierbei spielen die persönliche Lebenssituation mit Familie und Kindern und auch die persönlichen Vorlieben eine immer wichtigere Rolle.

Work-Life-Balance ist ein viel belasteter Begriff, aber den jetzt auf den Arbeitsmarkt ankommenden Generationen wird dieses Verhältnis immer wichtiger. Unternehmen kämpfen um gute Nachwuchskräfte. „War for Talents“ hört sich martialisch an. Wenn ein Unternehmen aber aufgrund mangelnder Nachwuchskräfte seine Produktivität und langfristig seine Zukunft aufs Spiel setzt, ist die Bezeichnung sicherlich gerechtfertigt.

Längst sind bei der Wahl des richtigen Arbeitgebers viele andere Faktoren als nur das Gehalt und die Ausstattung des Dienstwagens entscheidend. Flexible Arbeitszeitmodelle, mobile Arbeitsplätze und viele andere „agile“ Ansätze spielen eine wichtige Rolle in diesen Bereichen.

Aber was hat all dies mit dem Titel dieses Artikels zu tun?

Sehr viel.

Veränderter Anspruch an „Bürozeit“

Aufgrund all der genannten Veränderungen ändert sich der Anspruch an die Zeit, die wir „im Büro“ verbringen. Ein Mitarbeiter fährt nicht mehr „ins Büro“, um dort seine ihm zugeteilte Arbeit zu verrichten. Ein Mitarbeiter fährt „ins Büro“, um die erarbeiteten Zwischenergebnisse dem Teamleiter oder dem Kunden vorzustellen oder die sich aus seiner Arbeit ergebenden Fragestellungen im Team zu besprechen. Das „Büro“ ist kein Ort mehr, an dem viele Individuen Ihrer individuellen Tätigkeit nachgehen.

Das „Büro“ wird zu einem Platz für Kommunikation, Interaktion, Präsentation und Diskussion. Diese Veränderung hat seit Jahren extreme Auswirkungen auf die Planung und Gestaltung von Büroflächen und der darin integrierten Kommunikationsbereiche. 

Bereits vor 5 Jahren hat z.B. der fränkische Sportartikelhersteller Adidas versucht, diese neue Arbeitskultur mit seinem neuen Office-Gebäude zu berücksichtigen und hat dies über alle Kanäle der digitalen Welt beworben. Ziel war es schon damals, den talentierten Nachwuchs der Welt in die fränkische Provinz zu locken, wie diesem Video zu entnehmen ist.

Und was heißt das für die Technologie?

Doch was bedeutet all dies für die Technologie in dieser modernen Arbeitsumgebung?

Einiges !!

Ein „Bürotag“ ist für jeden Mitarbeiter eine individuelle Aneinanderreihung von „Meetings“, „Calls“, „Huddles“ oder welche Begriffe auch sonst noch hierfür verwendet werden können.

Die Mitarbeiter sind dann im Büro, wenn Sie sich miteinander austauschen wollen. Das „Büro“ ist eine Ansammlung von Kommunikationsflächen für die verschiedensten Formate. Teilweise sind diese konzipiert wie die gute alte „Sitzecke“ komplett frei von Technologie und ohne Anbindung zur Außenwelt.  Aber natürlich gibt es eine Vielzahl von Räumen und Flächen, die für digitale Meetings aller Art ausgestattet sein müssen. Von der einfachen Präsentation (ja, die gibt es nach wie vor) bis hin zum Meeting 4.0 mit Integration aller notwendigen Collaboration Tools und der Möglichkeit, über die verschiedensten Kommunikationswege der „Unified Communication“-Vielfalt Kollegen und Kunden im Home-Office und auf der ganzen Welt mit zu integrieren. Inklusive Bildübertragung und natürlich mit entsprechender Sprachverständlichkeit.

©Barco

Können wir es uns da noch leisten auf die Einsatzbereitschaft der Technologie zu warten?

Muss der Satz „Können wir endlich starten“ im Konferenzraum nicht aufhören zu existieren?

Oder sollten zumindest die Ursachen für Verzögerungen nicht zusätzlich zu allen anderen Faktoren wie Verkehr, persönliche Unzuverlässigkeit, …  nicht auch noch zusätzlich in Problemen mit der Technologie begründet sein?

Der Produktivitätsverlust ist enorm!

Laut einer (nicht repräsentativen aber durchaus realistischen) Umfrage beginnt heute ein Meeting im Durchschnitt mit einer Verzögerung von 8,4 Minuten. Zum Großteil aufgrund von Schwierigkeiten mit der eingesetzten Technologie. In einer modernen Welt, in der ich an meinen „Bürotag“ 6-8 Meetings einplane, sitze ich somit eine Stunde unproduktiv in einem Raum und schaue jemandem zu, der sich damit beschäftigt, die notwendige Technologie an den Start zu bekommen. Im schlechtesten Fall bin ich derjenige, der schwitzt und die anderen schauen auf mich.

Um nur in etwa das Ausmaß des dadurch entstehenden Schadens zu erfassen, erlaube ich mir folgendes Rechenexempel.

Ein Unternehmen verfüge über 200 Besprechungsräume. Also von der Größenordnung bei weitem noch kein DAX-Konzern, sondern ein mittelständisches Unternehmen. Die 200 Räume sind gut gebucht (apropos Raumbuchung, ein Thema für sich…). In jedem Raum finden durchschnittlich  5 Meetings am Tag statt. Nehmen wir mal an, im Durchschnitt sitzen 4 Personen in einem Meeting.

Bei einer tatsächlichen Verzögerung von 8,4 Minuten ergeben sich daraus Wartezeiten von 140.000 Stunden (wenn man 250 Arbeitstage rechnet, ja das ist Multiplikation, rechnen Sie gerne nach). Kalkuliert der Einfachheit halber mit einem Stundensatz von 100 Euro, kostet diesen Unternehmer der Satz „Können wir endlich starten“ genau 14 Millionen Euro … pro Jahr.

Übrigens.. das sind 70.000 Euro für jeden der 200 Konferenzräume…pro Jahr!

Können wir endlich starten

… mit der gewonnen Erkenntnis die Themen Service und Supportstruktur für die AV-Technologie professionell anzugehen. Die Amortisierung dieser Investitionen ist in Reichweite… innerhalb kürzester Zeit.

Wir unterstützen Sie gerne.

Autor:

Siegfried Hermann, Geschäftsführer macom GmbH

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