Bei unserem macomCAMPUS Event „Hybride Arbeitswelten“ diskutierten wir zusammen mit unseren Gästen die aktuellen Digitalisierungstrends im Arbeitsleben, die damit einhergehenden Entwicklungen neuer Formen der Zusammenarbeit und die daraus entstehenden Herausforderungen für Unternehmen. Prof. Dr. Jens Gerken von der Westfälischen Hochschule legte mit einem Einstieg aus der Forschungsperspektive den Grundstein für ein vielseitiges Programm. Remote zugeschaltet war außerdem Anja Serrer, Senior Consultant für Change-Management bei Drees & Sommer. Sie stellt die Anforderungen des New Normal auf Basis des Benchmarkreports von Drees & Sommer und macom vor.

Fünf Thesen für zukünftige Zusammenarbeit

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Prof. Dr. Gerken legt zum Thema „Hybrides Arbeiten“ fünf Thesen vor. Er geht davon aus, dass hybrides Arbeiten der neue Standard sein wird. Trotz des Abklingens der Pandemie und der Rückkehr vieler Mitarbeiter ins Büro wird der Mix aus Remote- und Präsenzarbeit bestehen bleiben. Die große Herausforderung liegt laut Gerken darin, die Vorteile beider Welten zu kombinieren.

Hybrides Arbeiten ist dabei mehr als nur ein Präsenzmeeting mit Remoteteilnehmern. Die Time Space Matrix ist ein Modell, dass die Dimensionen Zeit und Ort zwischen synchron und asynchron und Remote und Co-Präsenz unterscheidet und alle Kombinationen beachtet. Wichtig sei, alle Arten der Zusammenarbeit zu betrachten, neu zu gestalten und Hürden zwischen ihnen abzubauen. Dies sei nicht nur eine technologische Frage.

Bei allen digitalen Möglichkeiten sollte man jedoch nicht den physischen Raum und analoge Arbeitspraktiken vergessen.  Richtig integriert, können diese weiterhin Mehrwerte bieten. Workspace- und Groupawareness gilt es in hybriden Settings außerdem zu fördern.

Die Bindung zu Kollegen und zum Unternehmen spielt eine große Rolle bei der Zusammenarbeit. Ist man nur virtuell anwesend, kann die Qualität dieser Bindung verloren gehen. Sozialer Austausch in der Mittagspause oder Zufallskontakte finden nicht statt – Stichwort Serendipity. Als Begegnungsstätten bleiben die Büros eine wichtige Anlaufstelle.

Neue Technologien müssen den digitalen und physischen Raum verbinden und die Wahrnehmung zwischen den Menschen verbessern. Großes Zukunftspotenzial sieht Gerken in Augmented Reality-Ansätzen.

„The New Normal has come to stay“

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Auch der Workspace Benchmark Report von Drees & Sommer in Zusammenarbeit mit macom bestätigt: das „New Normal“ wird bleiben. Dies hat Auswirkungen auf die gesamte Arbeitskultur. Laut der Umfrage unter 180 Unternehmen aus verschiedenen Branchen wird die Flächenauslastung in den Büroräumen auf 43 Prozent geschätzt. Die Befragten gehen davon aus, zukünftig durchschnittlich zwei Tage im pro Woche mobil zu arbeiten.

Anja Serrer beleuchtet die veränderten Herausforderungen und Erwartungen aus drei Perspektiven. Die Mitarbeiter wünschen sich zukünftig mehr Flexibilität bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Arbeit, moderne Arbeitsweisen und Mobilität. Für Führungskräfte verändert sich die Art der Unternehmensleitung und der Kontakt zu Mitarbeitern. Sie müssen die Balance zwischen neuen Freiheiten und Pflichten finden und Orientierung und Werte vorgeben. Im Betrieb ist das große Thema die effiziente Flächennutzung und die Steigerung der Attraktivität des Büros als Arbeitsstätte. Drees & Sommer identifiziert drei zentrale Gründe für den Bürobesuch: Gemeinschaft und soziale Kontakte, bessere Ausstattung und weniger Ablenkung als im Home-Office.

Das Büro wird zum Flagshipstore und Aushängeschild für das Unternehmen. Ein anwendungsorientierter Flächenmix für fokussiertes Arbeiten, Kollaboration, Austausch und Entspannung wird klassische Arbeitsplätze in großen Teilen ersetzen. Die größte Herausforderung wird sein, mit den Umbrüchen umzugehen und die digitalen Möglichkeiten bereitzustellen und richtig anzuwenden, um Menschen und Räume zu verbinden.

Digitale Lösungsarchitektur für den „Connected Workspace“

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Genau an diesem Punkt knüpft macom Geschäftsführer und Managing Partner Oliver Mack an. Als Treiber der Digitalisierung ergänzt Mack den Generationenwechsel und den stark veränderten Umgang mit digitalen Medien, die Userexperience als Erfolgsfaktor für Produktivität, sowie das große Potenzial von Datenmessung und -analyse. Er stellt vier spannende Technologietrends und technische Lösungen für die digitale Transformation im Raum vor.

In modernen Arbeitswelten steigt der Bedarf an Meeting- und Kollaborationsflächen stark an. Es wird zukünftig kaum Besprechungen ohne Remoteteilnehmer mehr geben. Wie man diese in der Runde besser integriert, zeigt ein innovativer Ansatz von Google. Im Kreis angeordnet sitzen Präsenz- und Remoteteilnehmer um eine 360 Grad Kamera herum, um alle Beteiligten einzubinden. Flexible Technik- und Möblierungskonzepte bieten dafür die Grundlage.

Firmen setzen außerdem zunehmend auf hybride Veranstaltungsformate. Um beispielsweise Kundenveranstaltung oder auch interne Events oder Schulungen hybrid abzuhalten, braucht es entsprechend ausgestattete, flexible Event- und Studioflächen, die den Anforderungen gerecht werden.

Optimale Vernetzung am Arbeitsplatz macht den Mitarbeiter zum „Connected Employee“. Neue Technologien ermöglichen es, Angestellten einfach und schnell Zugriff auf Informationen und Services im Arbeitsalltag zu gewähren und dadurch Effizienz und Komfort zu steigern.

Ein weiteres großes Feld bildet die Schnittstelle zwischen intelligenten Gebäudestrukturen, Medientechnik und IT. Smartbuilding-Ansätze und Sensortechnik erweitern die Userexperience und können Betriebsabläufe effizienter gestalten.

Für die Planung dieser zukünftigen Arbeitsumgebungen wird die flexible Anpassbarkeit an stetig wechselnde Anforderungen essentiell sein.

Was kann die Connected Employee App leisten?

© Inc. Magazine

Auf ein konkretes Anwendungsbeispiel für Technologien geht Stefan Dubbel ein. Der Senior Consultant für Workspace Technologien beschreibt wie eine Connected Employee App die Organisation im Connected Workspace unterstützen und Verbindungen zwischen Mitarbeiter und Arbeitswelt schaffen kann.

Das Smartphone wird zu einem zentralen Tool im Büro. Mit den Funktionen einer App lässt sich zum Beispiel Zeit bei der Arbeitsplatzsuche sparen, der Komfort für die Mitarbeiter erhöhen und deren Produktivität steigern. Stefan Dubbel merkt aber auch kritisch an, dass die Einführung technischer Lösungen nur dort sinnvoll ist, wo sie auch richtig eingesetzt wird und Mehrwerte bietet. Technik, die nur dem Selbstzweck dient oder unausgereift ist, kann auch zusätzliche Hürden bedeuten.

Handlungsfelder für die Anbindung an eine App sind vielfältig. Sie bestehen in der Organisation von Flächen, Personen und Ressourcen, beim Thema Komfort und Sicherheit, internen und externen Services, sowie Information und Community. Beispiele für abbildbare Touchpoints in der App sind Raum- und Deskbuchung, Ticketingsysteme für Serviceanfragen und Support, Steuerung von Technik und Raumelementen oder Besuchermanagement. Dadurch lässt sich die Userjourney optimieren und Betriebsprozesse automatisieren.

Im Idealfall sollten sich alle diese Features integriert in einer App finden. In der Praxis gibt es jedoch viele vereinzelte Insellösungen, die nur einen Teil der Funktionen zur Verfügung stellt. Das vermindert auch den Nutzen der gewonnenen Daten. Hier eine entsprechende Systemarchitektur zu entwerfen, die alles zusammenfasst, ist die große Herausforderung.

Auch macom rüstet auf: virtuelle Tour durch das neue macomLAB

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macom geht proaktiv mit den neuen Entwicklungen und Anforderungen im digitalen Zeitalter um. Unser Innovation-Hub – das macomLAB – befindet sich gerade im Umbau. In einer virtuellen Tour präsentiert Digital Transformation Manager Jonas Widrat die technologischen und flächenmäßigen Erweiterungen unseres macomLABs. Durch die Modernisierung entsteht für Kunden eine hochmoderne Erlebnis- und Testumgebung für neue Technologien und Arbeitsformen.

Dafür wird das macomLAB um neue Bereiche erweitert und die Bestandsflächen komplett umgebaut. Überall werden zukünftig Sensoren für die Datenerfassung installiert. Im Eingangsbereich erhalten Gäste über eine große Digital Signage Wand Informationen. Dem folgt ein Welcomebereich, ein Collaboration Space für Workshops und ein hybrides Studio für Events.

Hinzu kommt eine neue Fläche von 240 Quadratmetern im Obergeschoss des Gebäudes. Aufgeteilt wird diese in acht Bereiche: Shared Workspaces mit Buchungsmöglichkeiten, Thinktanks für störungsfreie Kommunikation, hybridfähige Kreativräume und einen zentralen Treffpunkt für sozialen Austausch. Außerdem wird es ein hybrides Studio, einen hybriden Meetingraum und Bereiche für Entspannung und Rückzug geben.

AV as a Service als alternatives Finanzierungsmodell

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Zum Abschluss des Events gibt Business Development Manager Ferenc Ellermann einen Einblick in alternative Beschaffungs- und Finanzierungsmodelle für Medientechnik. Mit erhöhtem Bedarf an Technik und zunehmender Komplexität steigen auch die Kosten. AV as a Service ist ein alternatives Modell zum klassischen Investitionsprojekt.

Gerade in unsicheren Zeiten ist es oft schwierig für Unternehmen, große Budgets für Investitionen bereitzustellen. Eine Lösung kann sein, statt Technik zu kaufen, diese zu leasen. Beim AVaaS zahlen Unternehmen eine monatliche Pauschale und keine Investitionskosten. Diese Pauschale deckt nicht nur die benötigte Hard- und Software ab, sondern schließt auch die Installation und sämtliche Serviceleistungen wie Wartung, Updates und Support mit ein. Ein AV Management System überwacht den Betrieb der Anlagen und schafft Transparenz für Kunde und Betreiber.

Der Kunde kann so seine Betriebskosten vorhersehbar kalkulieren und flexibel hinsichtlich steigender Anforderungen planen. Unerwartete Kosten sind ausgeschlossen. Klar geregelte Abläufe sorgen für mehr Effizienz und hohe Verfügbarkeit der Technologie bei geringerem Aufwand für den Kunden. Über die Zeit des AV-Lifecycles schöpfen die Kunden so einen maximalen Nutzen aus dem Einsatz der Medientechnik und sind nachhaltig für die Anforderungen hybrider Arbeitswelten gerüstet.

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH

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