Medien- und IT-Systeme spielen zunehmend eine zentrale Rolle bei der Kommunikation am Arbeitsplatz und mit den Kunden über nahezu alle Branchen hinweg. Schöpft man ihre Möglichkeiten durch die richtige Integration aus, können große Mehrwerte für Unternehmen entstehen. Insbesondere profitieren Sie, wenn Ihre Systeme einem klaren unternehmensweiten Standard entsprechen. Wie dies in der Praxis aussieht und welche konkreten Mehrwerte AV-/IT-Standardisierung bietet, zeigen die drei folgenden Beispiele.

Standardisiertes Raum- und Technikkonzept für nachhaltigen Rollout

©macom_AV-IT-Standardisierung-Mehrwert-Unternehmen

Ein Großkunde hatte das Ziel, seine Räumlichkeiten sukzessive und nachhaltig zu modernisieren und auszubauen. macom begleitete den Prozess über viele Projekte hinweg. Standardisierungen bei Ausstattung, Beschaffungsprozess und Implementierung beschleunigten die Vorhaben enorm. Gerade für große Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen ist es wichtig, einheitliche Grundlagen für den Betrieb zu schaffen.
Hierzu wurde mit dem macomSCOPE Verfahren die strategische Ausrichtung für die langfristigen Raumanforderungen und deren technische Ausstattung erfasst. In der Zusammenarbeit definiert der Kunde zunächst seine Use Cases, also was genau er in den Räumen tun möchte, wie er arbeiten will und welche Funktionen er dafür benötigt. So wurden mehrere grundlegende Raumtypen nach verschiedenen Größen und Anwendungsmöglichkeiten identifiziert, die in den Details der Ausstattung noch flexibel anpassbar sind. Diese reicht von reinen Präsentationstools über Videokonferenzsysteme und UC-Lösungen bis zu kollaborativen Technologien für vernetztes Arbeiten. Vorgabe für die Konzeption war, die Räume möglichst einfach und funktional zu halten. Die verschiedenen Produkte werden in einer Art Warenkorb gelistet, aus dem sich die Auswahl ergibt. Von Kameras, Displays bis zur Software mit User-Interfaces im Corporate Design ist alles einheitlich abgestimmt und in einem Kommunikationspapier festgehalten.

Dies bietet dem Kunden eine schnelle Entscheidungsgrundlage bei der Planung seiner Projekte. Es vereinfacht auch den Beschaffungsprozess. Rahmenverträge mit Herstellern und Integratoren bei der Ausschreibung garantieren für die langfristig abrufbaren Kontingente eine hohe Verfügbarkeit der entsprechenden Produkte und schnelle Lieferung. Durch die langfristige Kooperation ergeben sich günstigere Einkaufskonditionen. Bei der Umsetzung können Integratoren direkt auf die vorgefertigten Konzepte zurückgreifen. Dadurch wird der Montageprozess deutlich beschleunigt.

Im Betrieb steht die einfache Handhabung der User im Vordergrund. Dieser kann sich auf die Kompatibilität und Funktionalität aller genutzten Geräte verlassen, die über alle Räume hinweg konsistent sind. Alle Produkte sind im Vorfeld zertifiziert und für die geforderten Anwendungen geeignet. Aufeinander abgestimmte Mediensysteme führen so zu mehr Betriebssicherheit. Fehlerquellen können schnell identifiziert und Probleme von zentraler Stelle aus behoben werden. Ist ein Gerät defekt oder veraltet, ist der Austausch schon mit dem End-of-Life Management geregelt. Die festgelegten Standards werden regelmäßig aktualisiert, um stets auf Neuerungen vorbereitet zu sein. Damit sind die Bedarfe des Kunden nachhaltig abgedeckt.

 

Globaler digitaler Retail mit vollständigem Servicekonzept

©macom_AV-IT-Standardisierung-Mehrwert-Unternehmen

Um die Qualität und den Service der medientechnischen Installationen in ihren Kundenzentren bei gleichbleibenden Kosten zu verbessern, strukturierte macom den Betrieb für eine weltweit agierende Handels- und Vertriebsorganisation um. Beim bisherigen Total Solution Provider fehlte die Flexibilität
für Anpassungen im Betrieb und der Einfluss auf die Auswahl von Hard- und Software. Prozesse für Beschaffung und Support gestalteten sich langwierig und mit wenig Transparenz.

macom entwickelte auf Grundlage einer Evaluation der Bedürfnisse Konzepte für Technik, Rollout und Betriebsprozesse, inklusive Service Level Agreement (SLA) für Wartungsleistungen, Support und Qualitätsmanagement. Ausschreibung und Vergabe überwachte macom und wertete die Angebote aus. Bei der Umsetzung der Neuausrichtung und Migration des Systems fungierte macom als zentrale Schnittstelle zwischen allen Beteiligten. Die Verantwortlichkeiten wurden neu geregelt und aufgeteilt.

Um flexibler bei der Auswahl von Hardwarekomponenten zu sein, wurde ein herstellerunabhängiger Pool an Best Practice Lösungen erstellt. Standardlösungen globaler Hersteller sichern die Verfügbarkeit vor Ort und die Austauschbarkeit bei Defekten oder Änderungswünschen. Ein zentraler Provider stellt die anpassbare Software für die gewünschten Anforderungen und steht für Third Level Support bereit. Bei allen Fragen rund um Integration und Servicemanagement ist der global vertretene Systemintegrator erster Ansprechpartner für die einzelnen regionalen Niederlassungen. Anliegen, die nicht vom Systemintegrator gelöst werden können, übergibt er an macom zur weiteren Koordinierung.  Es entstehen klare Kompetenzbereiche und damit eine effizientere Prozessabwicklung. Durch regelmäßige Reports wird das Qualitätsniveau gesichert. Rahmenverträge regeln die einheitlichen Verfahren und Gebühren, erleichtern Kostenkontrolle und schaffen Transparenz. Die modulare Struktur gewährt durchgängige Qualität über den gesamten Lifecycle.

 

Best Practice Lösungen aus langjähriger Projekterfahrung

©macom_Standardraum-AVIT

Für ein internationales Beratungsunternehmen führte macom über mehrere Jahre Projekte an verschiedenen Standorten durch. Trotz teils unterschiedlicher Anforderungen der einzelnen Niederlassungen ließen sich aus der Konzeption und Planung der einzelnen Projekte generelle Technologie- und Prozessstandards ableiten, die wiederrum auf spätere Projekte übertragen werden konnten.

Auf Basis der Erfahrungen aus den ersten Projekten mit dem Kunden entstand ein Best Practice Workbook. Dies diente als eine Dokumentation, Guideline und Zusammenfassung für weitere Projekte und beschrieb grundsätzliche Prozesse zur Integration der AV-Technik, die sich bei der Arbeit vor Ort jeweils als erfolgreich und praktikabel herausgestellt hatten. Es beinhaltet Vorgehensweisen für die Bereitstellung der grundliegenden Infrastruktur, Vernetzung und Verkabelung, sowie Beleuchtung, Raumakustik und mehr. Ebenso finden sich Empfehlungen für kompatible Produkte zur Ausstattung und standardisierte Designvorlagen für Meetingräume im Sinne des Kunden. Vorgaben zu Prozessmanagement, Aufgabenverteilung und Schnittstellenkoordinierung vereinfachten zukünftige Planungen zusätzlich. Die Terminierung der einzelnen Arbeitsschritte ist bereits vorstrukturiert, um alle Schnittstellen zu koordinieren. Durch den Rückgriff auf solche Blueprints spart das Unternehmen Kosten und Zeit und ermöglicht ein schnelleres Rollout durch vereinfachte Steuerung der Projekte. So können auch standortübergreifend konsistente technische Voraussetzungen geschaffen und damit eine erhöhte Nutzungsqualität erreicht werden.

 

Autor: Felix Niedrich, Redakteur macom GmbH

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